総務分野の業務電子化、まだまだ途上ですが
こんにちは。レスキューナウ管理部の筒井です。
私の担当する総務分野での業務の電子化について、このブログで振り返ってみたいと思います。体験談の一つとしてご参考になれば幸いです。
電子化、何から始めよう？と思っていたら・・・
業務の電子化。皆さんの会社でも進められていますよね？
DX化、DX対応という言葉も、もはや一般用語となっていますね。
私が所属する管理部では2020年に予定されていた東京五輪・パラリンピックに向けて取り扱うテーマに掲げていましたが、その前に新型コロナ対応の波が押し寄せました。私が担当する総務分野の業務電子化はといいますと、必要に迫られ駆け込み気味に対応して今日に至ったというのが実情でした(^^;)。
いざ、全社在宅勤務体制へ
コロナ禍となり、レスキューナウも全社在宅勤務体制に移行することになりました。
元々レスキューナウでは、事業継続の観点などから、スタッフには業務上デスクトップパソコンが必須の方を除きノートパソコンを貸与しており、自宅からのリモート対応を前提にしたコミュニケーションツールも導入済でしたので、在宅勤務体制への移行のハードル自体は高くなかったと思います。
電子化、さて何から着手＆どのツールを選ぶ？
私が担当する総務分野の業務では、契約書を電子署名により締結する電子契約システムの導入から着手しました。まずはシステム提供各社の情報を収集・比較検討の上、候補を数社に絞り、各社からオンラインミーティングでサービス説明を受けました。その後関係部署の意見も踏まえ導入サービスを決定しました。現在では契約書締結の他、役員会議事録の作成時などでも活用しています。
社内文書では、起票者と承認者がそれぞれ押印して承認フローにのせていた書類が電子化の対象となりましたが、中でも利用頻度が高くて承認経路がテーマによってケースバイケース、という「稟議書」のワークフローツールへの置き換えについて振り返ってみようと思います。
まず最初に、なるべくツールの種類を増やさないという観点で、導入済のグループウェアのワークフロー機能を試すことから始めましたが、備わっていた機能は比較的簡易なものであり、想定していた要件を満たさないことが分かりました。その他にも複数、導入済ツールでの構築を検討しましたが、いずれも一長一短があり、結果としてワークフローのためのツールの新規導入を進めることになりました。
その後は電子契約システム同様、どんなツールがあるのかをネットで検索、並行してお取り引きのあるベンダーのご担当の方に相談して情報提供をお願いするところから開始しました。
トライアル利用を開始
情報収集を経て候補のツールを絞り、まずは１社目のトライアルを申し込みました。トライアルを経て本採用となれば、トライアル環境がそのまま本番環境に移行できるというメニュー内容であり、これは後に記す２社目のトライアルでも同じでした。
トライアルを申し込み、いざ基本設定から開始していったのですが、あいにくコロナ禍での在宅勤務の余波でサポートデスクの電話対応が休止中！
ツールの仕組みの全体像がつかめていない中、メールやチャットで個別機能ごとに疑問点を伝えて都度回答してもらうやりとりにもどかしさを感じてしまい・・・自身のツール導入の経験不足もあいまって、しばらく途方に暮れてしまいました。
しかし気を取り直し、紹介してもらったベンダーさんに事情を説明、するとツール提供元の営業ご担当の方にオンラインで相談できるようお取り計らいをいただきまして、無事再開することができました。その後設定を順次進めていくと、テーマごとにケースバイケースとなる承認経路への対応が一筋縄ではいかないことが判明。残念ながらトライアルの段階で終了することになりました。
さてどうしようかな？と考えていたところ、たまたま別のベンダーさんとお会いした際に、「豊富な機能を安価に利用できるお薦めのサービスがあり、ツール提供元のご担当の方に都度オンライン・電話相談可能です。」とご紹介をいただき、「それなら！」と早速トライアルを申し込みました。
その後のトライアル期間中、私の不慣れによりオンラインミーティングの回数がかさんで大分ご迷惑をおかけしたことと思いますが、ご担当の方の大変丁寧なフォローのおかげをもちまして設定は順調に進み、必要な機能要件を無事クリア、当初思い描いていたワークフローを形にすることができました。
社内試用→全社利用スタートへ
次なるステップである社内試用は、部署を限定して実施しました。
それまで私は管理者としてのツール設定にもっぱら携わってきたことから、いざ試用を始めてみると利用者側の操作や機能の理解が不十分で、「こういったケースではどうすればいいのか？」という疑問点を、ツール提供元のご担当の方に質問し、一つひとつ解決していくことに終始しました。関係部署の協力のもと、この一連のプロセスを経て、つまづきやすい箇所の把握もでき、その内容を中心に利用者向けのガイドラインを作成。ようやく全社利用を開始する準備が整いました。
いま当時の履歴を確認してみると、最初のトライアルを開始してからこの時までにほぼ半年が経過しており、在宅勤務下で電子化を待ち望んでいたスタッフには大分迷惑をかけてしまいました。ごめんなさい！
ちなみに当社で導入したサービスを紹介します。
機能紹介「ワークフロー」 | グループウェア「NI Collabo 360」 (ni-ware.com)
NI Collabo 360はグループウェアとして提供されているのでご存知の方も多いと思いますが、ワークフローのみを専用ツールとして使用するのでも十分なコストメリットがあり、そのうたい文句のとおり専用ツール以上といっても過言ではない豊富な機能を備えているのが特長と思います。
まとめ
全社利用を開始して以降、２回の組織変更も経て一通りの管理運用にもだいぶ慣れてきました。
見直しや書式追加などにも継続的に対応し、今後も業務効率改善につなげられればと思っています。
末筆ながら、社内外の関係者の皆さんのご協力があり、ここまで進めてこられましたことに感謝しております。
最後に
レスキューナウは、日本唯一の危機管理情報の専門会社として、防災分野で様々なサービスを提供しています。防災・危機管理の重要性が叫ばれるなか、当社も事業拡大につきメンバーを積極採用しています。
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