日本人が知らない会議の鉄則③
昨日に続きもう一つお伝えしたい部分があります。
それは、「根回しの鉄則」です。
ピョートルさんの言葉をお借りすると、
会議の質は、「会議以外の時間に何をするか」
で決まるとのことです。
確かに、会議を始めても、情報不足整理不足で課題の確認から行って、説明して同意を得て・・・・
そんなこんなであっという間に時間だけが過ぎて、議題の半分程度しか進まない。
そのような会議がまだまだ多いのが現状です。
そこで本日のポイントは根回しについてです。
◯ 重要なのは根回し。 根回しの3つのメリット
① 情報収集
特に意思決定者についてのリサーチが大切。
重要なアジェンダを通したいときほど、意思決定者の意見や、どのような価値観や判断基準を持った人なのかをリサーチすることが重要。
② 心の準備
事前に情報を提示しておくことで、ポジティブな判断をしてもらえることが多いです。
逆にいきなり会議で意思決定を仰ぐと、不要なNOをもらうことが増えてしまいます。
③ 相手に考える時間を作ってもらうこと
いきなり会議の場で意見を集めてもなかなか意見が出てこないことが多いです。
そのため、解決できそうな人に事前に意見を考えてもらい、会議の場でより良い案がまとまるようにしていきます。
◯「上司の上司」の目線を身に付けろ
物事がうまく進まない時には、あなたと上司と上司の上司がうまくいっていないこともあります。
常日頃から、アイディアを出す時には、上司の上司の目線を意識して提案すると良いでしょう。
◯ 情報をオープンにして政治を一掃せよ
情報は極力オープンにした方が良いです。
特定の誰かだけが知っていて、他の人は知らない情報があると、そこには自然と「政治」が生まれます。そして、知っている人からすると、教えない方が得をするといった、よくないインセンティブが発生することがあります。
それらを防ぐためにも、情報はなるべくオープンにしていくことが望ましいかと思います。
◯ 議題を通したいならゴマスリではなく、「信頼」を得ろ
最後に、やはり重要なことは「ラポール(信頼関係)」です。
お互いに価値観や信念を理解し、感情レベルでの好意や親しみを持っていると、合意形成は生まれやすくなります。
同情より思いやり、ごますりより手助けを意識していきましょう。
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