優先順位の第２領域。緊急ではないけれど、とても重要なことから取り組む。
こんにちは、外資系企業2社の日本代表を務め、現在はリーダーシップコーチの西原哲夫です。
「時間がない！」
これは現代社会を生きる私たち全員が日々直面している悩みではないでしょうか。
多かれ少なかれ、あなたも時間の制約に悩んでいることがあると思います。
本当はやらなければならないのに、後回しにしていることはありませんか？
ずっとやりたいと考えているのに、手をつけられずにいることはありませんか？
問題になってしまってから、過去にさかのぼって、「あの時こうしていれば。。。」と考えてしまうようなことはありませんか？
優先順位の4つの領域
時間管理をする上で、優先順位を４つの領域に分ける考え方があります。
それは、以下のように重要度と緊急性の2x２の4つの領域に落とし込むものです。
まず第１領域は、重要でかつ緊急のものです。
明日までに仕上げなければいけないプレゼンテーションの準備。急ぎでかかってきている電話の応対。問題が発生したために今すぐ対応しないといけない事がら。
一般的に90%以上の時間がこの第１領域に取られていると、『7つの習慣』の著書スティーブン・コヴィー博士は言っています。
次に第２領域は、重要だけれども、緊急ではないものです。ここが最も大切です。
健康管理、人間関係のメンテナンス、ビジネスのリスクコントロールなど。
日頃、第１領域ばかりに時間を取られているため、この第２領域に時間をかけることができていないということはないでしょうか？
第３領域は、緊急ではあるけれども重要ではないこと。
重要ではないのに、緊急であるがばかりについつい無意識に対応してしまっているようなことはありませんか？
ある場合はすぐに見直しましょう。
そして第４領域は、重要でもないし、緊急でもないもの。
テストや大事な仕事の前に、ついつい部屋の掃除や片付けを始めてしまうようなものです。
当然ですが、重要ではない第３領域と第４領域には、あなたの時間を費やすべきではありません。
振り返ってみて、少しでも重要でないものに時間を使っているようでしたら、それらを重要なものに回すことが必要です。
第２領域の重要性
第１領域と第２領域が重要ということですが、とりわけ第２領域に時間を費やすことが大切です。
第１領域については緊急なことなので嫌でもやらざるをえません。
ただその場合、問題や危機が発生してからやるという、非常に後ろ向きな対応になっていることに気づくことが必要です。
将来を見据えた危機管理、エクササイズや食事を含めた健康管理、日頃の交友関係のメンテナンスなど、急ぎではないけれども、本当に重要なことに時間を使うことが第２領域です。
こういった第２領域に日頃から能動的に時間を使っていると、実は第１領域の割合が減ってくることに気がつきます。
例えば、病気が発生してから病院に行く(第１領域)のではなくて、病気を発生させないように予防管理をしておくこと(第２領域)が重要ということです。
ビジネスであれば、短期的な目標達成のためにすぐ売り上げにつながりそうな安値提案ばかりをしている(第１領域)のではなく、適切な価格で長期的な取引につながりそうなお客様との関係を築いていく(第２領域)ということ。
家族との関係もそうです。
仕事の忙しさ(第１領域)に言い訳ばかりをしていないで、家族や子供との時間を優先的に作ること(第２領域)で、長年にわたって仲良く楽しい家庭環境を築いていくことができます。
たとえば私自身も、第２領域への取り組みとして、家庭を最優先にすることにしています。
できるだけ起こらないようには努力をしていますが、突発的な病気などが起こった場合は、仕事の都合をキャンセルしてでも家族のケアを最優先することにしています。
また、これを日頃から周りの人たちに対して宣言をしていますし、家族に対しても同じことを伝えています。
その際、一緒に働いてくださる方たちとの日頃からの信頼関係が重要だと考えておりますので、ウソをつかない、約束を守る、といった姿勢をベースに、日々仕事に取り組んでいます。
第２領域には、人間関係のメンテナンス、お金の管理、将来の計画を立てること、そして健康管理などが含まれます。
あなたにとっての第２領域は？
あなたにとっての第２領域は何でしょうか？
急ぎではないけれども、将来のために今から取り組んでおきたいことは何ですか？
将来の問題とならないように、今のうちに予防しておきたいことは何でしょうか？
あなたは今、そういった第２領域に対して何割ぐらいの時間を割くことができていますか？
それに対して第１領域には何割ぐらいの時間を取られていますか？
理想の配分は何割ずつでしょうか？
ぜひ、紙とペンをもって書き出してみることがおすすめです。