【テンプレートあり】Googleスプレッドシートで作るガントチャート
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【テンプレートあり】Googleスプレッドシートで作るガントチャート

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こんにちは、nivelニベルのおかだです。

突然ですが、プロジェクトやチームのタスク管理にガントチャートを使ったことはありますか?
ガントチャートとは、一般的にプロジェクト管理などで利用される表・グラフの一種です。

今回はGoogleスプレッドシートを利用して作成したガントチャートをご紹介したいと思います。
メンバーと共有することで、大規模なプロジェクトから、チームのタスクの進捗、日々のスケジュール管理などリアルタイムに把握することができます。
テンプレート・サンプルのリンクを掲載しているので、はじめてタスク管理する方もかんたんにご利用できると思います!

ガントチャートのテンプレート

使い方などを色々説明よりも見ていただいたほうが早いと思うので、さっそくGoogleスプレッドシートで作成したガントチャートのテンプレート・サンプルをご紹介します。

閲覧専用となっているので、ご自身で利用される場合はファイル>コピーを作成から、ご自身のGoogleドライブにコピーしてご利用ください。

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このテンプレートでできること

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このテンプレートは「日別」「週別」の2シートで構成されています。

「日別」シートの入力項目を埋めると、日別のチャートが表示され、「週別」シートにも入力内容と週別チャートが自動で反映されます。

個別タスク、日次の進捗確認は「日別」で確認し、中長期的に全体を見たいときは「週別」で見ることができます。

テンプレート編集時の注意事項

入力するのは「日別」シート
基本的に、入力するのは「日別」シートのみです。
「週別」シートは「日別」シートに入力された値をもとに自動反映されます。

行の挿入や切り取りは非推奨
シート内には数式・条件付き書式が入っているため、行を挿入をしたり切り取り(カット)などを行うと、その部分だけ数式・書式が反映されずうまく表示できない場合があります。
もとの数式や書式も貼り付けるか、後述する「ガントチャートの使い方」を参考にしてください。

ガントチャートの入力方法

「日別」シートの上部のプロジェクト概要を入力していきます。

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・プロジェクト名
管理用にプロジェクト名を入力してください。
空白でも特にシートのロジックには影響ありません。

・開始日
プロジェクトの開始日を入力してください。
ここに入力された日付をもとに、「日別」「週別」シート双方のスケジュールが引かれます。

・本日
数式が入っているので自動で閲覧時点の日付が表示されます。
入力の必要はありません。

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「日別」シートのプロジェクト概要の下に、タスクを入力します。

・#(ナンバー)
数式が入っているので自動で上から番号が振られます。
入力の必要はありません。

・カテゴリ
管理用にカテゴリを入力してください。
入力するカテゴリの頭に「01」「02」など数字を振っておくと、後で並び替えがしやすいです。
入力ミス防止のためにGoogleスプレッドシートの「入力規則」の機能を利用するのも良いと思います。

・要約
タスクの要約を入力してください。
タスクの細かい説明や、進捗状況などを記載したい場合はGoogleスプレッドシートの「コメント」機能を利用すると便利かもしれません。

・見出し
「カテゴリ」に何かしら値が入っているが、「要約」に値が入っていない場合は、見出しとしてその行の背景がブルーになります。
見出しが必要な場合は画像例のように入力してください。

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・ステータス
「CLOSE」「DOING」「OPEN」の3つから選択でき、ステータスに応じて文字色が変わります。

CLOSE:タスクが完了している状態
DOING:タスクを進行している状態
OPEN:タスクに着手前の状態

「入力規則」シートの値を参照しているので、変更したい場合はそちらのシートを編集してください。

・担当者
管理用に担当者を入力してください。
空白でも特にシートのロジックには影響ありません。
入力ミス防止のために「入力規則」の機能を利用するのも良いと思います。

・開始日、期日
ここに入力された値をもとにガントチャートが生成されます。
日付の入力規則が入っているため文字列などは入力できません。
「11/11」のようにテキストで日付を入力するか、セルをダブルクリックするとカレンダーから日付を選択できます。

・残日数
数式が入っているので「期日」と「本日」の値をもとに自動で残日数が表示されます。
ステータスが「OPEN」または「DOING」の状態で、期日間近もしくは期日超過の場合は強調表示されます。

ガントチャートの使い方

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入力されたプロジェクト概要、タスク内容に基づいてチャートが生成されます。
土日列はグレー、本日列はオレンジ色の背景になります。

並び替え・フィルタの方法

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5行目でフィルタや並び替えができるようになっています。
ステータスの「OPEN」のものだけ表示したり、期日の近い順に並び替えすることができます。
並び順をきれいに整えたい場合は後述する「きれいに並び替える」を参考にしてください。

タスクの追加方法

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シート内には数式・条件付き書式が入っているため、行を挿入をしたり切り取り(カット)などを行うと、その部分だけ数式・書式が反映されずうまく表示できない場合があります。

タスクを途中に追加したい場合は、空白行に記載をして次に記載の方法で「きれいに並び替える」ことをおすすめします。

きれいに並び替える

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空白行にタスクを追加したり、並び順を変更した後、タスクをきれいに並び替えたい場合はこちらの方法で「カテゴリ順+開始日の早い順」に並び替えることをおすすめします。

・「開始日」をA→Zで並び替え
・「カテゴリ」を色を並び替え>塗りつぶしの色>明るい青
・「カテゴリ」をA→Zで並び替え

手順が多くて面倒な場合は、Googleスプレッドシートの「マクロ」機能を使うとワンクリックでこの並び替えもできるので、気になった方は調べてみてください。

「週別」シートの見方

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「日別」シートに入力された内容をもとに「週別」シートに自動反映されます。
入力されたタスクの内容や並び順などは同じ内容が表示されます。
チャートの部分のみ、週単位で表示されます。

説明は以上です!
項目を増やしたり、数式を追加するなど自分が使いやすいようにカスタマイズすることもできるので、参考にしていただけたら嬉しいです!

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おわり

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