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これで本当に便利になる??日程調整ツール導入への道

こんにちは!ネクスウェイ米澤です。

突然ですが皆さん、取引先様とのお打ち合わせ日時ってどうやって決めていますか?

お互いに都合の良い日時をすり合わせて予定を入れることって日常的に発生するので、そこまで「面倒だ」と思うこともないかもしれませんが…

改めて考えると、自分の予定を見て候補日時を考える、それをメールで打って相手に送る、相手からの返事を見てカレンダーに確定日時を入れる…

すんなり決まってもこれだけの作業がありますし、自分の上げた候補日時では相手の都合がつかないときや、候補に挙げていた日時に先に予定が入ってしまったときなどは、ちょっとうんざりしてしまう…なんてことは、きっと私だけではないのでは、と思います。

決まった後に仮押さえをしていた会議室や日時を削除するのも、地味ですがいちいち面倒ですよね…。


候補日時をもらう側としても、仮の予定が本決まりしてから返事をしよう、とねかせてしまっているうちに、元々候補でもらっていた日時がすべて埋まってしまったと言われたり…
なにかと時間と労力を取られる作業だな、と思っていました。

この工数や手間を省いて簡単に日程の決定ができたら、もっと本来の業務にさける時間があるのでは…?

そんな風に思っていた矢先、以前名刺交換をした会社からのメールマガジンでふと“日程調整ツール”と出会った私は、あまりの便利さに自社にも導入したい!ゆくゆくはこれを自分たちのお客様にも広めたい!と思うようになりました。


現時点ではまだ本格導入できていないのですが、今回は、私がツールを導入したいと思った理由や、外部ツール導入の過程で悩んだり感じたりしていること(現在進行形です!)を生の体感が薄れないうちに書き起こしてみようと思います。

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■そもそも日程調整ツールとは

個人的なイベントや飲み会の日程調整などで使ったことがある方も多いかもしれませんが、
簡単に言うと、参加者それぞれの希望日をふまえ日程を自動的に調整できるツールのことです。

最近は会議や打ち合わせといったビジネスシーンに特化したものや、歯医者さん・ヨガなどの大人向けスクールの空き枠を見やすく表示できるものなどタイプも様々。世の中にも次々増えてきている、最近注目のツールです。

■日程調整ツールとの出会い~ヨネザワの場合

コロナの影響で大きく世の中の営業活動に変化があった今年、私たちも例に漏れずWEBでのお打ち合わせがかなり増えました。

1日多くても3件程度だったアポイント数が移動がなくなったことで倍近くなり、加えて毎回WEB商談の入室用URLを発行する手間も増えて、この作業どうにかならないかな…と思いながら日々を過ごしていました。

そんな時に、以前名刺交換をした会社からたまたまメールマガジンが届きます。「もしまたご興味があれば詳細説明希望日をコチラからご選択ください」とあり、記載されたURLをクリックすると画面に選択可能な日程がカレンダー表示されました。

サービスそのものよりもこの機能に興味が湧き(ごめんなさい)、試しに希望の時間を選択して自分の名前とメールアドレスを入力すると、なんとその直後自動で確認メールが届いたのです。メールには当日使用するWEB会議ツール・zoomの入室用URLも記載されていました。

あまりの便利さに、これをぜひ自分たちでも使えるようにしたい!と思うに至ったのです。


■日程調整ツールのいいところ

実際に調べれば調べるほど、導入のメリットがたくさん見えてきました。

・そもそも、簡単・手間なし
実際の日程調整ですることは特定のURLを送るだけ。事前に自分のカレンダーを見ることも、候補日を押さえることも、日付をメール本文に転記することも必要ないのです。

・常に最新の候補日時を相手に表示させられる
ツールと自分のカレンダーを連携しておくことで、URLから遷移した先で候補日時として表示されるのは常に最新の自分の空き枠ということになり、ダブルブッキングが起きなくなります。

・確認メールの作成・自分のカレンダーへの反映の手間がなくなる
相手には画面上で希望日時を選択したタイミングでほぼタイムラグなしに確認メールが届きます。
また、トライアルで利用してみて初めて知りましたが、日程を選択した相手側に確認メールが届くのと同時に自分にも同様のメールが届き、更にはカレンダーにも自動反映されるというハイテクさなんです。

私が今回トライアルしているツールではWEB会議ツールの入室用URLも自動発行されて、双方への確認メールと自分のカレンダーに自動反映される予定の詳細欄に記載されるようになっていて、これまた非常に便利だなと感じています。

■ツールの選定で気にしたこと・導入障壁

実際に日程調整ツールを導入しよう!と決めてから悩んだポイントや乗り越えた(乗り越えようとしている)壁もありました…。

・実現したいこと・必要な機能をきちんと想像する
これが意外と大変でした。知らないツールでは何が解決できるのか分からない…と始めは思っていましたが、いざ導入しようと思うと「これができないと困る!」「ここまで自動化されてほしい!」という欲が出るものです。

私が実現したかったのは以下のような点でした。

・自分がお客様とのお打ち合わせ日を調整したい
・営業アシスタント(インサイドセールス)に自分のお打ち合わせ日を調整してほしい
・1対1メールで簡単に候補日を送りたい
・メールマガジンでも使ってみたい
・HPのお問合せページから詳細説明の希望日調整画面に誘導できるようにしたい
・WEB会議ツールのURL発行を効率化したい
・2社双方から複数人同席する場合にも使いたい
・3社間の調整でも使いたい

探せば探すほど世の中には便利なツールが溢れています。どれも日程調整ができるツールという共通点はあるものの、利用できる機能・実現できることや得意なことはさまざまだと知りました。
必要な機能がついているかどうか、導入前に確認できていれば、もっと理想のツールに出会うまでに近道できたかもしれないなと思います。

・使用頻度・使用人数をざっくりでも決めておく
日程調整ツールの多くは、無料プランから有料プランまで揃っています。
1か月の中で日程調整する回数や、利用人数(アカウント数)等によって
プランが分かれているケースが多いので、ざっくりとでも、あらかじめどれくらいの頻度で使用するのか考えておくと良かったです。

アカウント数無制限のプランの場合には、複数部門に合同での利用をもちかけ、月額固定費を按分して導入するのも良いと思います。
(実際に私はこうしました!導入ツールの比較検討も、一緒にしてくれる仲間が出来た心強さもあり、結果的に良かったです)

・セキュリティレベルもきちんと確認する
もともとFAX等でたくさんの宛先に情報を届けることを生業とする通信事業者のネクスウェイは、外部ツールの導入にかなり慎重です。

特に今回の日程調整ツールは、私たち従業員のカレンダー登録情報を外部と連携することや、お客様の社名・メールアドレスをお預かりして日時・WEB会議URLを自動送信メールすることなど、ネクスウェイのセキュリティ部門としては不安要素が盛りだくさん。

多くの企業様で導入実績があったとしても安心材料の理由にはならず、チェックにもかなりの時間を要します。

ツールのベンダーさんにも提出いただく書類が山ほどあり、こんなに厳しい会社は初めてかもしれない…とお声をいただいたほど。

本格導入への道のりはまだ少し険しいように感じますが、世の中が大きく変わり、私たちも営業活動で新たに実現したいことが生まれたときにこそ、会社の目線で守らなければならないことを示してくれる存在の大きさを噛みしめています。

前回の【ヨリヨクラボ メルマガ】松波執筆回・「我が社の守護神」でも
近い話がありましたが、あらゆる想定をして守ってくれるセキュリティ部門がいるからこそ、新しいチャレンジや日々の仕事が成り立つんですよね。


■最後に~日程調整ツールとネクスウェイの今後

まずはこのツールの便利さを身をもって体験するとともに、もっとこういう機能がほしい、をベンダーさんに返していくことで、一緒にツールを育てていけるパートナーのような存在になれたらと思っています。

10000社のお客様のお手伝いをさせていただいているネクスウェイが、こういった効率化ツールをどんどん対お取引先様に使っていくことは、ビジネスシーンでの日程調整ツールの利用をスタンダードに押し上げられる可能性すら秘めていると思っているのです!

そして、もし本当にこの日程調整ツールが便利なものだと世の中でも存在を認められていくようになった時には、ネクスウェイの既存サービスとの掛け合わせの夢も広がるのでは…?と思っています。

例えば商品紹介の郵送DMで、詳細説明を希望する人が日程調整する用のQRコードを付けてみる、セミナーや説明会集客のFAXDMで、参加希望日時の選択ができるQRコードを付けてみる、個人宅の水道メーターや空調の点検のおしらせショートメール(SMS)で、そのまま日程調整画面に遷移できるURLを記載する…などなど、“日程調整”のキーワードにおいて使い方は無限なのでは…!?と思うのです。

もし、これを読んでくださっていて上記のような使い方に興味をお持ちいただけた方、もっとこんな使い方があるのでは…?と思い浮かんだよという方は、ぜひこっそりご連絡いただけたらとっても喜びます。

ぜひ一緒に、日程調整ツール利用のさきがけになりましょう…!


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