見出し画像

バックオフィス関連チームにスクラムを参考としたワークフローを導入した

Kay OOSAWA / 大沢香織

これは何

サムライインキュベートに入社して2ヶ月ちょい経ったのですが、その間バックオフィスチームのワークフロー改善を行ったので、その様子をまとめたものです。
頑張ったことを明らかにしたいという気持ちと、もっといい方法があればフィードバックが欲しい、の2点からこのエントリを書く事としました。
カバー画像は「ごるちき」さんのイラストを利用させていただいております。

人柄の良さだけで作られたチームから、課題が明らかにされているチームにしたい

入社して私はコーポレートグループのグループマネージャーとなりました。コーポレートグループには、ファンドコントローラー・情シス・経理・法務・総務と、それぞれが関連した業務でありながら職能が違う担当がつめ込まれた部署だったため、タスクはほぼ属人化されており、チームビルディングはそれぞれの人柄で保持されていました。チームのすべての皆さんがそれぞれの責任感と気遣いの心で仕事が回っていたわけです。
これはこれで素晴らしい事なのですが、一方でめちゃくちゃ運が良かっただけ、とも言えます。運に支えられた非常に不安定な状態で、ギリギリ回っていたのです。

私は「誰もが会社のミッション・ビジョンのために仕事を進められることができるチーム」を目指しています。この状態でさらに人柄が良いメンバーであれば、最高の状態で仕事が進められるはずです。
なので「このチームの課題が誰でも一目瞭然にわかる状態で明らかにされていなければならない。かつ、情報は最低でも1週間更新されていなければならない」と思いました。これこそが、私の最初の仕事だと思いました。

手法:スクラムの手法を一部使う

私はもともと15年ほど、Webアプリケーションやモバイルアプリケーションのプロダクト開発でPOやPdMを担当していました。その間ウォーターフォールもアジャイルも、いろいろ経験してきましたので、その中でいくつか手法を取り入れてみようと思い、スクラムの手法の中で下記2点を取り入れることにしました。

・スプリント
・レトロスペクティブ


ただ、「スプリント」の言い方は伝わりにくいので「週次タスク確認」とし、「レトロスペクティブ」という言葉に至っては伝わりにくい上に毎回私は噛むので「ふりかえり」と言うようにしました(前職のFiNC時代は「レトロなんとか」と言っていた気がします、ひどい)。
また、本来ですとデイリースクラムをするところですが、チームの特性上ウィークリースクラムとし、1時間としました(最近は慣れてきて30分で終わっています)。表現も「週次定例」としています。

ツール:Trelloesaを使う

バックオフィスのメンバーでエンジニアは1名しかおらず(情シス担当)、複雑な設定などに時間をかけさせるのは忍びないので、UXはできる限りシンプルで単機能である方が良いと考えました。そこで、下記の通りツールを採択しました。

・週次定例:Trello
・ふりかえり:Trello
・議事録(フロー記事)、公開情報管理(ストック記事):esa

週次定例:毎週月曜日10時にミーティングを設定し、Trelloの「Backlog」か「Upcoming」にタスクを追加&今週消化予定のタスクを「This Week's Tasks」に移動してもらう

スクリーンショット 2020-12-07 20.59.12

事前準備のあるミーティングほどだるいものはありません。何も準備せずに10時に集まってもらい、「今から10分でBacklog か Upcoming にカードを追加してください〜」と言ってその場でやるべきタスクを洗いざらい書いてもらいます。その後また10分時間を設け、今週やる予定のタスクを「This Week's Tasks」へ移動してもらいます。基本的にやることはその二つだけです。
また、チームの特性上、着手タイミングがすぐではないものもあるため、BacklogとUpcomingというリストに分けています。

この作業で、チーム全員のタスクが明らかになり、困っているようなことがあるタスクはカードが動かないことに全員が気付くので、みんなで課題解決に動くことができるようになりました。様々な課題が個人の課題ではなくチームの課題になっていく様子は見ていて気持ち良いものです。個人が責任を負う課題は今後もできる限り無くしていきたいと思っています。

ふりかえり:毎週金曜日10時にミーティングを設定し、1週間のタスクふりかえりと共にKPTAを記入していく

スクリーンショット 2020-12-07 21.25.48

こちらのミーティングも事前準備はなしで、ミーティングの中で時間をとって書いてもらい、読み上げていきながら課題を共有していくスタイルをとっています。KPTA全てにおいて、業務に関係ないことも記載していいよという形にして、記入のハードルを下げれるだけ下げています
課題感のあるカードや深く話したいカードについては「あとではなす」ラベルをつけ、掘り下げて話し、ネクストアクションへつなげます。上記画像のActionにあるカードはもともとProbremに「休暇中にSlackで対応依頼のメンションがきたときうまく対応できない」というカードがあり、「有給の時などはディスプレイネームに休み期間を書いておけばメンションしようとするときに気づくのでは?」という話し合いの流れからAction化されました。こちらは社内でうまくワークしており、他部署の方も同じ手法をとるようになってきました。
Probremをきっかけに的確にAction化することで、「このチームで課題を共有すれば解決へ導かれる」という成功体験が得ることができ、心理的安全性が確立され、チーム内の課題も積極的に明らかにされるサイクルが生まれます。
この感覚はエンジニア中心のチームではごく当たり前の流れかと思いますが、バックオフィスチームではまだまだできていないところが多いのではないかと思います。

議事録:esaにTrelloのスクショを貼って議事録代わりとする

普段の議事録は当然テキストで撮っているのですが、週次定例やふりかえりは「参加することに意義がある」のスタンスをとっています。そこで、議事録はTrelloのスクショを撮ることでその代わりとすることにしました。
テキストで保存したい!というガチ勢は、mzpさんが公開している Trello.mdを利用すると良いかと思います。Trelloボードをマークダウン形式にすることができるので、それをesaにコピペすればOKです。
我々のチームも慣れてきたので、そろそろこちらに移行しても良いかもしれないですね。

[PR]採用:ファンドコントローラーを探しています

現在、サムライインキュベートのコーポレートグループは、上記のような感じで積極的にチーム内の見える化を行っており、業務効率も爆上がりで、人柄も良い人ばかりで、最高の状態です。そんな我々コーポレートチームは現在、ベンチャーキャピタル管理業務のご担当の方を積極採用中です。

どんな仕事なのか?については、現在たった一人でサムライインキュベートのファンドコントロールを担っている、ファンドコントローラー久保の紹介記事をご覧ください。サムライインキュベートの投資事業を最強のコーポレートグループで一緒に進めていきましょう!もちろんカジュアル面談も承っております。




この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
Kay OOSAWA / 大沢香織
ノンバイナリーで中学生の親で柴犬を飼っています。