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【備忘録】Zoomでオンラインワークショップ&交流会を企画運営した学びと反省

先日、オンラインワークショップ&交流会のイベントを企画・運営しました!

殴り書きのような文章だけど、たくさんの学びと反省を忘れないうちに備忘録として残します。

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今回のオンラインイベント内容

コロナ収束後を見据え、「新しい働き方」について考えるオンラインイベント。ワークショップ(1時間)と、交流会(30分)の2部構成。オンラインで行うワークショップも交流会も、どちらも初めてだったので試行錯誤しながらトライ。

使用ツール

今回、イベントではZoomを利用。

Remoを使うことも検討したけれど過去にRemoのイベントを立ち上げたり参加したりした経験から

①回線が安定しない
②1部屋MAX6人の制限あり
③一度部屋に入ると、移動しにくい

というデメリットがあるなー、と感じていた。

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特に①についてはクリティカルな問題なので、今回は安全策を取ってZoomを選択。ワークショップと交流会では、ブレイクアウトルームの機能を使って実施。

参加者

定員35名。開催日1週間前に募集を開始したところ、前日に満席になった。今回のイベントではワークショップを実施するので

・参加者はカメラオン、マイクオンで参加(耳だけ参加はできない)
・イベント開始から5分を過ぎての入室お断り(遅刻厳禁)

を条件にしていたにも関わらず、当日は60%程度の参加率!

経験上、リアルイベントよりも、オンラインイベントのほうが参加率が高い。そして、オンラインイベントの平均参加率は今回のイベントの参加率を上回る肌感覚があるが、上記制限がある中でもこれだけ集まるったのはすごい!

ちなみに、個人的にはイベント募集開始から本番まで時間が空くと不参加率が高くなる印象がある。オンラインイベントは気軽に申し込めるからかな。

イベント運営

今回のイベントを運営する中で、様々な学びがあった。大別するとワークショップ全般に関する学びと、Zoomの機能に関する学びの2種類。

1)運営全般に関する学び

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◆各ブレイクアウトルームには、ファシリテーターを付けよ!

はじめましての人同士が集まった中で、会話の口火を切るの難しい。リアルだと隣の会話が聞こえてそれが話す題材の参考になったりするが、オンラインだとそれがない。逆に、話の長い人がいた場合、制する人がいないとその人がずっと話し続けることになる。ファシリテーターはタイムキープも含め対応すると場がスムーズに回る

◆遅刻者は切り捨てる覚悟も必要

ワークショップの途中に遅刻者が入ってくると運営に支障が出ると思い、今回は開始5分を過ぎた方は入出お断りの連絡をしていた。
その結果、参加率は6割程度(いつものオンラインイベントの参加率より低め)だったが、参加意欲の高い人が多かった印象。

◆席替えは「短時間×回数」

イベント参加者とまんべんなく交流してもらいたい想いから、交流会ではリアルイベントでいう席替えタイムを15分×2回実施してみた。1つのブレイクアウトルームは4,5人の部屋。
たった15分でもお互い自己紹介して、「この人ともっと話したいか」を十分判断できる。「もっと話したい!」となった後の場の作り方は別の取り組みを考えて実施する必要があるけど、初めましての人達のイベントでは、席替えを「短時間×回数」でやるのはあり◎

◆音声以外の情報伝達

オンラインだと、しゃべっている人がその場のすべてを独占してしまう。話の間に割って入るのもはばかられるし、リアルの場ならAさんの話が長い…と思ったら、隣のBさんに声をかけて別の会話をはじめることもできるけど、オンラインではそうもいかない。
だから、チャット機能や名前の表示変更、背景など、音声以外での情報伝達に工夫の余地がある。今回は名前の後ろに住んでる場所や、職種を書いてもらって自己紹介しなくても名前を見ただけでその人の情報が伝わるようにした。

◆つながりを作る仕掛け

1時間のイベントで、新しい出会いもできた。でも、この先この人と連絡を取るにはどうすればいい?というのが今回のイベントで出てきた課題。
今回はイベントを一旦締めたあと、10分ほどチャットでSNSのリンクを送ってもらうなどで連絡先交換をする全体交流タイムを設けてみた。けれど、あの場の熱量を、次につなげるもっといい方法があるんじゃないかと思ってる。。これからの課題。誰かいい方法あったら教えてください!

2)Zoomの機能に関する学び

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オンラインだと、一人が話している間は他の人が話しにくい。そんな中、ワークショップを30人弱で実施するのは到底無理。
なので、今回はブレイクアウトルームの機能を使って、5,6名のチームに分けて実施した。

自分が運営者としてブレイクアウトルームを使うのは初めてだったこともあり、設定の仕方がわからん!となったので、やり方メモしておきます。

【準備】ブレイクアウトルーム 事前振り分け

0. 参加者のメールアドレスを取得しておく
     ※事前に参加者を割り当てるには、Zoomアカウントの登録メールアドレスが必要になる。

1.ミーティング>設定>ミーティングにて(詳細)

ブレイクアウトルームをONに。加えて、「スケジューリング時に~」にもチェックをつける。

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2.ミーティングのスケジュール>ブレイクアウトルーム事前割り当て にチェックをつけて、「+ルームを作成」をクリック

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3.左下の「CSVからのインポート」をクリック。

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テンプレートの「ダウンロード」をクリック。

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ダウンロードされたCSVファイルに、ルーム名と参加者のメールアドレスを記載していく。

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おわったら、先ほどの画面でCSVファイルをアップロード。すると、ブレイクアウトルームが割り当てられるので、「保存」を押して終了。

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【本番】

1.ブレイクアウトセッションを押す

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2.「再作成」を押して、「事前に割り当てられているルームに復元」をクリック

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3.「はい」を押す

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4.「すべてのセッションを開始」

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すると、参加者に招待が届き、「参加」を押すと各部屋に移動する。

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【ブレイクアウトルームのTIPS関連】

◆各部屋へのメッセージについて

ホストが全体にメッセージするときは「全員宛てのメッセージを送信」から送る。ブレイクアウト中にホストがチャットで送っても各部屋には届かない。

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ちなみに、ブレイクアウトルームに分かれた後のチャットは、個別グループ内にしか共有されない。

◆各部屋への移動に関する設定について

オプションで、「自動で分科会室に移動」にしておくとよさそう。今回イベントをやった中でブレイクアウトルームへの「参加」ボタンが見つからない、と、なかなか移動できない方がいた。

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◆オプションの設定について(分科会室の時間設定)

ブレイクアウトを何回か繰り返す場合、前の設定のままになってた・・・ということがあるので、時間の設定はチェックすべし。

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【ブレイクアウトルームQ&A】

Q. 事前に振り分けしてない人は参加できるの?
A. 結論、参加できます。

この画面の中で、どの部屋にも属さず上のほうに「未割り当て」の表示になって出てくる。なので、どこかの部屋に手動で振り分けてあげればOK!

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Q.手動振り分け+自動振り分けの両方を掛け合わせた対応(各チームのファシリテーターだけ手動で振り分けて、その他参加者は自動振り分けをする。)ことはできるの?
A.現状できないみたい。
それができたらとても便利・・・!改善希望します!

Q.ブレイクアウトセッションの事前仕分けは何パターンも登録できるの?
A.事前に割り当て設定できるのは1パターンだけのよう。

今回、1時間半のイベントで計3回チーム替えをした。イベント中に参加者30名の割り当てを手動で行うのは時間ロスになるので先に3回分のパターンを登録しておきたかったが、残念ながらできず。CSVを3種類作っておいて、インポートで対応するしかないのかな。。

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おわりに

オンラインのイベントと、オフラインのイベントは全く別物。というのは誰も疑わない事実だと思います。

それに加え、今回のイベント運営で、オンラインのイベントでも、「ウェビナー」(オンライン上のセミナー/コミュニケーションがスピーカー→参加者への一方通行)と、今回実施した「ワークショップ」や「交流会」のような、参加者が双方向でコミュニケーションするものでは全く別物だということが分かりました。

オンラインイベントは、とても難しい。けどまだ「こうやったらうまくいく!」という正解が発見されつくしてない領域だからめちゃくちゃ楽しい。

これからも学びをシェアしながら、いいものつくっていきたいです。











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