仕事の仕組みを見直すための5つの質問
年次が上がり他のメンバを管理することも増えてきたのですが、自分の仕事をこなしつつ、他人の管理も行う、という役割に自分の仕事の仕組み（タスク管理方法）が対応しておらず、いっぱいいっぱいになってしまっていました。
そこで、いくつかの書籍を参考に、自分の仕事の仕組みを見直しました。この記事では、その際に気づいた自分の仕事の仕組みに足りなかったポイントを、仕事の仕組みを見直すための5つの質問としてシェアしたいと思います。
他者の仕事を管理できるか？
自分の仕事をこなすだけではなく、他者の仕事の進捗を管理したり、締め切りに遅れないようにサポートするための仕組みが整っているか、ということです。
自らヘルプを求めてくる部下は問題ないが、抱え込みがちな部下の対応に手を焼いている、という場合は、この仕組みがないのかもしれません。
割り込みに対応できるか？
電話やチャット・メールの通知などの割り込みに対して、今行っているタスクとの優先度比較の基準や、対応の手順が決まっているか、ということです。
「今日は問合せのチャットがひっきりなしに着たので、本来やる予定だった仕事ができなかった」ということがある場合は、この仕組みがないのかもしれません。
新しい仕事の受け入れの基準があるか？
時間は有限ですので、依頼された全ての仕事を引き受けていると、仮に仕事を効率的に進める仕組みがあっても、必ず破綻します。そのため、新しい仕事を受け入れる基準が必要です。
効率的に仕事はこなしているつもりだが毎日残業している、仕事を引き受けた後で過負荷になっていることに気が付き引き受けたことを後悔することが多い、という場合は、この仕組みがないのかもしれません。
また、これには受け入れ基準に加え、その基準に従い受け入れないと判断された場合に、正しくNoと言うためのコミュニケーションスキルも必要になるでしょう。
緊急ではないが重要でない仕事を進めることはできているか？
締め切り直前になって何とか仕事をこなした経験は誰にでもあると思います。そして、直前になればなるほど効率が上がるいわゆる「締め切り効果」は誰もが経験則として理解していることです。
しかし、これだけに頼っていると、基本的に締め切りドリブンで動くことになり、7つの習慣でいうところの、第二領域（緊急ではないが重要である）の活動にいつまでたっても時間を割くことができません。また、重要な締め切りが被ったときに一時的に過負荷になり徹夜をしなければならなくなるなど不健康です。そこで、緊急ではないが重要ではない仕事に対しても、締め切り前に近い効率で走れる仕組みが必要です。
いつかやりたいけどできていないことがいつもToDoリストの下の方にある方は、この仕組みがないのかもしれません。
変化に対応できるか？
プロジェクトや役職、より大きなことだと会社や仕事が変わり、仕事の性質やリズムが変わった場合に、対応できるようになっているか、もしくはその変化に合わせてシステムを修正することができるようになっているか、ということです。
この改善の仕組みを内包していないと、特定の条件下でしか適用できない、つまり汎用性や再現性のない不完全な仕事の仕組みになってしまいます。
前のプロジェクト/職場/役職ではうまくいっていたが、環境が変わって仕事が回らなくなった、という方は、この仕組みがないのかもしれません。
おわりに
皆さんの仕事の仕組みはこれらを備えていますか？見直すヒントになれば幸いです。
以上です。
参考
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？