我社（社員10人）のIT化を公開します
DX（デジタルトランスフォーメーション）化の議論が、近年ますます盛んになってきています。
こちらは、過去５年間の「デジタルトランスフォーメーション」というキーワードの、Google トレンドの推移です。
年々関心がたかまってきており、コロナ禍に見舞われてからの半年間で、この議論が加速している様子が見受けられます。
さて、DXとは何か。改めて定義を振り返ってみましょう。
こちらのソフトバンクさんの記事にも書かれていますが、DXとは経済産業省によって下記のように定義されています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること
ものすごく簡単に言えば「ITを活用して企業の競争力高めましょう」ということだと思っているのですが、このIT活用が中小企業を中心にまだまだ進んでいません。地方企業になると、いまだにFAXでやりとるする、といった事がまかり通っていたりします。
私は中小企業ほどIT化・DX化に取り組むべきだと思っています。日本の大半の企業は中小企業であり、それら中小企業の生産性を上げることが、日本を豊かにすると言っても過言ではないからです。
私の会社では、すべての業務がIT化され、紙はほぼ使わない状態になっています。今回は中小企業のDX化を取り上げるに当たり、私の会社では実際どういったアプリケーションを使って、どのくらいのコストでそれを実現しているのかを、ここに公開したいと思います。
使っているアプリケーション
私の会社で使っているアプリケーションを列記します。
①G Suite（統合アプリケーション）
・Gmail（メール）
・Google Calendar（スケジュール）
・Google Meet（社内ビデオ会議）
・Google Document（文書作成）
・Google Spread Sheet（表計算）
・Google Slide（プレゼン資料）
・Google Drive（ファイル管理）
②Zoho One（統合アプリケーション）
・Zoho CRM（営業管理）
・Zoho Campaigns（メルマガ配信）
・Zoho People（社員情報管理・備品管理）
・Zoho Cliq（社内チャット）
・Zoho Sign（オンライン契約締結）
③Zoom（外部とのビデオ会議）
④マネーフォワード（会計の統合アプリケーション）
・クラウド会計（会計管理）
・クラウド請求書（請求書の発行・送付）
・クラウド給与（給与管理）
・クラウド勤怠（勤怠管理）
・クラウド経費（経費管理）
これらのアプリケーションについての細かな説明は省きますが、中小企業であればこれだけで、ほとんどの業務はデジタル化可能です。というより、ここまでやっている会社はほとんどど無いでしょう。
実際の業務はこんな感じです。
私の会社では、営業活動の資料はGsuiteを使ってオンライン上で作成し、Zoomを使ってビデオ商談を行います。受注したら契約書はZohoを使ってオンラインで締結していて、メールを送れば完了です。請求書が発生したら、マネーフォワードを使って請求書を送付します。
社員の勤怠はマネーフォワードで記録しており、経費精算もスマホから行います。社員同士のコミュニケーションはZoho Cliqを使って行い、社内でメールはほとんど飛び交いません。
私はクラウドの会計ソフトを定期的に閲覧し、連携している銀行口座の残高を常に確認しています。経理担当が仕訳作業をすると、すぐに損益計算書が作成されて、毎月の収支状況をアプリで確認しています。
・・・といった具合です。
DXは単にデジタル化するだけでなく、企業の文化や風土を変革するものという定義ですが、こういったアプリケーションを使った業務を行うと
・テレワークが当たり前になる
・業務のスピードが格段に上がる
・よりコアな業務に集中できるようになる
という変革が当然のごとく起こります。一人あたりの生産性が上がるのは言うまでもないでしょう。
システム費用を公開します。
でもこれ、お高いんでしょ？と思われる方も多いかもしれません。ですので、私の会社で実際に支払っている費用を公開します。
メンバーは10人なので、会社単位の費用は10人で割ります。
①680円/人
②4,200円/人
③200円/人（2,000円の有料アカウントを全員で共有）
④928円/人（月額9,280円/会社）
合計：6,008円/人
・・・・・・・・・
なんと、1人たったの6,000円ちょいです。
社員の時給を仮に2000円だと換算すると、3時間分の費用となります。
が、断言してもいいですが、これら全ての業務をアプリケーション無しで、旧態依然のやり方で行った場合、3時間では絶対行えません。
たった一人あたり6,000円払うだけで、DX化は完成するのです。
DXと言ったって、高いんじゃないの？とお考えの皆様。
繰り返しますが、1人6000円で業務はほぼIT化されます。これを高いと思うか安いと思うかは感覚によって違うと思いますが、6000円以上の生産性向上は間違いなく起こります。
DX化は高くない
実は今回の記事を作るまで、DX化にかかる、一人あたりのコストを計算していなかったのですが、今回改めてまとめてみて、想像以上に安いなと感じました。
デジタルトランスフォーメーションとか言うと遠い話のような気がするかもしれないですが、コストは上記の通り思ったほどかかりません。
あとはやるかどうかだけですので、ぜひこのタイミングで考えてみてほしいと思います。
中小企業ほど積極的に取り組むべきだと思います。
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