ひとりで社内行事運営をする時に心がけていること
この記事は「広報マーケティングアドベントカレンダー」 12/21の記事です。
https://adventar.org/calendars/3506
社員30人ほどのWEB制作会社、株式会社ノヴィータにて広報を担当している中根と申します。
ノヴィータでは社内広報を重要視しており、会社の情報提供になる場や学びになる場を定期的に設けています。その結果、私自身の仕事として定期イベントの運営をいくつか行っています。
・社内LT大会 月1（運営周りはほぼ1人）これまで56回運営
・マネジメント研修兼会議 月1（運営周りはほぼ1人）これまで28回運営
・社員総会 年2 （複数人で運営） これまで9回運営に関与
・月次報告会 月1（運営周りはほぼ1人）これまで6回運営（現在はLT大会と同時開催）
ルーティン業務はそこまで得意でないこともあり、いかに省力で楽に（やりやすく）回すかに心を砕いてきました。そこで、ルーティンになっている社内イベントを運営している時に心がけていることをこの記事でまとめようと思います。
前提として、ひとり運営イベントが中心ですが、複数人で準備する場合でも使えます。
ただし、複数人での運営の場合には、自分の担当分がある程度明確になっている場合の方が使えそうです。人と何度もやりとりして作り上げる部分には反映しにくいかもしれません。
あと、ヘッダに合う写真がなかったのでいつぞやの懇親会ケータリング写真にしましたが、ここでは主に「アジェンダやフォーマットがしっかり決まっている、コンテンツを行う会議体のような場」を運営する場合のイメージで記載しています。
コンテンツ運営の少ない懇親会でも使えるところはあると思いますが、前者の方が効果を発揮しそうです。
毎回の準備履歴を記録に残す
持ち物リスト、タイムテーブル、メールでどうアナウンスしたかをドキュメントにして保存しています。
普通だと、裏紙に書き出したり、時にはメモも取らなかったりするようなものですが、ちゃん毎回と残しておきます。これをやっておくと、漏れが少なくなり次回のスムーズな運営につながります。
持ち物リストのドキュメント例です。
タイムテーブルも毎回残しています。
アジェンダと予定開始時間を書いておき、ファシリテーションしながらそのアジェンダの開始時間を書き入れて、どれだけ時間が押しているかを把握しています。
全社周知メールも、何だかんだと文面やら書き方やら装飾やら迷ってしまって時間を取られがちなので、毎回文面を保存して次回はアップデートをかけたものを使って、またそれを保存…を繰り返しています。
後でわざわざ掘り出して保存するのではなく、毎回その時に、やりながら保存しておくのがポイントです。
また、同じドキュメントを書き換えてアップデートしていってもいいのですが、過去の履歴をなくすと「類似の事例でこうやった」が見つからなくなったり、「1回やめてみたけどまたやることになった」などに対応できなくなったりするので、毎回保存をお勧めします。
スケジュール機能やToDoリストの活用
会社でGsuiteを使っているので、Googleカレンダーでコンテンツ準備開始の定期予定を入れています。
もともとToDoはよくこの終日予定に入れているので、その延長です。下記の例は「この時に確認をしたら準備に間に合うタイミング」です。コンテンツによっては、その時期周辺にやらなければいけないことをざっくり、メモで添えています。
先日社員総会があり、コンテンツをいくつか運営しました。うち、上記のような定期予定を入れているものと入れていない（入れ忘れていた）ものの2つがあったのですが、入れていないものは見事に準備開始が遅くなってしまい、ギリギリで中身が決まり大慌てで準備しました。
一定周期でやる確率が高いものは、仮日程でもぜひ登録しておいて損はないです（近くなったら、仮日程スケジュールを正式日程に修正すればいいため）。今回確認を忘れたコンテンツは、前も慌てて準備したことがあって、もう慌ててやることに懲りたので定期予定を入れました！
目的を記載したドキュメントを作っておく
同じイベントを長く続けていると、組織の変化により目的やメリットが変化することがあります。
当然ながら、イベント運営が目的なのではなく、別の成したい目的があるはずです。何を軸に運営しているか立ち戻る場所を作っていれば、見直し時に非常に役立ちます。
また、イベントの場で別アジェンダを打診されたり、外的要因で開催が危ぶまれるような急遽の事態でも、状況に合わせた優先順位判断ができ、目的に合った行動ができます。
運営が自分自身で目的を理解できていれば、会の雰囲気に応じて参加者への説明機会が必要かどうかも判断できます。資料の体裁によっては、参加者への説明用資料にもなりますし、上層部報告などにもそのまま使えます。
個人的には、何十回と続けているイベントでも、会の目的は毎回冒頭で復唱することをおすすめします（浸透率が違います）！
イベント運営時にあると役立つ持ち物
カメラ
運営に集中すると写真撮影を忘れがちです。特に毎回、定期的にやっているものはいつでも撮れる分なおさらです。カメラを持っていって撮影する癖付けをすると、後でブログを書く時などに写真があってとても便利です。
撮影は最悪スマホでもいいのですが、個人的にはスマホを持っていても写真撮影の頭にならないですし（余裕のない運営であればあるほど撮影を忘れます）、画質などの側面でも、カメラの方が見栄えもよいことが多いです。
サコッシュ
ここ最近、ファッションのトレンドにもなっているサコッシュ。
雑誌の付録にあるようなミニバッグなどでもいいのですが、肩から下げて身につけていられるのがとてもいいです。ポケットのない服を着ることが多そうな女性へ特に勧めたい！
私が愛用しているのは以下のブラックです。お値段は3桁。これはコットンなので折りたためて、大きさもちょうどよく、500mlペットボトルとかメモ帳とかをぽいっと入れられます。持ち歩き用など何個か買って、社外の懇親会とかでも使っています。
Apple Watch
これもあると便利です。買うのにお金はかかりますが…。ファシリテーションなどの張り付き対応でスマホをみる余裕がなくとも、通知が拾えます。イベントによっては進行中に運営面での連絡が入るので、それらをタイムリーに知ることができます。
また、私はタイムマネジメントのためよくiPhoneでタイマーをかけて時間管理をするのですが、その終わりにも振動で知らせてくれます。
ちなみに、タイマーを音ありで鳴らすことは、場の雰囲気に関わらず差し込めて、相手を傷つけることなく発表時間をはみ出していることを伝えられるので、ファシリテーション時にとてもおすすめです。
忘れる前に記録し、頭を空っぽに
あとは何回もやって、毎回気づきを記録して保存して、次の時にまた引っ張り出して見直すことを繰り返しています。何回もやると身体が慣れてきて、勘所がわかってくるようになります。
今回ご紹介したようなことをどうしてやっているのかというと、「毎度思い出す」ということは、自分にとってはとても負荷の高いことだと気付いたからです。いろいろ運営時に困って改善を試みた結果、その場が終わったら捨てそうなメモすら保存しておくようになりました。とにかく忘れるし毎度考え直すのが嫌なので、どんどん、保存するメモの量は増えていっています。
タスクをこなしているその時に保存をやっておくことをお勧めしましたが、私の場合は後回しにしてもやらないし、後だと思い出す工数がかかるためです。思い出すのに頑張らなくていいためにやるので、保存が後になりすぎるとあまり意味がないです。
「毎度思い出す」と合わせて、「毎度やる」「毎度考える」も減らしたいもの。先にご説明したメールの保存は、「毎度考える」を減らした結果です。
「毎度やる」の例としては、投影資料をGoogleスライドで作る際の申し送り事項などがあります。私は、この申し送り事項をそのままコピーできるよう運営用のスライドを作っていて（以下画像参照）、投影資料データに、このオレンジの申し送り事項をコピーペーストをするようにしています。このタスクには申し送り内容を考える要素もあるので、かなり時間削減できているのではと。
広報は、Public Relationsの言葉通り「関係構築」のために、何度も根気強くコミュニケーションをとることが求められます。それゆえに「何かを何度も繰り返して行う」ことも比較的多いのではないでしょうか。
大事なことに集中するために、抜くところは抜いていく。この記事がその助けになれば幸いです。
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