「完了した事」を増やす　2021/11/25

タスク管理には4つのステップがあることは知っていますか？
必要な作業を書き出すToDoリストは有名ですが、他にも“いつ”、“誰が”作業をするかを明確にする思考メソッドがあります。

ToDoリストをフル活用するためのコンセプトと実際の使い方をまとめました。

タスク管理に便利なGoogleカレンダー

将来のタスク管理にも、過去の振り返りにもおすすめなのがGoogleカレンダーを使った管理方法です。タスクをスケジュールとして全て配置していきます。

こうすると作業タスクを忘れることもありませんし、打ち合わせとかぶることもありません。

さらに、同僚や上司とスケジュールを共有すれば、何をしているのかも報告する必要もなく便利です♪

そして重要な過去の作業も振り返れます。
作業に何時間かかり、その効率はどうなのかと振り返ることができます。

では早速ToDoリストを作っていきましょう！

①やらなくてはいけない事（ToDoリスト）

忙しい毎日を過ごしていると“頼まれる事”、“やらなくてはいけない事”など作業はどんどん流れてきます。それこそ大雨の後の川のように。
しかも、リモートワークが定着してきた現在はチャットやWEB会議などでタスクは積み上がる一方です。

頭の中ではしっかりと覚えているつもりのタスクですが、人間は忘れる生き物。水が低きに流れるように物事を忘れていきます。驚くほどあっという間に忘れていきます。

そこで必要になるのがタスク管理。
“何を”
“いつまでに”
“誰が”
“どのクオリティまで”
やるかを明確にして重要なものから優先的にやっつけていく方法です。

優先的にやらなくてはいけない作業はあっという間に出てくるのですが、実はもっと重要なのは辞める作業を探すことです。

パーキンソンの法則としても有名ですが、
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
というものがあります。
どんな作業でも時間を埋めるために、実際には成果に直結しない作業も巻き込み、あたかも重要な意味を持つように意識してしまうのです。

怖いですね。際にこんなこと聞いたことないですか？
「先任者がやっていたことを、引き継いだまま行っていました」
「社内プレゼンのために見やすいデザインを残業して完成させました！」
「すべてのクレームに対応できる完璧な返答マニュアルを作りました！」
「勉強をするために、机をきれいに掃除しました」←試験前の学生

優先度の再認識も、劣後順位の認識もなく漫然と作業をしていると、意味のない作業を永遠と行い続けることになります。それは個人にとっても、組織にとってもいいことは一つもありません。

“求められているものは何か”を再度見直すきっかけをくれるのも、ToDoリストのいいところです！

②やっている事（Doingリスト）

ToDoリストには優先順位を決める効果があります。
重要なタスクをカレンダーの“今日”にプロティングするからです。

しかし、10分で終わる作業もあれば、1時間かかる仕事もあります。
顧客への電話、メール返信は10分で終わりますが、事業計画や新事業の販売、経営計画などは1日あっても足りません。

Googleカレンダーは15分ごとにスケジュールにタスクを入れられるので、全てのタスクをぶっ込みます！”いつ”と”どこまで”やるのかを頭の中からGoogleカレンダーに配置します。

同時にできる作業できるタスクは基本一つだけ。
気晴らしに2つ目を走らせてもいいのですが、効率ががくんと落ちます。

例えば
「ECサイトにアップする画像の切り抜き作業（手で行う作業）」
をしつつ、
「来月のEC売上を実現する企画を考える」
この時点でだいぶ無理があります。
基本は一つの作業を終わらせてから、次に移るです。

Doingリストを見ていると自分が各作業に使う時間が見えてきます。
これが現在のあなたのキャパシティーです。
定期的にしっかりと見なおすのが重要です。

個人的にも役に立つのですが、マネージメントにはもっと役に立ちます。
新入社員や新しいスタッフにはマクロマネージメント（細かなタイムマネジメント）を行うべきです。そこでスタッフと管理側が振り返りに共通でGoogleカレンダー上のスケジュールを見ながら共有をすると理解が進みます。

・テレアポは30分で10件
・定例レポート制作に3時間かかっているけど何があったの？
・企画つくりは思考と資料つくりを分けたほうが良い
などなど。

気をつけたいのは共通認識を強めるツールだということ。
使った時間が想定より多い＝悪ではありません。
「俺だったら30分でできることが1時間半かかっている！なんでだ！」
ということではありません。

Googleスケジュールに書いている時間配分が、どうしてなのかコミュニケーションをして理解することが重要です。
「実は新しいレポートフォーマットにした方がクライアントの理解が進むと思い改善をしておりました！」は悪いことではありませんね。

自分で”いつ”、”どのクオリティーまで”タスクを行う、頭の中を空っぽにしてカレンダーに置いていきましょう！

③頼む事（To Askリスト）

一人で仕事を回していくのは限度があります。
しかも、大きな仕事にできません。
つまり、人に頼むタスクが出てきます。

この依頼する概念はとても重要です。
うまくタスクを頼める人は仕事がどんどん大きくなっていきます。
反対に自分の方が早い、と言ってタスクを頼めない人は足踏みして前に進めません。

通常のToDoリストには依頼する項目はありません。
しかし、本来はdoing＝自分タスク、ask＝依頼者タスクと明確に分けて管理するべきです。なぜかというと、使う脳みそと優先順位が違うからです。

まずは使う脳みそ。
企画を考えたり、手を使ったりするのはあくまで自分です。
なので、ぼんやりした完成イメージでも作業途中で完成像が固まってくることもありです。しかし、人に頼むとなるとぼんやりはした完成イメージはNGです。

明確な完成イメージを共有できる指示を与えないと、あなたと依頼者の二人の時間が削られていきます。完成イメージの作り方が逆になります。

次に優先度。
人に依頼するには時間に余裕を持たなければいけません。
自分の仕事であれば最悪寝ないで(基本避けてください)、別の仕事を押しのけて完成させることもできます。
しかし、依頼するには最長の時間で考えなければいけません。
想定していないものが依頼者から上がってきた場合に修正をしてもらわないといけないからです。

えー、面倒くさい。
それならば自分でやったほうがいい？
いえ、違います。

何度も依頼をしていると依頼者からのアウトプットの質が上がりますし、双方の時間短縮もできます。
自分と同じ思考ができるパートナーが一人、二人、さらには10人になっていきます。
これは大きな喜びであり、そして、さらに大きな仕事をこなすことができるようになります。

社会人の早いで段階で、人に頼むこと、完成品を自分のイメージに近づけることができるようになると、人材価値も大きく上がります。

④完了した事（Doneリスト）

そして、完了したこと、です。

全てのタスクはこの完了したこと、Doneリストに入らなくていけません。
このスペースがその他のスペースよりも大きくなっています。

ToDoリストを作って満足していませんか

まとめ

マネージメントの大家であるピーター・ドラッカーも若き日にメンターから言われたようです。

頭を振り絞ってToDoリストを作り、そのリストをメンターに見せたそうです。そこで言われたのは、「こんなんじゃ全然ダメだ。完了しているタスクが少なすぎる」だったそうです。

タスクは自分で手を動かすなり、依頼するなりして出来るだけ速やかに完了まで持っていく。Doingできるのは多くて二つです。それ以上のタスクをあげても完了に至りません。

地道ですが優先順位を決めて、一つづつこなしていくしかないようです。

---------
みなさまからいただく「スキ」がエネルギーになります、記事を読んで「へー」と思ったらぜひポチっとしていただけるともっと頑張って記事書きます！