運営管理 - sense. CONNECTの舞台裏

この度、「CONNECT」の制作準備に参加させていただきました、呂文軒と前田萌絵です。クリエイティブなスキルをあまり持っておらず、時間も多く取れなかったため、各段階で自分にできそうなことを見つけて立ち回った形となりました。

実施レポートでは、運営管理というタイトルで、活動に当たって工夫した部分とその反省点を中心にお伝えできればと思います。社会人の方は学生ならではのやり方を微笑ましくご覧頂きつつ、学生の方には同じようなプロジェクトを行う際の参考となれば幸いです。

実行委員会とのやり取り

CONNECT公開へのハードルとして、コンテンツの制作に加え、学祭を運営する団体との連携も上げられます。秋祭で出展させていただけることとなったものの、準備が全て順調に行えたわけではありませんでした。

今年初めて出展する団体ということで、教室の割り振りも必然的に優先度は低いものとなります。教室内の施工を計画するにあたり、長く第1希望の教室が利用できる前提で設計を進めていましたが、公開1ヶ月ほど前に教室の割り当て図が発表されると、予定とは全く異なる広さと形の教室で上演することが決まっていました。

人脈を駆使して交渉を試みたものの、結局は予定よりも小さい2つの教室を使用することで確定することになり、メインコンテンツの規模縮小と入場ルートの変更を公開1か月前に余儀なくされました。

また、秋祭実行委員会には電力申請という物を提出する必要があります。こちらは各教室で使用する電力を把握することで、イベント当時に電力供給で問題が起きることを防ぐものですが、CONNECTは特に多くのプロジェクターやパソコンなどの電子機器を使用するため、電力を必要とする部分の洗い出しと、各種機材の消費電力の把握は難航しました。実際に提出された電力消費量もやはり膨大なものとなり、実行委員の方には大変なお力添えを頂きました。この場を借りてお礼申し上げます。ありがとうございました。

1年生を中心とした団体であるということもあり、初めての経験となる今回の秋祭に向け、右も左も分からない中、コンテンツ制作に掛けたい時間を慣れない書類の作成に割かれるといったことに葛藤を覚えた時もありましたが、今後に生かせればと思います。

予算関連

CONNECTに向けた計画を行うにあたり、大きなハードルとして金銭面の問題がありました。そのため、チケットの価格設定や、使用する資材の種類と量については、全体の予算を検討しながら決めていきました。

基本的には各担当とヒアリングしながら、スプレッドシートでまとめています

クラウドファンディングによって得られる資金の目処がついた時点で、初めて各担当と予算の検討を始めたものです

注目できる点として
・チケット費用を500円、1時間にできる上映回数を6回、1日に8時間上映可能と仮定した際の黒字化に必要な平均の回転数
・プロジェクター等、開催後に中古で売却できる機材による収入
を考慮に入れておりました。

しかし、この時点では大きな見落としとして
・材料の保管場所
・作業に必要な工具
の費用が計算されていなかったため、後に追加されることになります。

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9月中旬に、協賛企業が決まり、概ね最終バージョンとして固まったものです

大きな変更点として、
・ベンキュージャパン（株）様(以下BenQ様)の協賛により、プロジェクターの費用が大きく抑えられたこと
・Blackmagic Design Pty. Ltd.様(以下ブラックマジック様)の協賛により、複数のプロジェクターを同期して映像を再生するための機材が確保できたこと
・資材置き場として、学校付近のレンタルコンテナ(加瀬倉庫 レンタルボックス湘南藤沢遠藤コンテナ)を借りることとしたこと
・メンバーの私物で代用できる部分が固まり、音響、工具を中心に予算が詰められたこと
が挙げられます。

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そしてこちらが実際の実施結果です

台風19号の影響により施工日が延期となったことで、協賛企業様よりお借りする予定だったプロジェクターの購入費用(機材)、資材保管のレンタルコンテナの延長費用(施設)が膨らみました。

また、作業中の飲食物(飲食)、資材運搬のレンタカー費用(施設)、販促物としてのチラシとsense.シールの印刷費(販促)については、予算作成時点で想定できなかったため、今後気をつけるべき事項と考えます。

会計関連

CONNECTの準備にあたり、様々な分野での資材の購入と、様々な経路での協賛も発生しました。テンポよく準備作業を進めるためにも、会計担当が一括で購入や現金を管理するのではなく、各担当が必要となった都度にすぐ購入して、スプレッドシートへ記入する方式を選択しました。

実際にお金の管理に使われたシートの一部です

日付 / 品目 / 入 / 出 / 利用者 の項目を記載させることで、各メンバーで発生したsense.経費の出入り、メンバー間での資金の受け渡しにも対応できました。
そしてこのA~H列を元に計算すると

横のK , L列では誰が現在いくらの経費を持っている(負担している)かが分かるようになっています。G列が指定した名前となっている行のF列の数値を全て合計する方式です。同様に、種別ごとでも合計を取ることで、部門ごとの支出や全体の赤字額も把握できる仕組みとなっていました。

メンバー間の信頼感が高く、各自で高頻度で経費を使ったお金の出入りが発生するsense.ならではのやり方だと考えます。

終わりに

コンテンツ制作の裏では、外部との調整、各種手続き、会計周りについても、イベントをトラブル無く完成させるために必要なものとなっています。
今回は満足行く成果が出たとは言えませんが、それらを円滑に行えるよう目指した経験が、いずれ大きなプロジェクトに参加した際に、リスク管理のための観察眼へと繋がると考えます。

これを見てる学生の方は、クリエイティブなスキルを持っていなくても、近くにsense.のような団体があれば、ぜひ一度入ってみて、自分にできることを見つけて何らかの活動をしてみることをおすすめします。