ジョウシスノデジタルカ
こんにちは。株式会社レスキューナウで情報システムチーム所属の高木です。今回は情報システムチーム内のデジタル化のお話です。
私事ですが実は今年の２月に入社したばかりでして、入社してすぐに情報システムチームのリーダー（仮免許）となりました。
情シスメンバーはベテランの方々ばかりで、正直はじめは不安でしたが、遅かれ早かれ目標としていたポジションでしたので、良い機会と考えスタートを切りました。
まずはメンバーのタスク管理から
使ったのは「Notion」です。もともと利用されていたツールで自分で選んだわけではないのですが、使ってみると超便利！
何が便利だったかというと
メンバー共通のテンプレートで入力できる
ステータスが視覚的にわかりやすい
メモ感覚で使える
整理整頓しやすい
などなどあり、特にマネジメントする側の立場として４番目の「整理整頓しやすい」が一番助かってます。
はじめは個々に作業タスクを入れてもらい、そこから徐々に分類分けしていき、最終的には下記の３つグループに分けて管理しています。
作業タスク ：定例作業や日々の作業タスク
プロジェクト一覧：プロジェクトに関連した作業タスク
ヘルプデスク ：情シスに問合せなどのヘルプデスク対応履歴
このように３つに分けて登録してはいるものの、Notionは１つ１つが「ページ」という単位なので、関連ページとして連携させることが可能です。
例えば、ユーザーからの問合せでヘルプデスク対応後（ヘルプデスクに登録）、実は全社的に対応が必要となったので、作業タスクとして新しく全社展開のタスクを登録、そこでヘルプデスクのページを連携することで、対応履歴や原因はそちらを参照すればよいので、情報も繋がりタスクも一元管理できます。
結果、マネージメントする側としては、１つ１つ細かく詳細を把握しなくてもNotion内の情報を確認し、整理していけば大体の内容は把握できてしまいます。
またプレビューも変えられるため、作業カテゴリ別やタイムラインなど、自分が見たい視点でタスクを観れるのもプラスポイント。
もちろんメンバー間は、それぞれのステータスや関連しているタスクがわかりやすいので、メンバー間の情報交換や進捗管理に役立っています。
情シス業務のデジタル化
私が入社した時は、まだ情シスへの各種申請はExcelの申請書で作成し、ワークフロー自体は半アナログでした。
さてどうしたらよいかと情シス内で検討していたところ、最近導入を進めている「Google Workspace」を利用しようという話になり、ベテランメンバーのHさんが「Googleフォーム」で申請書をフォーム化。さらにフォームに入力された情報から、スプレッドシートで申請書（こちらもマクロでポチッとするだけ）を作成し、承認機能を使いワークフロー化まで完成。
また、フォームで申請されたことを通知する仕組みはどうしようかと考えていたところ、システム部の部長が「GAS（Google Apps Script）」の勉強会を開催してくれたのでさっそく参加。
さらにさらに、社内のエンジニアの方にGoogleフォームからSlackへの連携方法を教えてもらい、見よう見まねでGASでプログラムを作成し実装完了。
最終的に、フォームで申請→スプレッドシート申請書で上長承認→slackに申請があったことが自動通知→細かいやり取りはスレッド上で確認→対応完了
もちろんフォームからの申請手順はNotionに作成。
今後は
アナログな申請フローはどんどんフォーム化進行中。今後は各種アカウントの管理情報も自動化できないかなと模索中。当社にはいろいろなスキルを持ったエンジニアがいるし、聞いたら親切に教えてくれるので、情シスとしてやってみたいことが実現できて、仕事していて楽しい。がんばろう。そろそろリーダー「仮免許」も卒業近し・・・？
最後に
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