PMとして考える要件定義

皆さん、こんにちは。
こちら梅雨明けのジメッと感が残る京都から。

例年のこの時期、私は家族と沖縄旅行の準備に忙しくしているはずでした。
「今年こそは晴れているかな」と、出発前に天気予報をチェックするのが恒例行事。
これまでの4年間で、晴れに恵まれたのはたった1回。
それでも、南国の陽気は私たち家族の心を癒してくれました。

しかし今年は引っ越し準備に奔走する日々。
段ボールの山に囲まれながら、窓の外に浮かぶ入道雲を眺めています。
沖縄行きは叶いませんでしたが、祇園祭の賑わいが街に溢れ、新生活への期待が高まります。

変化の中にも変わらぬものがある？
それが人生の面白さなのかもしれません。
新しい環境、新しい挑戦。
皆さんも、何か新しいことにワクワクすることはありませんか？

こんな話とは全く関連のない話をしたいと思います。
最近プロジェクトマネジメントの意識が出てきたので自分の戒めように書いておきます。

業務要件定義とは？

業務要件定義とは、企業が新しいシステムやソフトウェアを導入する前に、そのシステムやソフトウェアがどんな業務を支援すべきかを明確にするプロセスです。

具体的には、企業の業務プロセスを詳細に分析し、現状の課題や改善点を洗い出します。

その後、新しいシステムやソフトウェアがどのように業務をサポートし、効率化するのかを具体的に設計します。

業務要件定義は、プロジェクトの成功に直結する重要なステップであり、これを怠るとシステム導入後に多くの問題が発生する可能性があります。

業務要件定義の重要性

業務要件定義の主な目的は、新しいシステムやソフトウェアが現実の業務にどのようにフィットし、どのように改善をもたらすかを明確にすることです。
新しいことに取り組む際には考えないといけませんね。

これにより、システム導入後の混乱を最小限に抑え、スムーズな移行を実現することができます。

また、業務要件定義は関係者間のコミュニケーションを促進し、共通の理解を持つことで、プロジェクトの方向性を一致させる役割も果たします。
システムの難しい話とはまた別で、コミュニケーションはとても大事。
ここで間違えるといわゆる炎上案件に…

日本における業務要件定義の歴史と課題

日本で業務要件定義が本格的に始まったのは1990年代の中頃です。
しかし、多くの企業がこのプロセスに難しさを感じ、失敗することが多いのが現状です。

主な原因として、具体的な目標を設定せずにシステムやソフトウェアの選定を進めてしまうことが挙げられます。
目的に合わせて目標を設定する。
そうすることでプロジェクト推進中にもそのギャップを確認できるし
システムリリース後にも、期待通りの効果が得られているのかをチェックできます。

主要な問題点

ビジネスイベントの不明確さ

業務要件定義では、どのようなビジネス活動があるのかを明確にする必要があります。
しかし、この点が不十分だと、必要な情報が不足し、分析がうまく進みません。

現行業務の調査不足

現在行われている業務の詳細をしっかりと調査しないと、何をどのように改善すべきかがわからなくなります。
多くの日本企業は、この調査を十分に行っていないことが多いです。
わかったつもりで進めてしまいます。
その場合、イレギュラー対応に対する対処の検討が漏れてしまいます。

コンサルタントやSI会社への依存

多くの日本企業は業務要件定義を外部のコンサルタントやシステムインテグレーター（SI会社）に依頼することが多いです。その結果、社内にノウハウが蓄積されず、依存が続くことになります。

また、これらの外部業者が明確な方法論や技術を持っていない場合、システムやソフトウェアの選定がうまくいかないことがあります。

この点はメリットデメリットがあります。
一概に言えないから難しい…

業務フロー図の作成

日本の多くの研修プログラムでは業務フロー図を作成することが推奨されています。
しかし、業務フロー図はアクティビティの可視化には役立ちますが、分析には不十分です。

また、業務フロー図の作成には多くの時間と労力がかかるため、システム要件定義の段階で行う方が効率的です。

2つのアプローチ

日本型・業務要件定義アプローチ

現行のシステム要件定義に基づいたアプローチです。
まず、現行業務のヒアリングを行い、課題と要件を整理します。
その後、業務フロー図やシステムファンクションチャート（SFC）を作成します。

例として、ある製造業の企業が新しい在庫管理システムを導入する際、現行の在庫管理プロセスを詳細に調査し、問題点を洗い出しました。
その後、業務フロー図を作成し、新しいシステムがどのように在庫管理を効率化するかを具体的に設計しました。

ビジネスデザインアプローチ

ビジネス構想策定に基づいたアプローチです。
最初にビジネスイベントやビジネス・アクティビティをヒアリングし、分析します。
その後、変革ポイントを定め、ビジネスイベント（To-be）やビジネス・アクティビティ（To-be）を定義します。

例として、小売業の企業が新しい顧客管理システムを導入する際、顧客とのすべての接点（ビジネスイベント）を詳細にヒアリングし、顧客満足度向上のための改善点を特定しました。
その後、新しいシステムがどのように顧客との関係を強化し、ビジネス目標を達成するかを設計しました。

まとめ

現在、日本の多くの企業はシステム要件定義に基づくアプローチを採用しています。
しかし、ビジネスデザインアプローチに転換することで、より効果的な業務改善が期待できます。

ビジネスデザインアプローチを用いることで、企業は内部にノウハウを蓄積し、自主的に業務要件定義を進められるようになります。

これにより、外部依存を減らし、より自立した業務改革が可能になります。