コミュニケーションはツールよりもルール

［要旨］

人は１度だけでは完全なコミュニケーションを行うことはできないので、イントラネットなどのツールを導入することよりも、報連相などを実践するルールを定着させることの方が重要です。

［本文］

私は、仕事で、毎日、文章を書いていますが、いまだに計画していたよりも時間がかかっています。その時間がかかる最大の要因は、文章の見直しをしているからです。文章の見直しは、誤字・脱字の確認や、文章に書き間違いはないかなどを確認することも目的ですが、文章全体が、私の伝えたい内容が伝わるものになっているかということに多くの時間を割くことになります。私はその理由はよく分からないのですが、人は、文章を書くとき、結論だけを書いてしまったり、問題と感じることだけを書いてしまったりする傾向があります。

すなわち、文章の中に書きもれが起きてしまうのですが、それは、恐らく、書き手が文章を書いているうちに、書きもれた部分は相手には伝わっていると思い込んでしまうからだと、私は想像しています。そこで、文章を書く段階で、それらの欠落がないように書くことができればいいのですが、私には、なかなかそれができないので、いったん文章を書き終わってから、改めて見直しをしています。ここまでが前置きなのですが、本題は、人は、基本的に頭の中で思っていることを、その場で、かつ、正確に他者に伝えることは、ほぼ実践できないと、私は考えています。会社など、組織においてはコミュニケーションは大切ということは、多くの方が認識されておられると思います。

そこで、どうやって円滑なコミュニケーションを確保すればよいかという対策を考えるとき、イントラネットやグループウェアなどの導入や、朝礼の実施などを思い浮かべる方は多いと思います。でも、私は、依頼事や指示は１度伝えただけでは伝わらないという前提でのルール、すなわち、依頼を受けた側が依頼されたことを確認する、依頼されたことを実施したらその顛末を報告するなどの、ルールの定着の方が大切であり、それらを実践することの効果も大きいと思っています。会社内のコミュニケーションがあまりうまくとれていないという会社は、ツールよりもルールの方に着眼するとよいのではないかと、私は考えています。