Trello を使った採用管理
こんにちは、私はTrello歴 10年のヘビートレラーです。Trelloはシンプルで応用性に優れているので長年愛用しています。応用性に優れている反面、Trelloを使って何かを管理するときに決まったやり方が確立されていない・人それぞれ状況に合わせて使い方を変えているということでもあり、うまくTrelloを使えていない場面も多く見聞きします。
そこで今回はTrelloを使って組織の採用管理する一例を紹介したいと思います。ポイントしては、
・無料で使える
・チーム内で状況を共有しやすい
という点を重視しています。他ツールでもできるますが、課題管理などでTrelloを使っているチームでは導入が簡単にできるのがいいと思います。
Trelloボード
まずは、専用のボードを作成しチームメンバーがアクセスできるようにします。この時のボード名は、日本語だけではなく英語もいれておくとショートカットキーでの移動がしやすくなります。
例：採用 Recruit
リストは、採用フェーズか職種か
ボードの運用単位によってリストを分けるのが無難です。採用人数が多くなければ全職種で共通のボードを使い、リストで職種を分けるのが良いと思います。採用関係者ですべての候補者の情報が共有できますし、ナレッジの共有もしやすいです。
採用人数が多くなってきた場合は、職種でボードを分ける運用が良さそうです。"エンジニア採用"、"営業採用" などですね。この場合は、採用フェーズ（書類選考、1次面談、etc）でリストを分けてカンバン方式で管理すると大人数をさばくのに向いています。
エントリーはGoogleフォームで
個人的に応募者・採用も共に無駄な時間は回避すべきと考え、一般的に1次面談でヒアリングするような基本的な内容はGoogleフォームで記入してもらっています。Zapierを使うことで記入内容をTrelloカードに自動で追加することができます。エントリーをGoogleフォームにすることで応募者の管理経路をTrelloに統一することができます。
Zapierでの処理の際に、採用フローやTodo項目を Checklistに追加することで、応募者のカードが以降の採用フローのテンプレートとすることができます。
コメントや議事録を残す
書類選考の結果や面談の議事録をカードに残すことで、
・後フローへのメモ
・チーム内で情報を共有・ナレッジ化
を行うことができます。採用活動は長期間になることが多いため、候補者に対する情報や状況が後できちんと追えることはとても大切です。
終わりに
ここまでざっくりと Trelloを使った採用管理の方法についてまとめてきました。Noteでの初投稿ということもあり少しとりとめのない内容になったかもしれませんが、少しでも皆様のお役に立つに情報になれば幸いです。
参考
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