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【島の建材店】売上管理業務の改善サポートを通じて感じたこと-2

おおばこオフィス

おおばこオフィスHPにて、とある建材店の経営者様より、様々な管理方法の現状をより良くしたいという相談を受けたこと、その具体的なサポート内容を掲載しています。→ こちら

このnoteでは、実際にサポートを通じて感じたことなどを書いていこうと思います。どなたかの参考になれば幸いです。

相談内容から見えた課題と、整理・検討

前回、ご相談いただいた時の状況と、おおばこオフィスが感じたことを綴りました。

実際にその後、どのように課題を整理したか、というと。
【社内の様々な管理の現状を、より良くしたい】というご相談の内容より、管理の種類ごとに分けて考えました。管理業務すべてを一度に解決しようとすると、いろいろな課題が絡み合って、なかなか前に進まないという壁に激突してしまうからです。
これは、おおばこオフィスの経験から、どの課題に対してもこのように考えています。

様々な管理とは、具体的に【売上管理】【在庫管理】【請求管理】ということがご相談内容から見えてきたので、この中から【売上管理】から着手することにしました。また、その売上管理に必要な【商品情報(価格情報)の整理】を行うことになりました。

こちらの建材店様では、商品数が全部で約5,000点あるということ、それらの商品情報は紙媒体での管理でした。

                ※イメージ画像です。

これだけの膨大な量を、紙媒体でとても丁寧に管理されていました。商品の価格などが変更になった場合は、この紙媒体にスタッフさんが手書きで変更を加えています。今までの歴史が刻まれたものだということが一目でわかる、立派なファイルになっていました。
スタッフの皆さんが、真剣にお仕事に向かっているということがしっかりと感じられました。

一方で、このまま手書き管理だと限界が来てしまうだろうな、という事を思いました。いや、限界を感じているからどうにかしたいという相談を受けたのだと思います。

そういった面などを考えると、

  • 紙媒体(アナログ)の商品情報を電子化(デジタル)にして、更新がしやすい形にするのがよいのではないかということ

  • 商品情報の整理の後に行う、売上管理の事を考えるとデータを蓄積しやすい環境を整えるため、デジタル化をすることが必要では?

という判断をしました。

とはいえ、デジタル化すればスタッフの皆さんが使いやすくなるかというと、そうではないことはイメージできました。なぜなら、今までが手書きだったから。普段の業務でもデジタル媒体を使っている様子は見られませんでした。そういったところから、事前に操作感などのデメリットもある旨をしっかりお伝えしました。

デメリットはありますが、いままでも紙媒体でしっかりと管理されていた様子を拝見したことで、私たちからの提案次第では、デジタル化をしたとしても今まで同様にしっかりとした管理が、スタッフさんの頑張りで成り立つのではないかと感じていました。
現場の様子を拝見したり、スタッフの方と交流をすることで見えた部分だと思います。

おおばこオフィスが感じたこと

前回のnoteでも書いたように、デジタル化をするにも、少人数で経営している企業では難しい面がたくさんあります。今回、デジタル化をする方が管理がしやすいと判断し、その方向で進めて行くことになりましたが、できるだけスタッフさんの日々の入力・管理が負担にならない方法を探っていくことが重要です。

もし日々の入力・管理がちょっと大変だと感じる部分があったとしても、その先に、それ以上のメリットがある形でご提案したいと感じました。
例えば、今まで紙媒体の商品情報ファイルでは、商品を探しずらいというデメリットがあったけど、デジタル化したらすぐに探せたとか、手書きだと情報が見づらかったけどとても見やすいとか。

そういった小さいけど、大きなメリットを伝えながら、経営者側も現場スタッフ側もよりよい管理ができるように、進めていきたいと思いました。

次回は、具体的にどのようにデジタル化を実施したか、その中でおおばこオフィスが感じたことなどをご紹介します。

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