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気分が落ち着く書類の整理方法


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今回は気分が落ち着く書類の整理方法をご紹介します。みなさんは机周りの書類整理はどのように行っていますか。忙しい毎日の中で、きちんと整理する時間をとらないと、気が付けば机の上が書類の山、大事な書類を延々と探す羽目に。そんな経験も一度はあるかと思います。

ある調査によれば、人が1年間で探しものをする時間は150時間。それだけ、家や会社の中で、何かを探すという日々の数十分の行動が、いつも通りの作業になってしまっている方が多いということです。その150時間を、習い事をしたり、気分転換にでかけたりと、もっと有意義なことに使えると考えたら、もったいないですよね。

加えて、何かを探すという時間は気持ちが良い時間ではありません。イライラに繋がったり、時にはケンカに発展することも。

私自身、片付けや整理整頓が苦手でだったのですが、起業してたまたま収納アイテムを取り扱うことになったため、身の回りの収納を見直す機会がありました。その中で、今回は、会社や家での書類整理について、実際に取り入れてみて、無駄な時間が減ったり気持ちが落ち着いりした方法を幾つかご紹介したいと思います。

では早速始めましょう。

①使う予定あるとなしとで場所を分ける

私たちはどうしても同じアイテムは同じ場所に保管したくなりがちです。書類についても、今日提出が必要な大事な書類もあれば、当面必要はないけど念の為に取っておきたい書類もあります。それらが一緒に収納されていると、際限なく書類が増えてしまい整理しきれなくなってしまいます。

もちろん、大前提としていらない書類は処分することですが、その上で、当面使う予定がある書類だけ、机周りなどすぐに手の届く範囲に整理し、そうではない書類は、クローゼットやロッカーなど長期保管用の収納スペースで整理するのが大事なポイントです。

例えば家庭では保険関連の書類や家電の説明書/保証書なども、すぐには必要がないことが多いですよね。そうした使う予定が決まってないけど一応取っておきたい書類を身の回りの空間から追いやることで、限られた机周りや本棚がスッキリ整理されます。


②短期と長期で分ける

先ほどは、使う予定があるものとないものとで分けましたが、使う予定がある書類の中でも、短期に使うものと長期に使うものとで分けて管理した方が効率的です。短期と長期の時間軸ですが、その辺りは色々試しながら自分に合った形を見つけるのがおすすめです。私の場合は1週間以内に使うものとそうでないもので分けています。

日曜日の夜や月曜の朝を、書類などの振り分け日として決めて、長期書類ケースの中から短期書類ケースに移動させます。

書類の振り分けのメリットは幾つかあります。

1つ目は、スケジュールを見直す習慣ができること。自分が次の1週間で何をするべきか、スケジュール調整をしながら、一緒に書類の確認もできるので、頭も整理された状態で気持ちよく1週間を迎えることができます。書類の振り分けとセットでするので、スマホや手帳に抜けていた用事の抜け漏れが防げたりもします。

2つ目は、しなくていいことを明確にできること。仕事でも家庭でも多くの作業に追われてしまうと、頭の中で色々なことをもやもやと考えてしまうことが少なくありません。こうして1週間の用事とそれ以外と分けることで、それ以外の用事は来週以降考えればいいと割り切ることができるので、今週するべき作業により集中することができます。

その週に発生した新しい仕事や用事も、今週するべきか来週で良いのかを考えて、来週で良ければ長期書類ケースにポンと入れてしまいましょう。

いかがだったでしょうか。

日々の生活や仕事で書類ですが、改めて整理や管理方法について考えてみると見直す点が多々あるもの。何か効率が悪いなと感じている場合は、一度新しい整理方法を取り入れるタイミングかもしれません。書類の整理整頓は、無駄な時間を防ぐことに加えて、物を整理できないことでのストレスも解消されるので、ぜひ参考にしてみてください。



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