「課題」の解決方法って思いつきますか？

皆さまこんにちは、rilakkuma46です。
前回は、我が部署の共通課題についての記事を書きました。
今回はその「課題」の解決方法について、我が部署の人々に聞きながら探っていこうと思います。

＜前回の記事はこちら＞

課題の整理

これまでに上がった部署内の課題について整理してみます。

整理してみると、我が部署が取り組む全社的な課題が多いです。漠然としているものを除外し、課題解決策がすぐに見つかりそうという観点から、

1. 業務の手順書が手軽に調べられない

2. 経費処理の負担が大

3. 書類に印鑑を押す作業が面倒

という3つの課題について解決策を探っていきます。

ヒアリング

今回も我が部署の人々に1対1でヒアリングをし、質問を繰り返しながら課題・解決策を具体化していきます。下図がヒアリングの詳細です。

これらから、課題とその解決方法について整理していきます。

課題解決方法

1．業務の手順書が手軽に調べられない

＜課題＞

業務の手順書の保管場所が、紙のファイル・共有サイト・各システム内などばらばら。ない（見つからない）ものや、数年間更新されていない（＝今は使えない）ものがある。また、売り場で見られないものが多いので、コピーや印刷・メモして使用している。

＜意見＞

• ルールがない。手順書は誰が作る？何で作る？どこに保存する？誰が更新する？

• 紙のファイルって更新されてる？今時紙って・・・。

• そもそも探せない。どこにあるか覚えていない。

• データ化してあれば、社内のヘルプシステムで検索できるのでは？

• 社内横断が必要。自社以外のシステムもあるので調整が難しそう。

＜解決方法＞

• 保存する場所を1つにする。そこは社内携帯からでもアクセスできる場所にして、いつでも閲覧可能にする。

• 書式を統一し、データ化する。

• データ化により、社内のヘルプシステムや使用するシステムから検索できるようにする。

• それぞれの手順書の責任部署を明確にする。不備があったら連絡できる。

2．経費処理の負担が大

＜課題＞

メールや郵送できた請求書をシステムに打ち込んで承認してもらうが、承認に必要な証拠書類を印刷して承認者に提出する。承認後、承認結果を印刷して証拠書類と一緒にデータ化して保存する。経費処理のタイミングが集中するのでこの流れが面倒なのと、保存したデータは問題がなければ後から見ることはない。

＜意見＞

• 請求書を処理するシステムで添付ファイルをつけられれば良い。証拠書類は多岐にわたるのでファイル制限はつけない。

• 承認結果の書類は必要か？　→間違っていたときは短時間で修正する必要があるため絶対に必要。

• 請求書はOCRでデータ化できたら便利。請求書を複合機でスキャン→OCRでデータ化→システムに連携（誤変換があり得るので登録前に目視チェックは必要）。請求書の書式が決まっていないので難しそう。

＜解決方法＞

• 請求書を処理するシステムを改修して、添付ファイルをつけられるようにする

• 承認後も添付ファイルごと閲覧できるようにする

• 請求書のOCR取り込みのシステム化を検討する

3．書類に印鑑を押す作業が面倒

この課題は過去記事でも触れており、私の中でなんとなくの解決策があります。その解決策についても意見をもらっています。

＜課題＞

承認が必要な業務の中で、未だに紙で回覧して承認をもらっているものがある。システムでの承認作業に比べて、承認まで時間がかかる（承認者の出勤が必要）。承認書類をあとで調べるときに、紙で探さないといけない。

過去の記事はこちら

＜私が考える解決方法＞

• 現在の承認の流れは変えず、紙が行き来している部分をシステム化

• 特定の書類だけを対象にするのではなく、汎用的なものにする

• 承認を依頼する人は承認書類を作成、共有サイトに投稿

• 新たな投稿を検知したら承認依頼メールを承認者に送信

• 承認者はメールから承認・否認ができる

• 承認したら、承認印が申請書に押されて、申請者にメール返信

• 否認したら、承認者コメントとともに申請者にメール通知

• 承認後は現状の保管方法に従う

＜意見＞

• 承認者はどうやって指定する？メール送信先の設定で必要。書類によって変わるし、承認者が1人とは限らない。

• 申請者はどうやって判断する？メール返信先の設定で必要。

• 承認印を押す位置をどうやって指定する？そもそも任意の位置に承認印を押せる？

• 承認印はどうやって作る？なりすましができないか？（別の人が承認印を作成して押せないか？）

• 社外でも有効？これを使ってできた書類を社外に送っても大丈夫？

＜意見の意見＞

• Formsを使って申請者と承認者を入力してもらう。複数承認者が必要なときは、1人ずつ依頼する。

• 承認印を任意の位置に押せる仕組みはありそう。

• 承認印のなりすましはできてしまうと思う。システムで証拠を残すことはできそうだが、承認後の書類からは判断できない。

• 社外は対象外。タイムスタンプ・電子証明など有料の仕組みを使う必要がありそう。

＜意見を頂いた後の解決方法＞

• 承認フローのシステム化

• 紙で承認をもらっている社内書類が対象

• 承認書類を添付ファイルとしてFormsで依頼

• 新たなFormsの回答を検知して、依頼者を送信元、承認者を送信先、承認書類を添付ファイルとしてメールを送信

• （承認時）承認者は添付ファイルを開いて押印、押印後ファイルを保存して、メールに返信

• （否認時）承認者は否認理由をコメントして、メール返信

• 複数の承認が必要なときは、１人ずつ申請する

• 印影データ作成・管理方法はもっと調べる

まとめ

意見を頂く中で、課題が具体化され、自分がなんとなく考えていた解決策の曖昧な点・検討しなければいけない点が整理できました。特に、3つめの「書類に印鑑を押す作業が面倒」という課題について、解決するための方法についてこんな感じでどうでしょう？というものを作ってみようかなと考えています。もう少し各工程を整理し、どんなツールを使えば解決できるのか、より詳細に検討を重ねていこうと思います。