LINEを使った入居時チェックで起こった事とは！？その2

みなさんこんにちは！

新しく部屋を契約し、入居者様が新生活を始めるタイミングで行う部屋の損傷状態を確認する作業、「入居時チェック」。今回、LINEを活用して実施することで起きたことについて、当社の事例「その2」をご紹介します。

もし、その1をご覧いただいていない方はこちらをご覧ください！

その1でお伝えしたのは、いわゆるDX化における第一歩、アナログな情報（紙媒体でのチェックシート）をデジタル化し、ペーパーレスに繋げる「デジタイゼーション」についてでした。

今回ご紹介の「その2」はその次のプロセスとなる「デジタライゼーション」についてです。

現在、全国の不動産会社様へご提供しているRESQ PLUSで実現した成功事例は、

「入居時の不具合箇所の連絡受付の自動化」です。

先の話でお伝えした通り、入居時に実施して頂く紙媒体での実施から、あらかじめLINEで繋がり、その中でチェックを実施して頂いています。

そんな入居時のチェック。基本は退去時の精算時のトラブルとならないよう、「クロスや床の傷」などの損傷状態を記録しておくものとなりますが、時には「設備の照明が切れている」とか「換気扇が動かない」などの、対応が必要となるものも発生します。

そんなお声はいわゆる「入居時不備」と言われたりもしますが、これらは発生させないことが大前提ではあるものの、全てを0にするのも難しいのも現実です。

せっかくの新生活も何かしらの不備があるとマイナスの要素もありますし、管理会社としてもそういったお声にはすぐ対処しなければなりません。

ですがこれらを紙で実施している場合、手元に届くまで数日かかりますし、その間お客様はその状態のまま過ごさなければいけない、、、なんてことも起こりうるわけです。

そこで、RESQ PLUSでは、チェック自体をLINEで実施できるようにしただけでは無く、チェックの中で「修繕を希望」としたものがチェック実施後、すぐに管理システムに新着として反映し、不備内容や現況写真の確認が可能となります。

更には、チェック内容を確認し対応が必要な場合にはそのまま、システムからお客様へチャットを送ることが可能となります。

これによる入居者側のメリット・管理会社側のメリットについて書き出してみます。
（入居者側のメリット）
・紙に手書きで書く必要がなくなる
・LINEでのチェックなら管理会社に情報が送信後すぐに届く
・紙だと写真を送れないが、LINEならカメラを起動し撮影、送信が可能
・修繕が必要なものに対して別途電話をしなくてよい
・電話が取れない状況でもチャットを通じて連絡をとることができる

（管理会社側のメリット）
・実施後すぐにデータとして受け取ることができる
・お客様から電話を受けなくても状況の把握が可能
・お客様へはチャットですぐ手配や対応の連絡が可能
・写真付きデータなので状況の詳細把握に役立つ
・電話の集中緩和に繋げることができる

上記のように、入居時チェックという情報を単にペーパーレス化するだけでなく、従来は電話でしか伝えることのできなかった不備連絡そのものを自動化することで、入居者側・管理会社側の双方にメリットが生まれることが少しでも伝われば幸いです。

また、このように日々使っているアプリツールの中にこういった機能を持たせることで「実施率の向上」「電話では言うほどでも無いと思われるような内容の掘り起こし」「対応レスポンスを早めることによる満足度向上」などに繋げることができます。

現在、繁忙期の真っ只中です。
全国の不動産会社の皆様も、入居時チェックにかかわる紙での業務。。。
「大変だ！」とか「変えたい！」などと思われる方は是非、来年に備え今からこのサービスご検討してみてはいかがでしょうか？

そんな私たちレスQセンターネットワークでは、『賃貸現場の「クレーム」を満足と収益に変える』レスQセンターネットワークの事業説明会を2022年3月18日（金）に実施いたします！

是非、今回の業務のIT化を進めたい！という課題をお持ちの方や、管理会社として入居者対応の品質に課題をお持ちの方、自社の強みに変えていきたい！と思われる方は是非ご参加ください！

お申し込みのフォームは下記をクリックしてください。参加は無料です。

レスQセンターネットワーク

＜この取り組みについての詳細は下記までお願い致します＞
株式会社日本エイジェント FC事業本部
■電話：089-921-1514（担当：橋本・横田・東川）