ミニマリストは仕事が速い
あなたは仕事や日常生活で、
モノを探すことはありますか？
・あのとき使った書類はどこだっけ？
・ハサミはどこに置いてあったっけ？
・冷蔵庫には何が入ってたっけ？
このモノを探している時間が
あなたの生産性を著しく下げています。
ある調査によると
人は一日に平均して10分間探し物をしている
と言われています。
パソコンの中の探し物を含めると
これ以上の時間を費やしてると思います。
一日10分と言われるとたいしたことないと
思われるかもしれませんが、
一週間で１時間、
１ヶ月で４、５時間を
ただモノを探すだけのために費やしている計算になります。
これだけの時間をモノを探すために使っているのは、もったいないと思いませんか？
この無駄な時間を省くために
二度と同じモノを探さない工夫
をしましょう。
１．そもそもモノを減らす
まずは、不要なモノを減らしましょう。
モノが多いと、それだけ探す時間も増えます。
不要と感じるものは、徹底的に捨てましょう。
「もしかしたら必要かも」と
思っているものは、大抵不要なものです。
・購入したものの空き箱
・しばらく着ていない洋服
・かなり前に使った書類
・机の奥にしまってある小物
・６〜７割くらい読み終わった本や雑誌
こういったモノが部屋やオフィスにあるなら
思い切って今すぐ捨てましょう。
書類については、保管しておかなければいけないものもあると思うので、次の項目で説明します。
２．全てデータ化する
書類は全てデータ化しましょう。
ペーパーレスにしましょう。
書類はそのまま置いておくと
デスクの面積を占有したり
引き出しの容量を圧迫したりします。
特別な理由がない限り、絶対にデータ化しましょう。
おすすめはスキャナーを使ってPDFにすることです。
PDF形式のデータにしたら、
パソコンの中にデータとして保管しておき
実物の書類は捨ててしまいましょう。
すると、今までデスクを占有していた書類は無くなります。
もし後から必要になってもパソコンの中から検索すればOKです。
以下のような形のスキャナーであれば
コンパクトで余計なスペースをとらないのでおすすめです。
また、データ化しておくことには
以下の２つのようなメリットもあります。
１．最後にそのファイルを変更した日時が自動で記録されている
パソコン上のファイルは、
最後に更新された日付が自動で記録されているので
よく利用しているファイルなのか、
ほとんど使っていないファイル（捨てても良いファイル）なのかが一目瞭然です。
このファイルの更新日を見て、
また不要なファイルを捨てていくこともできます。
２．クラウド上に保管しておけば、スマホからでも見れる
社外秘のデータは絶対にダメですが、
プライベートで必要なファイルはDropBoxやEvernoteを使うことで、
パソコンからだけではなく、どんな場所でも、どんなときでもスマホからデータを確認、更新することができます。
３．10秒以上探さない
ここまでモノを極限まで少なくする話をしてきました。
書類を全てデータ化したとしても、
結局パソコンの中のフォルダを探すのに時間を使っていたら意味がありません。
あるファイルを探すのに10秒以上かかっていたら、それは適切に整理されていません。
10秒以内に目的のファイルを探せるように工夫をしましょう。
フォルダの分け方のコツは、
こちらの記事などを参考にすると良いでしょう。
まとめ
プラスの積み重ねのことを努力と言いますが、
マイナスの積み重ねは無駄です。
今までマイナスの積み重ねだった無駄な時間を
努力の時間に置き換えましょう。
・できる限りモノは捨てて、最小限にする
・全てデータ化する
・10秒以上探さない分類をする
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