外部とのビジネスメールで頻出する便利な英語表現

はじめに

「学生時代、それなりに英語の勉強は行ってきたが、自信を持って話せるわけではない。しかし、仕事で海外の人と英語でコミュニケーションを取らなければならなくなった。」
 
仕事上、英語を使わなければならない場面は珍しくはありません。これまで英語が得意ではなかった人も、転職や異動を機に海外の人とのやり取りが発生する可能性は存在します。
ビジネスで使う英語は、ある程度定型的なものが多く、慣れれば誰でも簡単に使いこなせるようになります。しかしながら、英語でのビジネスメールは、慣れていないと、意外と文面に悩んで考えてしまい、時間を使ってしまうものでもあります。

本noteでは、ビジネスメールでよく使う便利な表現をご紹介します。頻繁に登場する表現を覚えておくことで、メールやメッセージの文面に悩む時間を減らして、他のより生産的なことに時間を使えるようにするとともに、英語でのコミュニケーションの心理的ハードルを減らすことを目指しています。

日本語のビジネスメール、英語のビジネスメール

ここで、日本語と英語のビジネスメールの違いについて少し考えてみます。
日本語の場合、ビジネスシーンでは膨大な数と種類の敬語が使われます。敬語が適切に使えないと、伝えたい内容にまで疑いが生じたり、信頼関係の構築に支障が出たりすることもあります。他方で、くどすぎる敬語は敬遠され、対等な関係の構築を阻害する要因になることもあります。日本語の場合は、相手方との関係性や立場を踏まえて、上記のメリット・デメリットを考慮しながら、受け手に合わせた適切な敬語でメッセージを書く必要があります。
英語の場合も、敬語は存在します。もっとも、日本語ほど敬語の数や種類は多くはなく、一度対面で会ったりオンラインミーティングで話したりする機会を経るなどして、ある程度お互いを知った後は、フランクなやり取りが好まれる傾向にあります。
以下では、英語のビジネスメールで頻繁に使用する表現をご紹介します。いずれも、丁寧な表現とフランクな表現の両方を紹介していますので、受け手との関係性に応じて使い分けてください。

1. “Dear XXX,” “Hi XXX,”

メール冒頭で「～様」と受け手に呼びかける挨拶ですが、この段階から既に受け手との関係性が反映されます。初対面の相手にメッセージを送るときは、Dearを使うことでより丁寧な文章になります。何度かメッセージを交わしたり、オンラインや対面で会ったりした後はHiがよく使われます。

“Dear Sirs/Mesdames,”
“Hi Mariko,
Hope you are doing well.”

2. "By way of introduction, …"

初めて送るメールで、自己紹介の冒頭に用いる表現です。日本語の場合は、「…と申します。以後どうぞ宜しくお願いいたします。」などと書きますが、英語では冒頭にこのような表現を加えて自己紹介することが可能です。

"By way of introduction, I am Mariko Nakata, an attorney at law working on behalf of ABC corporation in XYZ project.”

3. "Please find attached…" “Please find below…” “Attached is…” “Below is…”

「添付にて…をお送りします。」「以下、…をお伝えします。」添付ファイルを送信する場合の表現です。やや語順が気持ち悪いですが、attached やbelowが先に来ることで、どこにどのような文書が添付されているのか、どこにコメントが記載してあるのかが明確になり、多用されます。
添付文書は、the document, the draft, the version, the memo, the schedule, the list, the agenda, the agreement, the invoice など様々です。「以下」で箇条書きにするなどして伝える内容も、comments, findings, suggestions, answer, detailsなど様々なものがありえます。

"Please find attached the document you have requested."
“Please find below my comments highlighted in yellow.”
“Attached is the invitation to the conference.”
“Below is the answer to your question.”

4. "Duly noted." "Noted." “Please note that…”

noteとは、留意する・特に注意を払うという意味の言葉です。dulyは適式に・適切にという意味で、a company duly incorporated and validly existing under the laws of Japanのように、何らかの手続やルールに則って行うという意味合いを含みます。
“Duly noted.”で「承知しました。」という意味になります。フランクな関係性の場合は”Noted.”単体で使われます。また、”Please note that…”は、留意点を説明したり、注意事項を補足したりする際に多用されます。

"Please note that the schedule is subject to change."
"Noted with thanks."

5. "Please could you…." "Could you please…?" “Would you be able to…?” “Can you…?”

「～していただけませんでしょうか。」Could youやWould youは、相手に何かを頼む際の丁寧な表現として用いられます。フランクな関係性の場合は、Can youが使われます。
“Could you…”という疑問形の始まりであっても、文末をピリオドにすることにより、指示や命令を表す意味として使われることもあります。

"Please could you confirm whether there are any descriptions that should be added or amended."
"Could you please reconsider the fee proposal based on the following assumptions?"
“Would you be able to check them by this weekend?
“Could you review the draft and update the list in Appendix. Thank you.”
“Can you send an email to XYZ?”
 

6. "We would be more than happy to…" “I am happy to…” “Happy to…”

Happyは、「～させていただけますと幸甚です。」や、「～できると幸いです。」という形でよく使われます。相手方をサポートする自分の仕事を提案する場合や、日程調整を行う場合、よりフランクな場面で相手からの相談に応じる場合など、幅広く使用できます。

"We would be more than happy to provide our supports on your discussions with DEF company."
"I am happy to discuss at 9 pm Wednesday (JST)."
"Happy to help you." “Happy to discuss.”

7. “We would greatly appreciate your…” “We would greatly appreciate it if you could…” “…would be appreciated.” “…will be appreciated.”

「～していただけますと有難く存じます。」相手に何かをしていただきたい場合に使う表現。appreciateは物事の真価を認める、とか、高く評価するといった意味の言葉で、ビジネスメールでは非常によく使われます。”your…”の部分は、help, feedback, assistance participation, attention, response, confirmation, understandingなど、相手に何をしていただきたいのかによって様々です。
"Any comments or feedback from you would be greatly appreciated."のように、「物（特に、何らかの情報）」を主体にすることによって、具体的に何を求めているのかを明確にすることも可能です。ここでも、求める物（情報）の部分は、comments, ideas, suggestions, proposals, opinions, advice, feedbackなど様々なものがありえます。よりフランクにコメントを求めるときは、will be appreciatedや、appreciatedの代わりにwelcomeを使うことも可能です。

"We would greatly appreciate it if you could proceed with this project."
"We would very much appreciate your immediate response to this matter."
“Any ideas or suggestions from you would be appreciated.”
“Comments and edits are welcome.”
 

8. “Please confirm…” “Please check…”

「～をご確認ください。」確認を求める際によく使う表現です。確認を求めるものは、ある事項の有無や、予定の可否など様々なものが考えられます。

“Please confirm whether these slots would be available.”
“Please check your schedule and let me know some slots.”
“I think this is correct but please double check.”
 

9. "Please let us know…" “Let me know…”

「～ご連絡ください。」「～お知らせください。」let me knowやlet us knowは、相手からの連絡を求める際に非常によく使う表現です。

“Please let us know if you have any questions.”
“Please let me know if any of these slots work for you.”
“Should you have any further questions, please let us know.”
“Let me know if you have any updates.”
“Let me know if you need more information.”
 

終わりに

英語でのビジネスメールは、定型的なものが多いため、慣れると誰でも使いこなせるようになります。本noteで紹介したものの他にも便利な表現は沢山ありますので、実際に使いながら少しずつ覚えていって、レパートリーを増やしてみてください。
 
（中田マリコ）