【テイクアウトを始める飲食店向け】簡単カスタマイズな自動受付管理フォームの作り方(Google活用編）

はじめまして。みんなで作るおひとりさまグルメアプリ「ソロメシ」を作ってる松本と申します。

僕たちのアプリは「おひとりさま」と飲食店のマッチングを提供しているのですが、コロナウイルスの影響を受けて、テイクアウトメニューの掲載と、テイクアウトOKやおひとりさま歓迎などのPOPデータの無料提供を始めました。

が、僕らはテイクアウト用のアプリじゃないので、予約を受けたり管理する機能は持っていません。なので、少しでも受付管理をしやすくするためにGoogleフォームとGoogleスプレッドシートを活用した受付管理をするためのサンプルフォームを作ったので、そのフォームの無償提供とカスタマイズの仕方の情報提供をします。（ユーザーの立場で見ても、電話というハードルが高い方が増えてるので、フォームから受けられるのはよいと思ってます。）

ソロメシに無料掲載頂ける店舗様向けの情報でしたが、飲食店様のお役に立てるのであればと思って、公開しますので、もしお役に立てそうな飲食店があれば、ぜひシェアしてください。僕より詳しい人も多いと思うので、ブラッシュアップしていけるようであればと思っています。

※あくまで簡易的なものですので、テイクアウト専用システムのように、決済や悪意あるユーザー排除の仕組みは備えていません。動作確認やフロー確認はしておりますが、個別利用に関してのトラブルまでは責任を負いかねますので、ご了承の上、ご利用くださいませ。

完成イメージ・フロー

今回ご紹介するのは、受付フォームの作り方（今回はゼロから作らず、弊社作ったサンプルをカスタマイズ）と、受付した内容を確認・通知する仕方をお伝えします。百聞は一見にしかず！まずは、受付フォームのサンプルを確認してみてください。（下線がある文字をクリックするとリンク先に飛びます）

事前に用意するもの

・Googleのアカウント　Googleアカウント作成はこちらから

サンプルフォームをダウンロードする

当初ゼロからフォームを作る方法の記事を作ったのですが、サンプルをお店ごとにカスタマイズしたほうが早いし、楽だなと思いまして、サンプルフォームを皆さんにご提供します！

①こちらにアクセス
②上記画面で、左上の紫のアイコンと「テイクアウト受付サンプル…」と書いてあるファイルを右クリック（Macでは「副ボタンのクリック」や「『control』キーを押しながらクリック」という表現らしい）
③表示項目の中で「コピーを作成」をクリック

④左下に「マイドライブに「テイクアウト受付サンプルフォームのコピー」を作成しました。と表示されるので、その右にある「ファイルの場所を表示」をクリック。もしくは、画面左側に並んでいる「マイフォルダ」をクリック

マイフォルダに、「テイクアウト受付サンプル…」が格納されていればOKです！これが自店舗のオリジナルの受付のフォームの元になります。ここからはどうやって自店舗向けにカスタマイズしていくかをご案内します。

フォームをカスタマイズする（基本情報）

フォームを開くと、上記の編集画面が立ち上がります。
①フォームのタイトル：店舗名テイクアウト受付フォーム
②フォームの説明：基本情報や注意事項（キャンセル規定や、受け取りのルールなど）を書いておくとよいかと思います。

フォームをカスタマイズする（メニュー情報）

下部はメニューを登録するのに使います。
①質問（フォーム上の名称）：メニュー名と金額（税込・税抜も）
②説明：メニューの推しの一言を入れておきましょう！

次は個数選択の修正です。回答形式は色々と選べますが、サンプルの通り、「ラジオボタン」でよいかと思います。個数追加したい場合は、「選択肢を追加」を押すと追加ができます。消したい場合は項目の右側に×が出てくるので、クリックして消してください。「その他」はお客様に個数指定してもらうことができます。

※作業中に「説明」部分が消えてしまったら、右下に●が3つ並んだアイコンをクリックすると、「説明」という項目があるので、そこをクリックすると復活します。

メニューの追加のやり方は2つ。
・完成しているメニュー情報をコピーする
・ゼロから作る
のどちらかです。完成しているメニューをコピーするほうが楽なので、オススメです。

フォームをカスタマイズする（受付情報）

＜受け取り希望時間＞
こちらはお店の状況によって検討してください。
Aパターン：●分後で登録してもらう。自由記述も可能。
Bパターン：日付・時刻を登録してもらう。
比較的いつでもOKなお店はAパターン？前日までに予約する必要がある店舗などはBパターン？
利用する質問項目のタイトルの「●パターン」の削除と、使わないパターン自体の削除（ゴミ箱ボタン）をお忘れなく。

＜お客様情報＞
特に修正必要ないかと思います。電話番号についてはGoogleフォームで入力内容を検証する機能があるので、入れ間違いを防ぐための設定をしています。

フォームをカスタマイズする（最終確認・受付通知）

＜最終確認＞
トラブルを避けるために、お客様に「チェックボックス」でチェックしてもらうようにしています。必要に応じて、追記したり削除したりして下さい。（お店の電話番号の修正お忘れなく！）

もし、修正した場合は全部の項目にチェックしないと進めないようにするために、「選択する最低個数」を質問数と一致するように数値を入力してください。

＜受付完了メール＞
注文いただいた際にお客様に表示するメッセージがあります。この点に改めて注意事項を表示したり、お客様をお待ちしてます！のような嬉しくなるようなメッセージをいれるのもよいかと思います。

＜受付完了表示＞
予約頂いたお客様にオーダーいただいた内容をメールで送る設定ができます。この場合、お客様にメールアドレスを登録してもらう手間が発生しますので、それが嫌で予約から離脱してしまうお客様もいるかもしれませんが、店頭でメールを見せてもらうなどのオーダーの確認には使えるかと思います。

フォームをカスタマイズする（デザイン）

色を変えたい・オリジナル感を出したいという場合は、右上のパレットマークから背景色を変えたりの設定ができますので、お好みでどうぞ。
ここまでやればフォームは完成！お疲れ様でした！

フォームをお客様に案内する

作った受付フォームをお客様に紹介するための方法です。
右上の送信ボタンをクリックすると、フォームを送信という画面が立ち上がります。そこの鎖のようなアイコンをクリックすると、作成した受付フォームにアクセスするためのURLが表示されます。可能であれば、URLを短縮にもチェックをいれ、短くした状態でコピーボタンを押しましょう。

こちらを自分のHPや、Facebook、Instagram、Twitterなどに貼り付けましょう！ソロメシでも無料掲載お受けしております。

もし、QRコードで貼り付けたいという場合は、QRコード作成サービスのページから、コピーしたURLを貼り付けて作成してください。

フォームからの注文を確認する環境を作る

ここからは受けた注文を確認するための方法です。フォーム作成上部に「質問」「回答」が表示されていると思いますが、「回答」をクリックし、画面右側上部の緑のアイコンをクリックしてください。回答先の選択という画面が出てくるので、「新しいスプレッドシートを作成」をクリックすると次のような画面が立ち上がります。

上記、一覧画面が出てくれば成功です！タイムスタンプというのはお客様から受け付けた時間になります。フォームから注文が入るたびにこちらに自動で追加されます。

注文通知が届くようにする（初級編：メール）

現場でいちいちこのシートを確認するのは大変なので、注文を受ける度にメールに通知が届くように設定することが可能です。

先ほどの受付フォーム作成画面の「回答」のページに戻って、回答一覧の右上上部にある黒丸3つのアイコンをクリックして、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」にチェックをつければ、自分のgmailにメールが届きます。

注文があった場合には上記のようなメールが届きます。

注文通知が届くようにする（中級編：LINE）

LINEで通知を受けることもできますが、別のシステムを活用しての設定になりますので、今後別の記事にてご案内する予定です。もう少しお待ちください。

最後に

＜法律の遵守＞
テイクアウトを始めるにあたり、色々な法律を遵守しないといけません。そのあたりは、他の方がまとめていただいているので、ご一読をおすすめします。
①テイクアウトに挑戦するお店のチェックリスト
②【飲食店向け・第２弾】新型コロナウイルス対策下のテイクアウト営業について知っておくべきこと

＜Googleマイビジネスの設定＞
Googleマイビジネスでも、テイクアウトやっています。という表示設定ができるので、そちらもお忘れなく。

ソロメシでは飲食店の応援をしています

＜テイクアウトメニュー無料掲載＞
冒頭でもご案内しておりますが、ソロメシはおひとりさまと飲食店をマッチングするiOSアプリを運営しています。元々は「その場で」「おひとりさまOKで」「美味しい一品で」探す外食アプリだったのですが、外食じゃなくテイクアウトでもコンセプトは活かせるという判断から、今回テイクアウトメニューも掲載対応させていただくことになりました。

テイクアウト専門サービスではないので、多少のご不便さはご了承頂き、2020年中は掲載費用無料にて対応させて頂きます。掲載はこちらから

＜POPデータ無料提供＞
店頭で掲載できるPOPデータを作っています。以下のようなデザインをいくつか用意しています。弊社HPからダウンロードください。おひとりさまは4年で1兆円、120％伸びている市場です。コロナ自粛明けは団体客ではなく、おひとりさまから回復していくと考えています。先を見越した準備に活用ください！ダウンロードはこちらから

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長くなりましたが、少しでもみなさんのお役に立てると幸いです！