図1

月300件のメールから解放、CASIOの法務部を大公開!

今回の導入事例のご紹介は、Hubbleの初期ユーザーで、誰もが知っている日本が世界に誇るメーカー、CASIOです。今回は、導入推進にご尽力頂いた、法務部の杉本様にHubbleの導入から、リーガルテックを導入した近未来の法務の姿までお聞きしました!

導入前の課題
・業務量の増加に伴う法務部内のやりとりの煩雑さがピークに
Hubbleへの期待
・従来の「紙→データ化」ではできなかった、契約業務の省力化と効率化
導入後の効果
・法務内部のメールが激減し、やりとりが楽に!
・契約書の差分管理・バージョン管理が簡単に!

ダブルチェック体制の効率化は喫緊の課題

ーー本日は、宜しくお願い致します!早速ですが、Hubble(ハブル)を知ったきっかけを教えて頂けますか?

私はあまりWebで情報検索とかはしていなくて、BUSINESS LAWYERS(ビジネスロイヤーズ)とか企業法務ナビBIZLAWといったいわゆる法務ポータルの有名どころの記事をチェックしている程度で。
だから、BUSINESS LAWYERSにHubble(ハブル)の取材記事が出ていたのを見て、なんだか便利そうだなと思ったのが最初です。

ーー御社の契約業務のフローがどのようなものか教えて頂けますか?

業務情報
・案件数:年間1138件の依頼、うち契約書が979件(2019年実績)
・契約レビューのご担当者:6名(2020年2月時点)

事業部から依頼書と契約書のデータがメールに添付されて、法務共有アドレス宛に依頼が来ます。これが作業のスタートです。
届いた依頼は、Googleスプレッドシートで作成した案件管理表(注1)に記入し、各案件の進捗を管理しています。弊社では2名体制でレビューをしており、最終チェックを上長が行います。

Hubble導入後も、事業部からの受付方法に変化はないのですが、部内レビューの際にHubble(ハブル)を使っており、ここが業務効率化につながりました(下図ご参照)。

図2

入社当初は全部紙だった
これは余談ですが、私の入社当初は、案件管理は全部紙だったんです。
依頼書を印刷して、ファイリングして、管理番号を振って手書き記入し、依頼書等のデータを共有メール(Gmail)に転送して、転送した共有メールに案件ごとのラベル(Gmailのラベル)を作って、キーとなるメールのやり取りは全部共有アドレスに転送するかBCCに入れる…もう、紙とか嫌すぎて(笑)。
メールも検索には必ずしも向いていないですし、今誰が何件抱えているかもわからない。絶対データ管理の方がいいでしょう、と提案して今の形に変えていきました。
地道な改善ですが、これだけでも業務効率は上がりました。でも、これ以上の改善は難しいなと感じました。こうなったらリーガルテックなのかな、と思いましたね

ーーHubble(ハブル)の導入前に御社内で抱えていた課題はどんなものでしたか?

一番は、業務量の増加に対して、マンパワーが足りないという点でした。
法務担当者の数は多くないため、あらゆる観点からの業務効率化が喫緊の課題でした。
ちょうどその頃、リーガルテックが注目され始めた時期でもありましたし、業務効率化につながるなら試してみたいな、と感じていました。 

導入時のルールはシンプルに2つだけ

ーーHubble(ハブル)導入にあたって、上長の方や同僚の皆さんへの説得など、ご苦労された点はありますか?

業務効率化は、顕在化していた課題だったし、効率化に関して話を始めたのが上司だったということもあり、上司の説得に苦労したということはありませんでした。
ツールの選定においては、上司もHubble(ハブル)を知っていたこともあり、その流れに乗ってHubble(ハブル)を推したことでトントン拍子で進んでいきました。
Hubble(ハブル)は、とにかく圧倒的にシンプルなので、最初に「簡単なルール」だけ作って、フリープランでお試し利用をし、そのまま導入したという流れです。

ーー今言及いただいた、Hubble(ハブル)導入にあたって作られた「簡単なルール」ってどのようなものですか? 

導入時のミニマムルール
1.案件ごとにフォルダをつくること
2.ファイルは基本全部Hubbleにアップすること

この2つくらいでしょうか。
もともと前述の案件管理表で案件ごとに番号を振っていたので、この案件番号と会社名を入力することで、Hubble(ハブル)からメールが飛んできたときに、何の案件かがすぐにわかります。
本当に最低限のルールですね。

Hubble導入で日常のストレスが解消

ーー実際のところ、Hubble(ハブル)を導入していただいて最も変わったのはどんな点でしょうか?

そうですね、一番変わったのは内部レビューのやりとりがとても楽になった点です。
修正案作成の際、こちらの社内で修正したメンバーごとに変更履歴が残っていると、相手からすると見づらくわかりにくいので、当社としての変更履歴が一つになるように、Wordのユーザー名をメンバー全て同じ名称で統一してWordファイルを修正するようにしていました。
ただ、こうすると2名体制でのレビューでは、誰が修正したのかわからなくなるので、わざわざWord本文にマーキングし、その上で説明を書いたメールを送っていました。これが担当者双方から行き来するので、相当管理が煩雑で…。
このためにファイルを取り間違えることもあったんですが、Hubbleを導入することで、ドキュメントの見やすさを保ちつつ修正者が誰かもはっきりわかるので、こういった煩雑さから全て解放されました

素材系.001

それから、Word内の差分の比較も楽になりましたね。相手方とのやりとり回数が重なるといつの履歴なのかがわかりづらくなりますよね。
前回のファイルをメールから引っ張り出して、今回のファイルと比較して、レビュー担当者に依頼をしたら、同じことをその担当者もやる。
更にこれを毎回やるとなると相当な手間ですが、Hubble(ハブル)を入れてからは一切なくなりました。

そういった意味では「日常の小さいストレスが一気に解消された」という表現が一番しっくりきます。
弊社のやり方にはとてもマッチしていて、業務効率化につながったと思っています。

Hubbleに向いている契約書は長文の契約書など
Hubbleを使うことが有効な契約書のタイプというと…長文の契約書や英語の契約書などですかね。あと、相手方とのやりとりが複数回に渡るもの、あるいはやりとりが長期化するものも向いていると思います。
正直なところ、案件数も多いため、余程印象的な案件でない限り、細かいところまでは覚えてられないですよね(笑)。

Hubbleのコメントがメールの代わりに

ーー御社ではHubble(ハブル)のコメント機能を非常によくお使い頂いています。どういった用途でコメントをお使いになっていますか?

記録を残すためというよりは、メールの代替としての利用が主ですね。
コメント欄に@(メンション)をつけて投げれば、自動でメール通知が届くので、これまでメールで依頼していたことがHubble(ハブル)に置き換わっています。

コメントの内容は「確認してください」とか簡単なものだけのときもありますが、コメントの数だけメールを送付する数が減っているので、本当に楽になりました。
具体的には、月間で300件くらいのメールがHubbleに置き換わっているイメージです。
ちなみに法務部内では、メモしておいた方がいいと思われる。契約の背景や判断の背景を、適宜書いて残しています

ドキュメント詳細_モザイク

リーガルテックと法務パーソンの未来

ーーここで、リーガルテック導入を検討されている企業の皆様に向けて、一言頂けますか? 

リーガルテックといっても様々だと思いますが、Hubble(ハブル)については、圧倒的にシンプル!
AIレビューとかではなくファイル管理なので、同じようにファイル管理に悩まれている企業の方なら、説明はほぼいらないんじゃないでしょうか。

あとは、ランニングコストがすこぶるリーズナブルです。
実務上の細かい業務ストレスや時間が一気に解消されるので、その辺りと天秤をかけたら、圧倒的にコスパがいいと思います。
細かい業務ストレスや時間って定量化しづらくて、インパクトが少ないと感じられるかもしれませんが、ファイルを探す時間などもなくなります。

とはいえ、言葉だけでは伝わりづらい部分もあると思うので、使ってみてもらえたらわかるんじゃかなと思います

ーー最後の質問になりますが、今後のリーガルテックの動向を踏まえて、法務パーソンはどうなっていくと思いますか? 

そうですね、日常の業務でたくさん生じる「しょうもない作業」から解放されるべきだと思うので、そういったところではリーガルテックの力を借りて、メリハリをつけて重要な案件にリソースを割けるようにしたいな、と個人的には思っています。
これはリーガルテックが浸透すれば自然とそうなっていくのかなと思いますので、今後に期待しています!

ーーありがとうございました!!

図3

(注1)
カシオ様が使われている案件管理表は、契約書別に契約類型、担当者、期限、進捗状況が記載された一覧表でした(下図)。法務部のメンバーは毎日これを見て案件管理しているとのこと。
特筆すべきは、ダブルチェック体制を前提とした「業務負荷の見える化」。
案件ごとに主担当には「1」、サブ担当には「0.5」の数字を振り、この合計で現在進行中の案件数を把握し、各担当者の忙しさを可視化できる仕組みになっていました(例えば、主担当の案件3つとサブ担当の案件1つがある場合は、3.5になるイメージ)。
これにはインタビュアーも感動でした!!

案件管理マスター_モザイク


※杉本様にもご登壇頂いた、第2回Hubble User Meet Upはこちら↓


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Hubble(ハブル)を開発している株式会社Hubbleです。 https://hubble-docs.com/