採用面接のキャンセルを予防するための効果的なアプローチ3選
1.採用面接のキャンセルが及ぼす影響
募集広告を見た求職者から応募があり、面接の日時を約束したにもかかわらず、当日面接に来ない方はいるものです。このように約束を守られないと、人手不足が深刻な状況では、失望感が一層大きくなります。その結果、現場の士気が低下し、人手不足の状況に耐えかねて退職者が出るリスクが高まります。
この場合、なぜ面接に来なかったのかを考えて対策をとり、より多くの応募者と面接を行うことが人手不足の解消には効果的です。なぜなら、優秀な人材は予想もしない場所に潜んでいる可能性があるからです。
当記事では、面接の約束をしたにもかかわらずキャンセルをしてしまう理由を考察するとともに、その防止策を提案します。
2.私が採用面接のキャンセルを予防するアプローチを述べる理由
私は、ガソリンスタンドを運営する会社に21年間勤務し、そのうち13年間は店長として人材の確保に努めてきました。その中で、募集広告を見た求職者から応募があり、面接の日程を決めたものの、当日になると面接に来ないというケースを何度も経験しました。
現在は中小企業診断士として、中小企業に対する経営コンサルティングを行っていますが、やはり面接のすっぽかしに苦しむ事業者が多いことに気づきました。
そこで私の店長時代の経験や、様々な事例を踏まえて対策を講じた結果、一定の効果が見られるようになりました。私が採用面接に来ない応募者を防ぐための対策を述べる理由は、実際にその問題に直面し、試行錯誤を重ねて解決策を見つけてきたからです。それでは、本題に入っていきましょう。
3.採用面接のキャンセルを予防するための効果的なアプローチ3選
(1)日程を即決する
例えば、求人広告を見た求職者からの電話をアルバイトスタッフが受け、面接の日程を決める必要があったとします。この場合、スタッフ自身が日程を決めることが出来ず「店長から後で折り返します」と伝えていったん電話を切ることがあります。また、インターネット経由で面接希望の連絡があった場合でも、対応が翌日以降になってしまうことがあるかもしれません。
このように、求職者からのアプローチに対して即座に対応せずに時間が経ってしまうと、応募意欲が低下する恐れがあります。その結果、たとえ事業者が後で連絡をしても、話の流れで行くつもりのない面接日時を決定してしまうことがあります。
そのため、面接可能な日時を全スタッフで事前に共有し、電話対応のマニュアルやメッセージ返信フォーマットを準備しておくことが重要です。これにより、採用担当者でなくてもその場で面接日程を即時に決定でき、求職者の応募意欲を維持することが期待できます。
(2)リマインドで飲み物を尋ねる
面接日時を忘れないように、前日などにリマインドの連絡をする場合、ある事業者は「明日の面接でのお飲み物は、コーヒーとお茶、アイスとホットのどちらがよろしいですか?」と尋ねることで、面接のキャンセルを大幅に減らすことに成功しました。
「明日の面接をお忘れなく」といった簡単なメッセージではなく、飲み物の好みを尋ねるリマインドは個別対応となり、特別感を演出します。このアプローチは応募者の心をつかみやすく、企業への期待感を高める効果があり、実際に面接に来ていただける可能性が高まるといえるでしょう。
(3)道に迷わせないよう配慮する
応募者が面接へ向かう際、道に迷うことは面接のキャンセルに繋がる大きな要因のひとつです。道に迷うと、時間に遅れるかもしれないという焦りや、場所がわからないことへの不安が募ります。
結果として「もういいや」「やめておこう」と思ってしまうことが少なくありません。面接会場へのスムーズな到着は、面接の成否を左右する重要な要素と言えるでしょう。
そのため、面接日程を決定した際やリマインド時に、最寄りの駅名やバス停、目印となる建物などを具体的に伝え、道順を分かりやすく説明します。また、最寄り駅での待ち合わせを提案するのも良いアイデアです。「スマホのナビがあるから説明は不要」と考えず、応募者に対して親切さをアピールすることが大切です。
さらに、駐車場や駐輪場の有無、受付場所についても具体的に案内することが重要です。
4.採用面接のキャンセルを予防するための効果的なアプローチ3選のまとめ
採用面接のキャンセルを予防するためには、応募者とのコミュニケーションを重視し、積極的な対応を心掛けることが重要です。面接の日程を即決し、リマインド時には個別対応を行い、道順を詳しく説明することで、応募者の不安を軽減し、面接に来てもらえる確率を高めることができます。
人材不足が深刻な中、優秀な人材を逃さないためにも、これらのアプローチを実践し、現場の士気を保ちながら、円滑な採用活動を進めていきましょう。採用面接のキャンセルを予防することは、企業の未来を担う人材の確保に繋がる重要なステップです。
なお、人手不足対策について個別にご相談も承っております。以下のフォームからお気軽にお問い合わせください。
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