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生産性を爆上げするミーティング術!(大学生のためのビジネススキル#4)

今回は、学生の皆さんにもぜひ知っていただきたいミーティングや会議をするときのテクニックを紹介したいと思います!実はこの回が一番やりたかった、と言っても過言ではないほど重要なテーマだと思っています。まず最初に、学生はミーティングや会議の正しいやり方を知らなすぎ!!!ということを言っておきたいと思います。とはいえ、大人でも知らない人は多いようなので、学生のあなたが学生のうちからこの技術を身につければ圧倒的成長を遂げることができるでしょう。

学生のやるミーティングの問題点

(よくあるミーティング)

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僕はこれまでの学生生活で、非常に優秀な仲間のいるチームや組織に恵まれて、ミーティングを経験することができました、それであっても残念なことに、そのほとんどが上記のようなものでした。

どうすれば生産性の高いミーティングができるのでしょうか?

ミーティングのファシリテーターになろう

まずこの記事を見ているあなた、次に何かで会議やミーティングをやる機会があったら、ファシリテーターになりましょう

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上司やマネージャーがはっきりしている会社と違って、学生にはそうした上下関係がほぼないので、議論をまとめてくれる人や、全体に対して権力がある人がいません。これは一見良いことのように思えますし、実際に良い部分もあるのですが、一方でこの状況のまま、議論を進めてしまうと、上記のようなフワフワした生産性の極めて低いミーティングが生まれます。

これは秩序・無秩序の概念で説明ができるでしょう。例えば、世間で交通事故が滅多に起きないのは国家という権力が法律を用いて交通に秩序をもたらしているからです。このように秩序がない状況で多くの人々が行動すると、混沌としてしまい、誰にとっても不幸な結果がもたらされるのです。ファシリテーターは会議に秩序を作り出すことで、会議を円滑に進めることができるというわけです。

もちろんリーダーに立候補するなどして、その場をガンガン仕切ることができればそれがベストだとは思いますが、恥ずかしくてリーダーに立候補できない場面や、リーダーなどを設定しない状況、リーダーがいるが頼りない場合(笑)などは、積極的にファシリテータとして主導権を握ってしまいましょう!

ファシリテーターの3つの役割

ファシリテータとしてやるべきことをMECEになるように3つに分けてみました。
※MECEの回をチェックしていない方はこちら(大学生のためのビジネススキル#1)

ファシリテータにしては、やや役割の範囲が広いかなとも思いますが、学生の場合であれば、これくらい幅広く主導権を握っても大丈夫だと思います。

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1:流れを事前にイメージ(会議前)

ここが一番大事になるのですが、会議の前には必ず準備をしましょう。

具体的には
●会議の目的は何か、議題(アジェンダ)は何かを決める
→何事も手段が目的になるので、目的を必ず確認。意味のない会議はやらない。
●会議の種類(発散と収束)を決めておく
→会議は、アイデアをたくさん出す会議(発散)と何かを決める会議(収束)の両方があり、目的やルールが全く変わるので、どちらなのかを明確にする
●どのアジェンダにどれくらい時間を使うべきかを決める
→終了時刻を決めておくと全員が集中して気持ちよく参加できる
●議論が白熱しそうなテーマには予め論点を整理しておく
→プロコン表でそれぞれの意見のメリットとデメリットをまとめるなど
●参加者と予めコミュニケーションしておく
→会議に臨む上で準備してきて欲しいことや、事前に調整すべきことを調整
●これらを事前に共有したり、会議があることをリマインドする
→忘れたり遅刻する人が必ずいる。細部の緩みが全体の秩序の緩みにつながる

僕の師である菊川航希氏も自身のTwitterでこのように述べています(笑)
他にも会議の事前準備をしっかりしていれば会議をやる前に会議の議事録が書ける、という意見をありました。


2:議論の促進・方向付け(会議中)

会議が始まったらファシリテータは会議が円滑になるように進行役になりましょう。
●会議が始まったら、会議の目的とアジェンダ、タイムテーブルを共有
→ここが最も大事。
●タイムマネジメントを行う
→時間は限られている、という意識が大事。時間が守れないとダレる
●なるべくたくさんの人が発言できるように話題を振る
→そうでないと話すのが好きな人・お喋りな人だけが話し続けてしまう
●議論を整理したり、話が逸れないにする
→客観的に様々な議論を比較したり、まとめる。話がそれたら元に戻す。
●重要な論点に集中的に時間を割けているかを常に確認する
→人は自分が話せることは話したがるので、瑣末で重要度が低い論点であればあるほど意見を述べたがる。(パーキンソンの凡俗法則といいます)

●結論を言語化する
→言語化を行い、全体に確認することで、会議の結論が明確になる

3:ネクストアクションの明確化(会議後)

●会議で決まったことをシェア
→いわゆる議事録であるが、議論した内容全てではなく、論点と決定事項、ネクストアクションだけの簡易版で基本的にはOK。参加者への確認と欠席者のフォローアップが目的。
ネクストアクション(誰がいつまでに何をやるのか)の明確化
→これもめちゃくちゃ大事ですね。


いかがだったでしょうか?今回はファシリテーションという切り口からお話ししましたが、今あげたようなことができれば、非常に頼もしいリーダーであるということもできると思います。ぜひ上記のやり方を使ってガンガン主導権を握ってしまいましょう。

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追記
上記と同様のことを書かれているツイートを発見しました


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慶應法学部政治学科2年/大学入学以来の1年間で、ビジコンに5つ出場。約200名が参加するビジコンでリーダーとして優勝→外資コンサル出身の経営陣と起業。スタートアップでのインターンは1000時間以上/ビジネススキルを1から学びたい学生に向けて、”大学生のためのビジネススキル”連載中

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