仕事始めは「交通整理」と「情報整理」
今年は結構遅めに仕事始め。1日だけ早くデスクに向かっている。
休むのも飽きて仕事しがちなんだけど、ゲームにハマってギリギリまで満喫した。毎年、仕事始めは決まって交通整理と情報整理と決めている。
1年で最大の見直しポイント
交通整理と情報整理は仕事において一番重要になる。ここでの無駄が1年通じて物凄いサイズの負債になる。今期すでに半分を終えて携わったプロジェクトは40−50ある。スタッフも3名と小さい所帯にしては携わる数は多いほうかもしれない。逆に残りの半分で同数が動くと考えると年間80−100プロジェクトに関わることになる。
仕事においてもっともスタックしやすいのが交通整理。つまり、コミュニケーションルートやルールのあり方が甘いとわけのわからない渋滞が起きる。
メール/メッセンジャー/chatwork/slack/line/電話…無数のチャネルがプロジェクトごとに接続されていて、制作チームに合わせツールを変えている。
ここでの正しいカイゼンが今後の速度とクオリティとリスクヘッジに直結する。地味なのにインパクトでかい。
チームのやり取りは「Discode」一択
昨年出会ったベストツールが「Discode」だ。
ゲーマー向けのslackといえばわかりやすい。しかも無料だ。slackなんで使ってるの？ってくらいうちにとっては必要十分な機能が無料で使える。
しかも、何人招待しても課金発生しない…無敵やん。
ぬえさん＋周辺仕掛け人＋頻度過密な制作チームはDiscodeに呼び出してサーバーを分けて使っている。
ボイスチャットの精度が恐ろしく良く、テキストでは誤解を生みそうなポイントはボイチャ集合でサクッと終わらす。これが定番化した。電話よりライトで情報の齟齬を駆逐できる。まじでおすすめ。
ぬえサーバーには現在アクティブな案件のチャンネルが用意されていて、担当者と僕がそこでやりとりをする。メールやメッセンジャーでは不要な情報も全て松倉に通知が入っていた。この問題を解決してくれたのがDiscode。
担当者に委ねるという決断
これまでのやり方でいくと、対クライアント/対制作チームの全てのスレッドおよびメールに松倉がCC的に加えられていたが今年からそれを辞める。
でないと、松倉のスマホは常に震え続けるから。常時20近いプロジェクトが動くと、通知地獄とジャッジ地獄が続く。それだけで仕事が終わってしまう日もあったりして、流石にこれは改善しないといけないと気づく。
会社は1年ごともしくは半年のタームで転機が来ると思っている。
それが来た感じ。個人での動きではなくチームとしての動き。背中預けて任せられる仲間が増えたからこそ、思い切って「任せる」という判断をする時なのだと思った。
クリエイティブで悩んだり、難しいお金のジャッジとか、スケジュールの小難しさが出た時に松倉コールをしてくれたらいい。日頃のやり取りに関しては仲間に任せて僕は僕の仕事をしなければいけない。これに手を取られていたらうちのチーム死ぬなとも思う。どちらにしろ、信頼できる仲間ができたからこそできる決断だなと思っている。
情報整理は苦戦中
正直にいうと、ここのベストアンサーは未だ出ていない。
タスクはTodoist。wikiはNotion。ドラフトはPaper。
普段のタスクマネジメントはTodoistのキャッチボールが定着化している。
確定した事項は全てNotionに記録。議事録もNotion。
フィードバックあたりは全てPaperでサクッと対応できている。
NotionでもPaperの役割は担えるが、いまいち使い勝手はよくない。できることが多すぎる。この無駄なツールの往来を減らしたら結構なボリュームの無駄カットができるのになと思っている。何かないですか。
案件管理は結果スプレ
今期から各担当案件のコスト管理もスタッフに任せている。
もうこのあたりはスプレで十分。
コストマネイジメントも新卒たちは勉強中。
ブレーン(外注費)管理もここで処理するか悩んでいる。
実際に自身を管理するツールは自分たちで作れる方がいいなとも思うので使いながら機能を拡張していっている。
全体スケジュールと案件スケジュールの難題
関わるプロジェクトが多いので「今自分はどれくらいの物量をもてるのか」というのをスタッフにも理解してもらいたいなと思っている。
会社全体のプロジェクトスケジュールと各案件ごとのスケジュールが悩ましい。全体スケジュールはスプレで十分かなと思っている。案件管理スプレと合体で今の物量が把握できる。これをいつでも見れる状態にしていくことが大切だなと思っている。会社のディスプレイでずっと出しておくとか。そういう些細な工夫なのかもしれない。
問題は案件スケジュールだ。イリー先生の講義を受けて、いかにうちのチームのスケジュール管理が解像度低いのか痛感した。イリー先生魂を削る講義のおかげで良い危機感をもらえました。
これはプロジェクトのタスクの洗い出しから、ガント化するまでの流れが特にうちは甘々で走りながらタスクを整理しているお恥ずかしい状況。
いかに事前準備が大切か。よーいどん！の前の作業の詰めがぬえは弱い。忙しすぎて軽視してしまっている。結果、その先も予期せぬことで忙しくなったりするので何よりここの整理が命題だ。
しかし、世の中のガントチャートでしっくりこない。Asanaにもガントツールがあるが、Todoistからまた戻るの？みたいな抵抗感もある。で、よくよくスプレ見るとガントチャートのプリセットがある。あるやん！って驚いたい。
ひとまず、これでトライしていみる予定。何か良いのあったら教えて。
メールはエビデンスのため/電話は出れない
メールはSparkが最強っす。
ぬえスタッフはメールごとに中の人しか見れないチャットで対応を決めていきます。メールの権限も委任できたり、それでもって無料ってまじですごいんだけど、MacユーザーならSpark一択じゃないかと。「これどう判断したらいいですか？」とかのやりとりだけ松倉を召喚してもらう流れを作る。
あと基本的には重要なやりとりYES/NOの明確な返答がエビデンスとして欲しい時のみメールを使う。それ以外はほぼ使わない。
電話は出れない。出ないんじゃなくて出れない。
1日何本も打ち合わせがあり、移動があり、限られた時間で集中してデスクワークしているので電話MTGでもない限り基本的に電話には出れない。そもそも相手のタイミングを奪ってしまうツールなので電話することもほぼしない。申し訳ないから。あとエビデンスにならない。古い体質の企業はすぐに電話してくる人がいるけど、重要な判断を電話で聞かれると、この人素人かな？もしくはエビデンスとられたくないのかな？と物凄い評価が下がる。
言った、言ってないの議論が大嫌いなので基本的には電話での重要な決定事項が発生した際も必ずメールで確認のやり取りを残すようにしている。
銀行対応を減らしたい
最後の難関はこれだ。未だ良い方法がない。
オンラインバンクでのやりとりはできるが、窓口にいかなければいけない対応が多すぎる。承認ステップが多すぎる。これはこちらの努力ではどうにもならない。頼む進化してくれ銀行。最近ではオンラインバンクやアプリのUI設計がクソだと銀行から離脱するユーザーもいるらしい。それ超わかる。
毎週日曜日は徹底して翌週の動きを整理する
んで、これが最後。毎週日曜日は整理の日で来週の動きをまとめているんだけど、これをもっと解像度高く展開したい。一応社長なので来週どころか3ヶ月後の今あたりを見据える時間を設けて視野のレンジを遠くまで伸ばしたい。ばたつく仕事が多いので日々の業務に圧倒されるけど、足元ばっか見ていると変な場所に言ってたりするから、これは昨年以上に徹底してやっていく。いつもこのあたりの作業はiPad Proとペンシルさんつかって、キーノートで作ったフォーマットに整理していく。使ってるアプリはGoodNote5。
一度ぶち込んだフォーマットを無限増殖できるのでおすすめです。
---
そんなこんなで去年の振り返りと今年の改善箇所を整理しながら初日を過ごします。まだ課題はたくさんあることがわかるってのが超大事。すかさず会社TODOにぶち込んで小さい改善を繰り返していく。
塵も積もれば、マジで山になるから、小さいアクションを丁寧に改善していくことがおすすめです。一応、それでうまいこと2020年まで生きてこれたので。働く皆さん、明日から頑張りましょう。
いただいたお金は子どもに本でも買おうかと思ってます。