社内広報視点のメディアリレーションについて発表した話 #PRLT
先日の #広報LT大会 #PRLT 「メディアリレーションをアップデートする」にて、5番目にLTをさせてもらった。このnoteではその時に話せなかったことや、発表した今の感想をまとめる。
イベント詳細
私のLT資料は以下
期待値マネジメントに必要なのは、情報の可視化
当日は、社内視点からメディアリレーションを見つめ、その効果や捉え方を発表させていただいた。
発表時は気づいていなかったが、発表者8人通してみると、私のLTは思った以上に社内寄りの視点が強いと後で気づき、少し恥ずかしくなった。ただ、メディアリレーションを今からやろうとしている方にとっては比較的とっつきやすい視点の話ができていたのかなと感じており、そういう意味では発表してよかったと思っている。
期待値マネジメントの話の中で、例として、「取材を受けている豊岡拠点の掲載記事が多く社外に出ており、メディアはそれを見て取材依頼をするのだから、別の地域にいるフルリモートワークのメンバーについて発信が薄い場合メディアの期待値に入らない」という旨の話をした。
この場合、「地方での働き方」などテーマさえ合っていれば、伝えきれていない情報を初動で提供していくのだが、情報があるよと、逆提案ができるほどに材料を日頃から明らかにしておき、語れるようにしておくことの重要性を伝え損ねていた。
そのうちのひとつが、LTで申し上げたような、別途の20ページ資料などである。
取材依頼をもらって期待値がすり合ってない予感がした際は、資料提出などを行うようにしていた（結果、ほぼ全ての取材で資料提出をしたような気がする）。
資料には提案を入れるのではなく、全て事実・内容ベースにしておく。その上で、軸の提案と期待値に合った材料の提示を、あくまでメールで行うことで、工数を減らしつつ、取材テーマへのすり合わせをはかることができる。
資料はマスターを作って、提出の必要がある際にアップデートを反映して即座に提出していた。
ただし、結論ありきで取材依頼をもらう場合は、取材テーマが動かないことももちろんある。LTでは言ってないがこの半年の間でも、上述のようにしてテーマを動かそうとし、玉砕する経験もした。
半年で学んだメディアリレーションのテクニック
LT資料の最後にくっつけていた、メディアリレーションのテクニック的なところも、noteに書くと宣言したのでまとめる。
●地方の自宅勤務メンバーにおける、メディアとの取材待ち合わせ
今回は、地方での自宅勤務についての取材が多かったため、メンバーの自宅で取材をお受けする機会が何度かあった。
当時は豊岡拠点も、まだ事業所に外部の方を呼べる状態ではなく、メンバーの自宅住所を開示することも抵抗があり、さてどうやって取材をアレンジするか…となかなか悩んだ。
サービスユーザーの自宅取材などを経験した他社広報さんからアドバイスをもらうと、やはりユーザーの住所は開示せず最寄り駅まで迎えに行くスタイルとのことだった。
結果的にそれをアレンジし、「自宅近くの目立った店で待ち合わせて迎えに行く」という手法をとった。
というのも、地方は「最寄り駅」がまったく近くないのである。よくてバス停だが、バス停だとわかりにくいので、店にした。どの店で待ち合わせるかは、GoogleマップとGoogleストリートビューを駆使して確認して、決定した。
（メンバーの自宅近辺をストリートビューでずっと見ているさまは、仕事とはいえかなり怪しかった自覚がある）
また、メディアの方が車でいらっしゃるかどうか、メンバー自宅近辺に駐車場があるかどうかも、調整時に確認する必要がある。
取材当日は、メディアの方から広報に電話をもらうようにして、電話があった後すぐ現地のメンバーに連携し、迎えに行ってもらった。
ちなみに、豊岡市まで行って対応したのはテレビ取材の1度のみ。新聞取材の際は、zoomを接続し東京から様子を聞いた。
テレビ取材対応がこれで対応できるようになったらすごいなとは思いつつ、本当にできるのかはまだ自信がない。
●メディアに念押ししたいことはドキュメントにまとめる
1回だけ、取材前日になって急病で、メディア側の担当が変わったことがある。
その時は、前任者とメール文面でやり取りしていた細かいお約束がゼロリセットになった。
ただ、行程表だけはドキュメントにしていたため、それは後任に引き継がれていた。
メールで話していたのは細かいことなので、取材当日に大きく困ることはなかったが、やはり情報は全てドキュメント1箇所にまとめておいた方がいいな…と強く実感した。
●日頃から、地方勤務者と密に連絡を取り合える関係に
業務の関係上、取材以外ではやりとりがないメンバーの取材対応をすることもあるだろう。だが、取材系でもそれ以外でも、そのメンバーとのやりとりが日頃からあるといいなと実感している。遠方にいて会う機会が少ないならなおさらだ。
豊岡勤務者は、採用原稿を書く仕事をしているため、広報とのやりとりが時々ある。その他、豊岡の定期打ち合わせに時々顔を出したり、議事録メールに返事をしたりなどでコミュニケーションをはかるようにしている。
豊岡勤務者を巻き込んだ初めての取材対応はテレビ対応で、最初は一人介して調整を行っていた。豊岡の取り組みが独立性高く始まったこともあり、それまで接点がなく、メンバーの温度感がわからなかったからである。
その時は、仲介してくれたメンバーが細やかに気遣ってくれていたことや、取材当日まで時間もあったので困りはしなかったが、間を取り持つことで負担は高かったはずである。また、数日で調整完了しなければならない場合は、これでは難しいだろうなという印象であった。
現地まで出張し、会ったことがない、ろくに話したこともないのに自宅まで行き、チャイムを押した時の緊張感は今でもありありと思い出せる。
ちなみに、そこで1回リアルに会えたのが、本当によかったと思っている。
その後、豊岡勤務者への取材を何回かアレンジしたが、調整のスムーズさが違った。お互いのキャラクターがわかることで、文字コミュニケーションの温度感がわかりやすくなるのである。会えないなら、zoomなどで話すことができるだけでもきっと違うはず。
また、豊岡拠点の担当業務が増えて採用に関わることになってからは、取材時だけでなく業務での接点が増え、相談もしやすくなった。
●お礼として、反応はしっかりメディアに伝える
報道後、取材対応者周辺の反応をとりまとめて送ったら、「こんなにしっかり感想をもらったのははじめて」と言われた。
多くの場合は取材されて「やった、載った」で終わり、感想をもらえる機会が少ないそうだ。そのことは知識として知っていたが、改めてやってみると、思った以上に喜ばれたのでよかったなと。
取材当日の対応だけでなく、わざわざ感想や反応をまとめてくれたメンバーにも感謝である。
あとの一手間が、会社の印象になるなあと実感した。
メディアリレーションをもっと突き詰めてみたい
私が転職して今の会社に入ったきっかけは、「広報を極めたい」「メディアリレーションをやってみたい」からだった。ちょうどこの8月末をもって入社から丸5年、感慨深すぎてnoteまで書いた。
その願いが、4年半越し、やっとこの半年間で一歩を踏み出せた。
広報歴だけは8年と長いが、大半は社内広報や社内調整担当。メディアリレーションはまだまだ語ってはいけないレベルだと思っている。
ただ、この半年で対応した取材のほとんどが、こちらの思いと熱意を汲み取ってくださるメディアの方ばかりだったこともあり、メディアリレーションは怖くない、と少しだけ思えるようになった。
そして、今回LTしたようなこれらの気づきを踏まえ、視点を行き来する広報になれれば、私が目指している「経営に貢献する広報になれるかも」とやっと思えるようになった。
これからも、社内視点を持ちつつメディアリレーションも突き詰め、広報としてのレベルをまたひとつあげていきたい。
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PRLT運営の皆様、当日LTをお聞きいただきました皆様、LTすることを気にかけてくださった皆様、本当にありがとうございました！
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