管理会社の仕組みについて（ワンオーナー・組合員の方へ）
清掃、建物設備点検、駐車場をはじめとする施設契約など、マンションの共用部分の管理を行う管理会社。
世の中にある管理会社の数は2000を超えると言われており、管理委託費の金額の幅、管理の質も様々です。
そんな中、
「保有している（又は住んでいる）マンションの清掃管理がされていなく、ゴミやホコリが多い…」
「管理会社へ支払う管理委託費が高いため、支出が負担となっている…」
このような悩みをもたれている方も少なからずいらっしゃると思います。
悩みがあっても、実際に管理会社を変更するとなると面倒だと感じる方もいるのではないでしょうか？
しかし、ご自身や親御様が保有しているマンションは資産となりますので、その資産の状態を良くするために「管理会社を適切に選ぶ」ことは想像以上に重要であると思います。
今回は管理会社に関する情報を、2つのテーマに分けてご紹介します。
1.自分でも管理できる？！3種の管理形態！
まず、マンション管理業務の委託方式をお伝えします。
ワンオーナー・組合が管理会社に建物管理を委託する際は、3種類の委託形式があります。どのように委託するかでご自身の金銭的負担・時間的負担が変動してきますので目を通してみて下さい。
場合によっては、この後お伝えする建物管理会社の業務をご自身で行う可能性もあります。
【委託方式】
① 全部委託
管理業務の仕事を全て管理会社に任せるものです。
委託した場合、皆さんの役割は基本的に「業務が行われているかチェックすること」なので、時間的負担が少ないこと、不動産についての知識を持っているプロが管理してくれることがメリットです。
※但し、所有者が2名以上の組合の場合は注意点があります。
組合員ではなく管理会社側の注意点となりますが、共有いたします。
組合から委託を受けた管理会社は清掃業務・設備点検・基幹業務（会計の収支管理、組合通帳の保管等）を他人に委託することがあります。管理会社が他人に委託をすること自体は認められておりますが、基幹業務については重要な業務となりますので、一括して同じ者に委託をすることは禁止されております。
管理会社が注意するべき事項となりますが、組合員の方は「管理会社は基幹事務の一括委託をしてはいけない」という知識として覚えておくと役に立つかもしれません。
オーナー・組合員の方からすると全部委託は管理会社に全て任せるため、信頼できる管理会社を慎重に選ぶことが重要となってきます。
ちなみに、弊社で管理している物件は全て「全部委託」の形式でオーナー様に任せていただいております。
② 一部委託
例えば「清掃は自分たちで行い、設備点検を管理会社に委託する」といったような、一部の業務を管理会社に委託するものです。
③ 自主管理
管理会社に委託せず、ご自身でマンションを管理していくものです。管理会社を通さず自分たちで清掃をしたり、業者に設備点検を依頼するものなので、費用は安く抑えられます。ただ、突然「エレベーター点検を業者に依頼して下さい」と言われても、どうしたら良いの？となってしまう方もいらっしゃると思いますので、建物管理に関する情報を持っている方が自主管理を行う必要があるのではないでしょうか。
3種類の委託方式をまとめてみましたが、ご自身や親御様が保有されているマンションはどのタイプでしたか？
基本的には「管理会社を挟んででも適切に管理を行ってほしい」という全部委託のスタイルが多いのではないでしょうか。
多少費用負担はあるかもしれませんが、もし費用面でのお悩みがある方は弊社にご相談下さい。弊社は他社様と比較して利益率を低く設定しているため、管理委託費をお安くすることができるケースが多いです。
2.かなり重労働！管理会社の業務内容！
続いて、建物管理会社がどのようなことを行っているのかを簡単にご紹介いたします。
先程ご説明した「全部委託」のケースはこれらの業務を全て自分達で行うことになります。
・清掃業務
→廊下・階段などの清掃やゴミ出しなどを行い、入居者が快適に暮らせるようにしていきます。管理会社に委託する場合、清掃が週に何日・何時間行われるかは、「この規模の建物であれば、週に4日程度必要だな」というように建物に合わせて適切に判断して決められます。
・建物・設備管理業務
→建物や設備を維持するための業務です。
エレベーターが正常に作動し安全に利用できる状態かを確認する「エレベーター点検」をはじめとし、数多くの点検業務があります。このような点検が行われておらず、エレベーター事故が起きてしまったら…人の命にも関わる重要な業務です。
他にも沢山あり、「24時間緊急対応受付」や「空調のフィルター清掃」を行ったりと、物件に応じて必要な建物・設備管理の業務を行います。
ちなみに「エレベーター定期検査報告」は点検することが法律で定められているのですが、違反した場合は100万円以下の罰金となりますので、自主管理の場合はこのような知識も必要です！
弊社ではこれらの清掃業務、建物・設備管理業務に対する報告書をまとめ、オーナー又は理事長にお送りしています。そして、「自分たちのマンションが適切に管理されているかどうか」を確認してもらい、安心して任せていただけるよう努めております。
・事務管理業務
→所有者が2名以上の、組合が設立されているマンションでは会計業務等を行います。
事務管理業務では、①基幹事務と②それ以外の事務管理業務に分けられます。
基幹業務については組合の収支の管理、管理費滞納者への督促、組合口座の通帳管理、共用部の公共料金の支払い、仕分などがあります。
先程ご説明したように、管理会社はこれらの業務を全て他人に依頼することが禁止されておりますのでご注意下さい。
基幹事務以外ですと、例えば総会の開催に伴い議案書を作成し、所有者に郵送したり、駐車場・駐輪場の申込受付から契約までを行ったりと、事務管理業務はかなり幅広いでしょう。
ちなみに、総会開催時や駐車場・駐輪場の契約時、基本的には管理会社と所有者（又は入居者）は資料を送りあって手続きを行います。管理会社から届いた資料を記入して、ポストに投函して…とやりとりをするのって、意外と手間だったりしませんか？
そんな時は弊社が提供している建物管理サービス「トクミン」をご利用いただくことで、郵送ではなくネット上でやりとりを行うことができます。
例えば施設契約であれば、建物管理アプリ「トクミンARCH」から申込が可能ですので、24時間いつでも申込ができます。（通常ですと管理会社に電話をして申込をすることが多いです。）
弊社では不動産テックを使って、手間がかかっていた作業を簡易化することを目指しています！
今回挙げたものは数ある中の数例ですが、少しだけイメージしていただけましたでしょうか？
このような知識を持っていると、ご自身がオーナー、理事長の立場で管理会社の業務をチェックしたとき、
「今月エレベーター点検の報告書届いていないけど、大丈夫かな？」
「滞納者がいるから、早めに連絡をしておこう。」
そんなことに気付けるかもしれません。
今回は、①管理委託の3形態②建物管理会社の業務内容の2点をご紹介しました。
今後も建物管理をはじめとする、不動産に関する情報をお伝えしていきたいと思いますので、よろしければフォロー&いいねをお願いいたします！
最後までお読みいただきありがとうございました。
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