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ドキュメント一覧・検索機能「ドキュメントリスト」を近日中にリリースします🎉

みなさま、こんにちは🙋‍♂️
今回Hubbleから、新機能「ドキュメントリスト」のリリースが決定しました!!
本記事で、このドキュメントリストの機能について、ご紹介していきます!

ドキュメントリストとは?

Hubbleの「ドキュメントリスト」とは従来の「契約台帳」の期限管理をはじめとする締結済み契約書の管理に加え、作業中の契約案件のタスク管理も可能になる、ドキュメント検索と管理のプラットフォームです(キャプチャはイメージです)。

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Hubbleにアップロードした契約書などの全てのドキュメントを横断的に一覧し、高度な検索、様々な条件でのソート機能などを通じて、どんな立場の方でも、必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。

主な機能

高度な検索で、必要な情報に素早くアクセス
Hubbleにアップロードしたドキュメントを、キーワードなどに基づいて条件を絞り込み、必要なドキュメントに即座にアクセスすることができます。
「■■社との契約を探したい」といった場面で役立ちます!

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項目の追加、並び替えのカスタマイズで情報整理を促進
ドキュメントリストでは、契約書等の管理に必須な、以下に示す12項目がプリセットされています。

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これに加えて、追加で表示させたい項目を、設定画面からカスタマイズで追加することができます!

スクリーンショット 2020-05-21 9.31.42

数字やカレンダー入力はもちろん、ドロップダウンも設定できたりと皆様が管理したい、データを持っておきたい項目も漏れなく設定することができます

また、「あの項目とこの項目を横並びで見たい」と思った時のために、ドラッグすることで自由に項目を移動させることも可能です!

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タスク管理で業務を見える化
上記の項目のカスタマイズによって、Hubbleユーザー待望のタスク管理も可能です!
下記のようなイメージで項目を作れば、契約案件ごとに作業状況を見える化できます!

スクリーンショット 2020-05-21 9.57.43

アラート機能による期限管理!
いわゆる「契約管理台帳」としての機能も備えているドキュメントリストでは、契約更新または解約の検討期間も踏まえてアラートを送付します。

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Hubbleと連動した詳細な権限管理!
このドキュメントリストは、Hubbleと「ニコイチ」です。
このため、Hubble上でアクセス権を持つ方だけが、ドキュメントリストで当該ドキュメントの内容を確認することができます。

その他にも色々な機能や使い方がありますので、更なる詳細は、別の記事にまとめていく予定です👍

最後に、開発の背景を少しだけ

ここまでご覧頂き、ありがとうございます!
最後に、なぜHubbleが今ドキュメントリストを開発し、リリースするのか、その思いを少しだけご紹介させてください。

ペーパーレス化が一層進行すると、今後蓄積していくドキュメント等のデータ量は、爆発的に増えていくと予想されます。
特に取引に関するさまざまな情報を内包する契約書の管理においては、その契約書内に記載された情報どうしの関連性や、他の契約書との関連性を、いかに整理するかが非常に重要です。しかし、その関連性は単純ではなく、整理のプロセスが煩雑化しやすい特性があります。
更に、こうした情報を参照したいタイミングや公開する範囲が職種や立場によって全く異なるため、管理が難しく、結果として過去のドキュメントの検索に非常に多くの時間を要してしまいがちです。

Hubbleは、こうした問題をできるだけシンプルな形で解決すべく、ドキュメントリスト機能を開発しました。

この機能により、契約書にまつわる情報の連関を強化し、芋づる式にデータを検索することが可能になります。
Hubbleは、管理のための業務をできるだけ取り払い、法務の皆様がより本質的な業務に注力できるようにサポートして参ります
ユーザーの皆さまと、新たな時代の「Legal New Normal を創る」ことを目指して、今後も開発していきます。

もし、ドキュメントリストに少しでも興味がある、という方がいらっしゃいましたら、お気軽にこちらからお問い合わせください。

これからもHubbleは法務の皆様の業務の効率化、高品質化のために、製品の開発、改善を行っていきますので、引き続き、宜しくお願い致します🙇‍♂️🙇‍♀️

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