新入社員がOfficeツールをさわってみた

アドベントカレンダー6日目の記事を投稿します！

テーマは新人業務の効率化です。秋から部署に配属され業務を開始しましたが、やりにくいな…と思う部分もあり、できるところから改善してみました。

やりたかったこと①

インストラクターに指定されたテンプレート（Excel）に書き込んだ日報からワンクリックでメール送信（Outlook）

日報のイメージ

ひとつずつコピペしてメール定型文に貼り付けると地味に時間がかかっていました…。

書いたコード

Dim xRg As Range

'特定のセル範囲の値が変更されたときに処理を実行
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    'エラー無視
    On Error Resume Next
    '複数のセルが対象になった場合は処理を中断
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub

  '変更したセルが9行目（送信）であることを確認
  Set xRg = Intersect(Range("B9:K9"), Target)
    '他の行を変更した際は処理を中断
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    '9行目（送信）のセルがYesに更新された際はOutlook起動
    If Target.Value = "Yes" Then
        '今日の日付
        Today = Format(Date, "mm/dd")
        '業務報告の行を取得
        Dim houkoku As Range
        Set houkoku = Target.Offset(-4, 0)
        '課題の行を取得
        Dim kadai As Range
        Set kadai = Target.Offset(-3, 0)
        '明日の予定の行を取得
        Dim yotei As Range
        Set yotei = Target.Offset(-2, 0)
        '所感の行を取得
        Dim syokan As Range
        Set syokan = Target.Offset(-1, 0)

    'Outlook起動
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutMail As Object
    Dim xMailBody As String
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xOutMail = xOutApp.CreateItem(0)
    
    'メール本文
    xMailBody = "皆様" & vbNewLine & vbNewLine & _
              "お疲れ様です。新人の" & Range("B1").Value & "です。" & vbNewLine & vbNewLine & _
              "本日の業務を報告します。" & vbNewLine & vbNewLine & _
              "---------------------------------------------------------------------------------------------" & vbNewLine & _
              houkoku.Value & vbNewLine & vbNewLine & _
              kadai.Value & vbNewLine & vbNewLine & _
              yotei.Value & vbNewLine & vbNewLine & _
              syokan.Value & vbNewLine & vbNewLine & _
              "---------------------------------------------------------------------------------------------" & vbNewLine & vbNewLine & _
              "以上です｡" & vbNewLine & _
              "よろしくお願いいたします｡"
    On Error Resume Next
    With xOutMail
        .To = "宛先"
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "【業務日報】" & Today & "（" & Range("B1").Value & "）"
        '一度Displayメソッドを実行し、既定の署名を表示させてからBodyでメール本文を挿入
        .Display
        .Body = xMailBody & .Body
    End With
    On Error GoTo 0
    Set xOutMail = Nothing
    Set xOutApp = Nothing
    End If
End Sub

できたこと

送信用セルのプルダウンからYesを選択すると、メールボックスが起動

これで日報送信の時間が短縮されました…！

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やりたかったこと②

新人（新任者）業務の引継ぎについてまとめる

As-Is
・環境設定についての資料が散らばっていて参照しにくい
・研修や今後の業務について体系的にまとまっている資料がない
・個人の知見が共有される場が少ない

To-Be
・環境設定の情報が一箇所にまとまっている
・今後の新人タスク（研修、業務）について把握できる
・インストラクターにもらったアドバイスなどを共有できる

使用するツール：SharePoint

Office365を契約していると使用できるサービスで、GUIでサイトを作成できる

よく使うサイトをリンクとして貼ったり、

ファイルを格納してプレビューしたり、
もちろんそのままページにテキストで書き込んだりできる。

アクセス権もOutlookのメールアドレス単位で追加できるので便利そう。

編集操作が簡単なので、次年度以降もアップデートしていってもらえるように鋭意作成中です。

参考にしたサイト

【VBA】業務日報をExcelテンプレートからワンクリックで作成、メール送信する方法 - エク短｜Extan.jp

コメント

これまではインプットメインだったので、
徐々にアウトプットを増やしていきたいと思います！