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構想6ヵ月のアプリがようやく完成した話 〜第3話 新アプリ構想開始〜

きったん

受注〜出荷指図〜出荷業務のアプリ作成についての第3話になります。
新アプリの構想を始めてから、実際に作り出すまでにかなりの時間を使いました。その辺りから書いていきます。

原因の洗い出しと解決策の模索

前回のアプリが完成してから、アプリそのものに問題はなく、順調に業務が回っていました。
ただ順調な時ほど細かな問題が気になるものです。そしてこの業務は複数部署にまたがり、一つのミスをそのまま進めて他部署に迷惑をかけているという状況が続いていたため、改善の必要性を感じたのです。

第1話でも書きましたが、新たに出てきた問題と原因としては主に

  1. 業務の引継による業務歴の浅さと他業務との兼務により、業務の抜けや漏れなどのヒューマンエラーが発生

  2. 複数のアプリで運用していることにより、情報が分散してしまい共有すべき情報が属人化してしまっているものがある

ヒューマンエラーを防ぐというのは相当な難題であり、どの会社でもそうではないか思います。
大切なのはミスが起きた時にどう考えるかです。
ミスは人がするものではなく、仕組みによって起こるものであるということは常に頭に入れておかなくてはいけません。

「誰がミスをしたのか」ではなく「なぜミスが起こるのか」を考え、犯人探しではなく仕組みの見直しをすることが重要なんです。
ミスをしない仕組みづくり、ミスを発見しやすい仕組みづくりをしなければなりませんでした。

本来なら組織を再編成して兼任ではなく専任業務にするのが望ましいのですが、零細企業ゆえ人員の確保が難しく、組織の改善は不可能でした。
組織的にミスを防げるような仕組みが作れないのならシステム面でカバーしていくべきだと考え、そういう機能を持たせたアプリを作ろうと決めました。

そしてアプリ化へ

私がアプリ作成において1番大切にしているのは、
業務の流れを理解するということです。

どれだけkintoneの機能を知っていても、業務のことを理解できていなくては本当に現場が欲しているアプリは作れないと思っています。
どのプロセスで問題が発生するのか、何が原因で問題がスルーされてしまうのか、またプロセスの中でどういう情報が必要で、どういう情報が共有できていないのか、まずはそこから掴まなくてはいけません。
業務担当者と話合いを重ね、問題発生の根本の原因が明らかにしていきました。

この2点はkintoneに限らず業務改善の大きなポイントだと思っています。

そして次に「図」を描きました。
問題を洗い出し、解決策を書き出し、ワークフローのシミュレーションを書き・・・書いては消し、書いては消し。

当初書いていた図

ワークフローや色々なことを図に描くことで考えが可視化され、整理することができます。
そうしてやっとアプリの必要性やアプリでカバーするポイント、アプリを活かすポイントがぼんやりと浮かんできました。
今までのワークフローをなるべく崩さないように、組織間のバランスや個人の特性に合わせられるようなアプリの構成を…なんて考えていると、頭の中だけで3か月ぐらい過ぎてしまいました。

そしてようやくアプリのイメージも固まり、あとは手を動かすだけ。
アプリの作成にようやく取り掛かりました。


つづく・・・次回が最終話となります


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