労務一年目の記録〜勤怠管理にとことん向きあったお話〜

実はnote初投稿でドキドキしております。。
本記事は労務 Advent Calendar 2020 の12日目として発信しています！

はじめに

簡単に自己紹介を。Loco Partnersで労務担当をしております岩男と申します。

タイトルの通り、私は2019年10月より初めて労務に足を踏み入れたばかりの新米労務担当者です。前任者が産休に入る少し前のタイミングで入れ替わりに配属され、2週間で怒涛の引き継ぎを受け、3週間目からはすでに一人。。。
労務のイロハもわからないひよっこでしたが、この1年「初心者ぼっち労務」として様々な案件に悩み、もがきながらも日々奮闘し、なんとか今日までやってきました。

その中でも特に向き合ったのが、「勤怠管理」。
労務担当者なら従業員の勤怠管理について、みなさん頭を抱えることも多いのではないでしょうか。

まさに私もその1人でした。
この1年の勤怠管理と私の思い出（？）をお話できればと思います。

その１）打刻率を向上させろ！

みんな全然打刻してない・・・

弊社の労務担当者はOKRとして「勤怠締め　2営業日以内」という目標があります。そのため、月末が近くなると未入力者に入力プッシュを行い、入力を促していたのですが、そもそも勤怠管理の目的って「その人の勤務時間を適切に把握すること」です。
正直月末に月初の勤務時間なんて正しく覚えているはずもない・・・

これは勤怠管理の大切さをきちんと理解してもらい、あたりまえですが、毎日きちんと打刻してもらうことが必須である！と、打刻率改善PJTが始まったのでした。

実際に勤怠データを調べてみると、きちんと勤怠打刻をしている人は全社員の約半数、そして打刻していない人はだいたいその日のうちに勤怠入力もしていないことがわかりました。（道のりは長い・・・）

まずは「勤怠承認者」への意識改革から

弊社では各部署の部長やリーダー（以後、勤怠承認者と呼びます）がメンバーの勤怠チェックを行い、労務担当者がフォローする体制を取っています。そのため、まずは勤怠承認者の方々に勤怠管理の大切さやルールを理解してもらい、メンバーへ啓蒙してもらうことが不可欠です。
ということで、まずは「勤怠承認者の意識改革」からスタートすることにしました。

実際に行ったことは２つ。

１つ目は勤怠承認者向けの勤怠管理マニュアルの作成です。
それまで勤怠承認者向けに「ツール上で勤怠承認をどう行うか」というマニュアルはあったものの、「なぜ勤怠管理が重要なのか」についての説明はありませんでした。そこで、新たに勤怠承認者向けの勤怠管理マニュアルを作成しました。

項目としては、以下の通り。かなり詳細まで記載しました。
・勤怠管理の重要性
・３６協定について
・勤怠承認の方法
・勤怠管理の基本とルール

そして２つ目は、全メンバーの勤怠打刻状況のチェックと共有です。
工数はかかりますが、月次で勤怠打刻状況を全メンバー分チェックし、打刻率が低いメンバーをピックアップし、要指導が必要な人をリスト化、勤怠承認者へ報告するようにしました。また、要指導者には勤怠承認者もしくは労務担当者から個別に注意を必ず行うようにしました。

どちらもしっかりと可視化することで、徐々にですが承認者の方々が「きちんとやらないといけないという」という危機感を持ってくださり、意識の変化に繋がっていきました。
2020年1月からチェックを開始し、現在は全体の5％まで改善することができました。

その２）メンバーの勤怠意識を向上させろ！

ルールが浸透していない

打刻率は徐々に改善していったものの、勤怠入力方法が人によって異なっていたりとルールが浸透していないこともわかりました。メンバー向けのマニュアルはすでにあったため「周知方法」を改善する必要がありました。

成功事例を真似してみた！

これまでは、週1回必ず「朝会」という全社で集まる日があったので、その場で案内をすることができたのですが、今年はコロナの影響もあり2月ごろよりリモートワーク体制が続いていたため、直接対面で全社向けに話す機会は難しい。

どうすればより効果的にルールを周知できるか悩んでいた際に、こちらの記事を発見。

なるほど！！ヒントは他社の成功事例の中にあることに気づきました。それからは、良いと思ったものは真似してやってみることに。

・Slack周知文の工夫
例えば勤怠タグルール変更があった際の例。必ずみてもらえるような文章の作成を意識。みんなきちんと反応してくれていて、実際運用移行もスムーズにできました。

・動画で伝える人事労務情報
小難しい勤怠ルールを文字だけのマニュアルで伝えるのは難しい。本人の読む気も失せるのでは？と感じ、不定期で労務情報を簡単に説明する「（仮）Loco Tube」を配信。

「36協定に対する解像度があがりました！」
「部内のメンバーにもシェアします！」

など嬉しいコメントも多くいただきました。
何よりも改めて人に伝えることを意識することで、自分自身の労務知識の向上につながったのは思わぬ収穫でした！

さいごに

100名を超えるメンバー全員の意識を変えることは、一朝一夕では不可能です。何よりも一番大切なのは根気よく伝え続けることだと思います。

1月ごろから勤怠承認者と力を合わせながら、手を替え品を替え、根気よく伝え続けてきたことが少しずつメンバー、一人一人の意識を向上させ、打刻率の向上にも繋がったのかなと思います。今では勤怠の入力ミスもほとんどなくなり、労務側の確認負担もかなり軽減しました！🎉

今後は、社内向けに簡単な労務テストなどを行ってみたり、よりルール理解を深めてもらえる施策などを検討中です。

（おまけ）

そのほかにも、勤怠に関する社内ルールの見直しや、時間外労働を行う際の申請ルールの変更、残業時間アラート方法の見直し、勤怠データの客観的記録の対応などなど、様々行ってきました。（今も再び社内ルールなどを絶賛見直し中です）

もちろん、勤怠管理以外でも課題はたくさん。
この労務 Advent Calendar 2020 を企画してくださったBECさんが運営しているこちらのコミュニティでは他社の方々の事例共有などもしてくださっており、非常に参考にさせていただいております。（ありがとうございます！）

労務担当者のためのオンラインコミュニティ
TERAKOYA

2020年は労務担当者にとって激動の一年だったと思います。
本当にみなさまお疲れ様でした！

そして残り約3週間、最後まで駆け抜けましょう！