採用課題の見つけ方と改善方法

採用会議の石田です。
さっそくですが、みなさんはコロナ禍で採用活動の見直し等をされた方も多いのではないでしょうか。
私も、コロナ禍で採用フローの見直しをしたり、採用のミスマッチについて考え直したりました。
今回はその点について、お話しできればと思います。

■採用業務フローとは

採用フローは採用業務の工程で、一般的には下記の流れになるかと思います。多少は企業や新卒・中途などの採用によって、もっとフローが多い場合もあれば少ない場合もあります。

見直しを実施する場合には、一度、採用業務工数の整理をするために自社の採用フローとかかっている時間、選考の遷移率、離職率をまとめてみると課題が見えやすくなります。

このフローでお伝えすると、
採用課題の洗い出し・ペルソナ設定・採用スケジュールなどは「採用戦略の決定」、エントリー・説明会が「母集団形成」、説明会・面接・評価基準の設計は「選考」、内定通知・内定者フォロー・内定者研修が「内定」などにあたります。どの部分が悪く、それが後のフローに大きく影響しているのかを確認することが重要です。

■採用課題の洗い出し

　採用課題を洗い出してみると、主に下記の3つが多いですので、今回は一例として挙げさせていただきます。

①求める人材像に現場と人事(会社)でズレが生じる
　よく起こる問題として現場と人事(会社)で求める人材像が違っていることです。
会社としては、3～5年先を見据えて若手や将来のリーダー候補を採用したいと考えている場合があります。しかし、現場としては、目の前の業務が忙しく「教育している余裕がない、人手が足りていない」等の問題を抱えているため、即戦力を求める傾向があります。

上記の問題の場合は、ほとんどのケースで現場にしわ寄せがいき、現場は教育業務まで増えてしまい、結局は長時間労働により、問題を解決します。そうならないために、現場の意見を聞き入れながら人事(会社)としての意見を上手く一致させるかは大きな課題となります。

②選考フローの検討がされていない
　意外と選考フローの見直しをしていないことがほとんどです。昔から当社では、「書類選考と2回の面接で選考を行っている」なんて話を聞くこともあります。しかし、選考フローにはそれぞれ意味があり、スクリーニングを行っております。面接でも1次面接、2次面接、役員面接それぞれ評価基準に違いがあります。慢性的な選考フローとならないために、定期的な見直しと職種ごとや求める人物像ごとに設定をし直すなど注意が必要です。

③人手または時間の不足
　採用業務は意外と工数があります。上記のほかに実際には、説明会用の資料作成や説明会(セミナー)会場の設営・準備をしたり、学校訪問を行ったり、求人広告会社との打ち合わせがあったり等々、様々な業務があります。
元々見積っていた時間より工数がかかる場合があり、コア業務に手が回らなくなってしまうため、見直しなど本来行うべき業務を行う時間が取れない等の課題が発生することがあります。

■採用業務・フローの改善方法

①ペルソナの設定方法の設計
　求める人物像は事業計画等を実現することを前提として検討するため、現場の意見を考えない理想論での採用となることが問題となります。
　採用担当が行うべきことは、現場の意見を吸い上げ、それを改善する方法を検討し、事業計画等に大きくズレが生じないよう今回採用する人材像について理解を得ることが必要です。この作業が上手く出来ないと実際の選考でペルソナと一致しない人を採用するミスマッチが生じることとなります。

まずは現場が何に困っているのかを確認し、中途採用・外注・人員配置の見直し・求める人材の採用時期の見直し・妥協点を探すなどの選択肢のなかから何が選べるのかを各部署の決裁者と話し合っておくことが重要です。お互いに納得できる状態を作れているかを念頭に置き、対応することが必要です。

②一定期間で採用選考を見直すフローの設計
　毎年または数カ月に一度の頻度で採用活動を見直すという業務フローを設計しておくことで、定期的に採用業務フローの見直しを行うことが出来ます。非常に単純な方法ですが、一度ルーティンワークとなり、ＰＤＣＡが回り始めれば自然と行えるようになります。または、本格的に行うのであれば、定期的に外注を頼むか、コンサルティングを依頼することでも解決できます。

③採用代行に依頼
　上記までの問題とは違い、本来であれば採用担当者が対応できるはずが、多忙すぎて手が回らないということですので、ノンコア(いわゆる作業)業務は採用代行に任してしまうというのも一つの方法です。また、社員一人を雇うほどの業務がなく、コンサルティング依頼をするほど費用はかけられないが、社外の知見を導入したい場合等には特におすすめです。本当に重要なコア業務にしっかりと時間確保できるよう作業工数を見直すことが必要です。

■まとめ

　採用業務は長期間に渡り、業務を行うため、最初の採用戦略の決定が非常に重要です。定期的に採用課題を洗い出し、明確化し改善していく必要があります。
経営層、現場、社外の人間を巻き込んで入社した人が満足できるようミスマッチのない採用活動を行い、「人材の供給により経営戦略を支援」して会社の発展に貢献していきましょう！！

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