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PTA役員がSlackを導入するといいことと、導入プロセスの例

PTA役員になると、対面での打ち合わせを補完するためにメールやLINEを使うことがあるようですが、「Slack」というコミュニケーションツールを導入したところ、(幸運にも)かなりうまくいっていると感じているため、他のツールとの比較および導入プロセスを紹介したいと思います。

PTA活動でよく使われているツールとそのメリットデメリット

【メール】のメリット・デメリット

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◎メールを使うメリット
・デジタルツールの中では比較的ハードルが低く、元々使える人が多い
・操作が簡単
・追加費用なし
・過去ログをキーワードや添付ファイルの有無などで検索できる
・パソコンでもスマホでも使えるので、パソコンで作った資料を添付しやすい

△メールを使うデメリット
・全員に届くと思うと、気軽に全員発信しづらい
・話がそれるにつれて、タイトルと内容の不一致が起こりやすく、あとで探しにくくなる恐れがある
・「メール」チェックの頻度が低い人は、他のメールに紛れて見落とす恐れがある

【LINE】のメリットデメリット
◎LINEのメリット
・デジタルツールの中では比較的ハードルが低く、元々使える人が多い
・操作が簡単
・追加費用なし

△LINEのデメリット
・「トーク」ではテーマやスレッド管理ができないため、どの投稿へのコメントかが分かりづらくなることがある
・パソコンで作成した資料を添付しづらい
・OK、了解、といった軽いスタンプであろうと、重要な発信であろうと、同じ未読通知が来るので、重要なものが紛れやすい
・(スタンプだらけであっても)未読が何百件、と表示されていると精神的な負荷が高まる
・「既読」が表示されるので「読まれてるのに返事がない」と言ったストレスが発生しがち
・添付ファイルの検索ができず、あのファイルどこだっけ、と探すのに時間がかかる
・途中からグループに入った人は過去のやりとりが見れない

【Slack】のメリット・デメリット

◎Slackのメリット
・テーマ管理、スレッド管理ができる。テーマはチャンネルと呼ばれる部屋のようなもので区切りができ、やりたければメンバーによって閲覧を制限できる(=メンバーにより必ずしも見なくてよい部屋を設定できる)

・宛先を指定できる(メンション)、指定された人にはスマホに通知がされる。各人が希望すれば、自分宛のみ、すべて、等指定して、通知メールを自分に送信できる

・過去ログをキーワードで検索できる

・アプリもあるがWebブラウザでも使える=パソコンでもスマホでも使えるので、パソコンで作った資料を添付しやすい

・メッセージ1万件まで無料

・一度送ったメッセージを編集(補足)できる

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※上記のキャプチャのチャンネル名の「19_11_●●」などは、「19_**(月)_イベント名」を意味しています。イベントやプロジェクトごとのチャンネルと、それらをまたがる話題のチャンネルで管理しています。

△Slackのデメリット
・便利に使おうと思うとアプリをダウンロードする必要がある
・まれに通知が来ないことがある
・デフォルトのチャンネル名が「general」「random」などの英語なので、英語に苦手意識があるメンバーがいると躊躇するかも(日本語のチャンネル名をつけることはできます)

Slack導入プロセスの例

(背景)
最初は、会長を除くPTA役員全員でLINEでやり取りをしていました。「全員のグループ」と、「副会長と各役職のグループ(複数)」です。しかしこれだと、タイムラインで流れてしまった話題を振り返る際に「いつごろのどの投稿だっけ」とわかりづらく、流れてしまった話題にレスをつけにくく、ドキュメントを添付しづらいなど、情報共有をしづらいと複数人が感じていました。
(それでも筆者は、みんながLINEがいいなら仕方がないか、とあきらめていました)

①まずは2人で
役員は全部で8人いますが、Slackを使ったことがある人は筆者以外いませんでした。しかし筆者と同じ役職の役員が「LINE使いづらい」と筆者にぼやいたことをきっかけに、「じゃあSlackってツールがあるけど、使ってみる?」と誘い、2人のコミュニケーションで利用を開始。そこで、パソコンで作成した資料の添付のしやすさ、テーマ・スレッド管理について体感してもらいました。

②初めて使った人から感想をみんなに伝えてもらう
初めて体験した役員がとてもSlackを気に入り、使用した感想について他の役員に自主的に話し始めたため、他の役員にもSlackに興味を持ってもらうことができました。

③全員でアプリのダウンロード、アカウント作成
そこである役員会でSlackを導入する時間を持ちました。
Slackのアプリをダウンロードし、アカウント設定をサポート。各自がキャリアのパケ代を消費しないよう、持ってこれる人がwi-fiを持っていき、そのwi-fiを使ってダウンロードしてもらいました。

④使い方の簡単なレクチャー
イベントごとにチャンネルを作り、各役員を招待。
ルールなどは「ルール&保管文書」というチャンネルにドキュメントを置いておきました。

⑤気楽なコミュニケーションができるチャンネルも作成
お気楽に接続してもらえるよう、「レシピ」のチャンネルを作り、時短レシピのシェア、手抜きご飯や、逆に頑張ったご飯のシェアをして雑談もできるようにしました。

Slackの落とし穴

Slack導入が向いていないケースがあるとしたら、このような場合です。
・スマホを持っていない人がいる
・スマホでアプリのダウンロードとかしたことない・できない
・新しいものアレルギーの人が2人以上いる
・携帯もパソコンも見る習慣がない人が大半

また、読んでもらいたい相手に@でメンションを飛ばすという基本動作ができない、(または、読んでもらいたい相手、というのを適切に設定できない)という人が複数いる場合は厳しいかもしれません。

とはいえ、チャンネルやスレッドの概念を理解し、メンションを使える人が大半なのであれば、相当情報共有・コミュニケーションがしやすくなるはずです。
ぜひ一度興味のある人どうしで使ってみてください。

※2019/10/7 記事のうち、各ツールのメリットデメリットなどを補足・修正、また、下記の「読者からの懸念の数々」を追記しました。

読者からSlack導入への疑問をいただいたので補足(2019/10/07追記)

この記事を読んだ読者の方から、いくつか質問・懸念・ご意見をいただきましたので、回答していきたいと思います。

「管理者を毎年決めなくていいの?」
→PTA役員はボランティアなので、その年の役員たちがやりたいようにやればよいと思っています。
(次年度の役員から、「役員同士のコミュニケーションに何を使っていたのか」とわざわざ聞かれることがあれば「今年はSlackだったけど、去年はLINEだったみたいよ」と答えますし、なぜかSlackを使っていたことを突き止めて「Slackをどうやって始めたらいいのか説明してほしい」と求められたらマニュアル作成もしますしレクチャーでもいたします。)

ですが次年度の役員にSlackを使うべし、と引き継ぐつもりはありません。伝書鳩だろうと狼煙だろうと飛脚だろうと、本人たちが良ければそれでよいと思います。(伝書鳩・狼煙だった場合、取材してこのnoteに記事にしたいですが…)
このnoteは、「何かいい方法ないかな」とPTA運営のことに興味があって調べたり、SNSでPTAの改善について情報交換している人に参考情報として届けば充分です。

「LINEで話題が流れると言うが、イベントとかのグループを別にすればよいのでは?」
→筆者が役員をしているPTAでは、副会長は前副会長にご指導をいただいたようで、
・副会長と会長のグループ
・副会長と旧副会長のグループ
・副会長と書記のグループ
・副会長と会計のグループ
・副会長と会計監査のグループ
・副会長とその他役員全員のグループ
を作っていました。そこに、各種イベントのグループを作ると、どれがどれだかわからなくなりそうかな・・・と思います。
皆さんのPTAで現状のお使いのLINEグループがそんなに数がなく、グループを増やすことに懸念がなければそれでも良いと思います。

「スレッドを使いたいならLINEでもノートを使ったりでもよいのでは?Slackだって流れてしまうでしょ?」
→ご指摘の通り、LINEではノートという機能がありますので、それで解決するならLINEでよいと思います。
ただSlackのスレッド機能は「最初のトピックがどれかわかりやすく、何件コメントがついているかがひと目でわかる」ということ、「スレッドの途中でも、目立たせたい投稿は、スレッド外に見える形でも投稿ができる」ということ、また何より「あとから検索できる」といった利点があります。そのうえでどちらを使うかは、お好みでよいと思います。

「スタンプの通知がうざいというが、ツールまで変えなくても運用で改善できるのでは」
→「スタンプの通知がうざいので、PTAのLINEグループではスタンプを使わないようにしませんか」とは、スタンプ好きの人にはなかなか言いづらいです。そのため、スタンプが通知として来ないSlackを提案しました。

チェックしてもしなくてもいいようなグループではスタンプが乱立しようと、グループの通知ごと切ってしまえばいい話ですが、同じグループ内でチェックしなければならない話題と、見ても見なくてもいいスタンプが同じ重さで通知が来るのは、正直厳しいものがあります。

「Slack導入にかかる工数を考えると、ぜんぜん工数削減になってないだろがよw」
→この導入レクチャーにかかった時間は約15分ほどだったと記憶しています。その後のコミュニケーションの活性度を考えると、導入にかかった工数は十分取り戻せているかなと思います。
確かに導入時に他の役員から著しく拒否反応などがあると見合わないは確かだと思いますので、相手のスキルや状況を見て提案すればよいのかなと思います。
筆者の場合は、他の役員にリテラシー高めで、柔軟な人が多かったのは幸運でした。

「そもそも業務効率化って‥そんなのPTAの人々に響くと思えない」
→業務効率化が響くかどうかは、その学校のPTA会員の就労率や、我慢できないほど無駄と感じる仕事がどれだけあるか等によるのかと思います。

このnoteの基本スタンスとしては、「所属のPTAの皆さんがストレスのない方法でやればよい」と思っています。が、もしSlackを試してみたことがなければ、たいそう便利なので一人でも多くの人に興味を持ってもらえると嬉しいよ、という姿勢です。

LINEを一掃したいとか、Slackで統一すべきとか、思ったこともありませんのでご安心ください。

Slackヘルプ
https://get.slack.help/hc/ja

サムネイル写真:Photo by Web Hosting on Unsplash

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