あなたが進捗報告がうまくできないのは、〇〇を伝えてないから

どもども、一般企業で働くサラリーマンの”ラットマン”です。
こちらのnoteでは、サラリーマンがよりよく生きられるための情報発信しています。

今日のテーマは、サラリーマンのルーティンワークである”進捗報告”をテーマとして取り上げていこうと思います。

進捗報告は、新卒の初めての仕事として始まり、以降ずっと続きますよね。私の職場でも新人からベテランまであらゆる世代の方が上司やプロジェクトリーダーに報告をしています。

報告の仕方がフォーマットでしっかり決まっていると楽ですが、意外と多くの会社で各自の方法でやっていると聞きます。私の職場も似たような感じで、人によっては報告をした後に、上司から「進捗報告になっていない！」などと指摘される光景を見ます。そういった指摘をされた人はもちろん落ち込みますよね。自分が指摘されなくても、その姿を見ていると、あまり気分は良くないです。

このようなことが原因なのか、下のアンケートのように、人前で話すことに苦手意識をもった社会人が多いです。

引用：産経新聞

わたし自身も過去に、上司に抽象的な指摘されて、「どうすればいいの？」という気持ちになり、苦手意識を持ちました。（月曜朝イチの報告で指摘されたら最悪の1週間！笑）同じように苦労している後輩も多くいましたので、世の中的にもそれなりに苦しんでいる方は多いと思います。下のアンケートでも、仕事上の関わりで苦痛なことランキングで、報告が堂々の第5位にランクインしています。わたしも嫌いです。笑

引用：AllAboutNews

なので、今回はわたしが本を読んだり、周りの報告を聞いたりして分析したダメな進捗報告の特徴、良い進捗報告について共有したいと思います。
この報告方法にしてから、進捗報告の仕方に対するツッコミはゼロになりましたので、ぜひ参考にしてみてください。

やったことの報告になってしまっていないか？

わたし自身もそうだったのですが、ダメな報告でありがちなのが、”やった報告をしてしまっているパターン”です。例えば、「今週は〇〇（顧客）さんの△△対応をしました」「今週は〇〇（課題）の検討をしました」などです。これの何が悪いかというと、進捗報告の”進捗”の部分が欠落しており、聞いている方が知りたいことを完全に無視している点です。
だから、上司は「進捗報告になっていない！」と指摘をするのです。良い上司だと、現在のダメな報告に対して、良い報告の姿を教えて、このように改善するといいよと伝えてくれますが、世の中そんなに的確に指示してくれる上司がいないんですよね。結局、何が悪いかわからないまま、改善がされず報告して、また指摘される負のループに陥るというのがよく見かける光景です。

進捗報告は、「計画に対して進捗通りか or 遅れているか」をまず報告しよう

そもそも進捗報告とは、プロジェクトの進捗を確認し、計画と実績にズレが生じていないかを確認する業務のことです。聞いている側の興味もそこです、極論そこさえ把握できれば、進捗報告の目的は達成します（もちろん、ちゃんとしたマネージャーであれば、うまく進捗している場合はその根拠、遅れている場合はなぜ遅れているか/残課題をいつまでにどうやって解決するのかを聞いてきますが、、）。
なので、まず計画（月or週の目標）に対して進捗通りなのか、遅れているのか」を伝えましょう。これはマストです。

進捗報告の仕方で指摘を受ける人は、計画の説明をしていなかったり、計画に対する進捗に対する言及がなく、やったことの報告になりがちです。そのことを意識するだけで、指摘が減ると思います。
まとめますと、報告内容の構成を以下のように変えると良いかなと思います。

進捗報告の構成

1. 全体計画
   リーダーから共有してもらったプロジェクトの全体計画について簡単に説明する

2. 今月（今週）のマイルストン
   1.から自分が担当している領域、その領域の今月もしくは今週のマイルストン（目標）について説明する

3. 今月（今週）のマイルストンに対する進捗状況
   2.のマイルストンに対して進捗通りか遅れているのかを説明する

4. 進捗内容（実施内容、進捗の根拠）
   3.の進捗状況の根拠（実施内容）について説明する。

5. 【進捗が遅れている場合】遅れている原因についての共有/課題に対する進め方の相談
   遅れている原因、課題は何かについて共有する。課題に対してどのように取り組んで計画に間に合わすかを提案し、上司に意見をもらう。

といった流れで文書を作成し、それを読み上げていくと良いのかなと思います。
報告の中で、上司が一番気にするのは5.です。ただ遅れている原因や課題を共有するだけではなく、必ずこういう風に進めたいと思うといった提案を持っていきましょう。もっていかないと、お前も考えろということになります。笑
進め方を整合したら、整合したことを優先度高めで会議後に実施して、進捗を適宜上司に報告することも重要です。

まとめ

本日は進捗報告の仕方について説明しました。やったことの報告ではなく、計画通りに進んでいるかor遅れているのかを、きちんと伝えると良い進捗報告になると思います。
みなさんのサラリーマン生活が少しでも良くなるように祈ってます。
最後までご覧いただきありがとうございましたー！