【新卒向け】議事録の書き方～すぐに使える言葉づかい3つのポイント～

初めに

就職して初めての業務にもなりがちな議事録作成。
社内で既にフォーマットがあって、mtg内容をあらかたメモできたとしても「mtg内容をどう議事録に書けばいいのだろう？」と文章表現に悩んだり、
「内容は書けているのに毎回先輩に修正される」ことはありませんか？
ここではすぐに使える議事録での言葉遣いを紹介します。

前提：議事録とは？

議事録は「会議内容の事実の記録文章」であり、以下の役割を担います。

・出席者の備忘録
・欠席者への事後共有
・「言った」「言ってない」トラブルを防ぐ
・エビデンス（クライアントとの共通意識）※クライアントにも見せる場合

書き方のポイント

上記前提をふまえ、以下を満たす必要があります。

・誰が見ても同じ解釈ができる
・文章のボリュームは最小限に
・話し言葉ではなく書き言葉を使用する

大きく3つのポイントを意識的に取り入れてみてください。

1.体言止めを活用

mtgで話されている話し言葉から書き言葉に書き直す際、体言止めにするとボリュームも減り内容がスッと入ってきやすくなります。

【修正例】
＜Before＞
「A案件は対応するけどB案件は対応しない」　と明記してほしい（加藤さん）
↓
＜After＞
修正希望：以下を明記（加藤さん）
A案件：対応
B案件：非対応
　
…結局この希望は採用するのか、いつまでにどこに反映するのか、対応後連絡手段は何かまでかけていると更にGOOD。　
　　　　

2.漢字に置き換える

個々人による解釈のずれを防ぎ文章のボリュームを落とします。

【～している】
→～中。

＜修正例＞
田中様が確認している。
↓
田中様により確認中。
　
…上記は「田中様」と確認が取れている場合。（会議に出席していて本人から肯定の反応があった、本人とチャットやりとりした等)
「田中様」以外からの発言や本人確認が取れていない場合 「田中様により確認中（鈴木様）」等発言者の名前を明記しておく。

【～してほしい】
→～希望

＜修正例＞
次回会議までにA案のプレゼンスライドの流れを考えてきてほしい
↓
【宿題】
A案プレゼンスライド検討（～スライドの流れ）
→担当：田中
→次回会議（9/30金14:00～予定）まで

【～するかどうか】
→可否

＜修正例＞
8/23までに対応できるか確認
↓
8/23までの対応可否確認

【ありなし】
→有無

＜修正例＞
端末初期設定のページを残すか残さないか
↓
端末初期設定のページの削除有無
　
実施するかしないか
↓
実施有無

【否定形】
→未、無、非

＜修正例＞
3～実施していない
↓
未実施
実施無し
　
…「実施していない」だと、「今は実施してないけどこれからするのか」、「そもそも実施予定すらなかった」のか不明確。

3.発言は意図を明確に

会議中の話し言葉に解釈にズレが生じないように必要に応じて決定事項に沿った内容にし、理由を添えましょう。

＜修正例＞
リニューアル前後で基本的に掲載内容を変えたくない（佐藤さん）
↓
リニューアル前後で基本的に掲載内容は変えない（佐藤さん）
→デザインのみ改修希望で、サービス内容自体は変更が無いため。
　
…変えたくない理由が対応する判断もしない判断もできる内容の場合は、「希望：リニューアル前後で基本的に掲載内容は変えない（佐藤さん）」
でもいいと思いますが、上記の場合は対応すべき内容なので言い切りの文体に変えています。

最後に

いかがだったでしょうか？
議事録は「ただ書けばいいでしょ」と思われがちで軽く見られやすいですが、クライアントとのエビデンスとして重要なものですし、簡潔かつわかりやすいテキストコミュニケーションに応用できる学びがたくさん得られるはずです。
議事録を書くと会議の全容が俯瞰できるので不足事項をその場で洗い出せて、業務全体の効率化に貢献できたりもします。
また、新卒は会議で発言する機会はあまりなく、聞きながらまとめる・会議後にまとめるケースがほとんどですが、年数を重ねると会議の進行役を務め、発言しながら会議中に議事録もまとめることが多くなります。新卒のうちに議事録の基礎を押さえておきましょう。

ぜひ明日の議事録から取り入れてみてください！