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機能が多くて使いこなせない!ベストなプロジェクト管理ツールの選び方とは?

■ワークフロー|タスク自動化|無料プラン|ドラッグ&ドロップ操作などから、ベストなプロジェクト管理ツールはZoho
■付箋で管理するシンプルなTrello、マーケティングキャンペーン管理のWRIKE、エンジニア向け複雑なタスク管理はLiquidPlanner
■チャットやダッシュボード機能などリモートワークに最適なTeamwork、リソース管理に優れた大企業向けのCeloxis、ガントチャートに特化したTeamGantt
https://www.quicksprout.com/best-project-management-software/

「プロジェクト(PJ)とは、開始日と終了日があるもの」と記事の中でも書かれていますが、プロジェクト管理ツールを導入するのであれば、「終わりがある仕事」である必要があります。

(もちろん、プロジェクトによっては炎上して、デスマーチ化している場合もあるけれど)

PJ管理ツールの基本機能としては「データストレージ」「モバイルアプリ」「外部アプリとの連携」「コミュニケーションツール」などさまざまな機能があります。加えて時間管理、タスク自動化、予算管理などツール独自の追加機能まで合わせると、使いこなすのにもそれなりの努力が必要になります。

そんな時に、どういったポイントからPJ管理ツールを選ぶべきか?

1つ目は、プロジェクトの複雑さ。複雑さというのは「同時並行で、いくつのタスクが動くか?」になるのかと思います。

例えば自分のWEB開発現場で例えれば「デザインを作ってコーディングする」というPJであれば、それほど多くのタスクが同時並行で動くことはありません。基本は「画面設計→デザイン→コーディング」といった形にて、1本道でタスクが進んでいきます。このようなシンプルなPJであれば、TeamGanttやTrelloなど、シンプルなタスク管理ツールが最適になります。

2つ目は、一緒にPJを進めるメンバーのオンラインタスク管理ツールへのリテラシー。自社のメンバーはもちろんのこと、お客さんもPJ管理ツールを共同で使う場合、お客さんを含めた各メンバーのリテラシーを予め理解しておく必要があります。

全体のリテラシーが高ければ、予算管理やタスク自動化など必要な機能に応じてLiquidPlannerやCeloxisなどを使うべきです。一方リテラシーが低い場合、高機能なツールを導入すると使い始めの学習コストが高く、最悪の場合はお客さん側がツールを使い切れず、EXCELなどでの管理に戻ってしまうというパターンもあります。

自分もこの失敗、何度かやっちゃいました。

3つ目は、外部のツールとの連携が必要になるか。例えばPJ管理ツールで同時にGit等を通じてソースコード管理を行う場合、PJ管理ツールとGitが連携している必要性があります。

また、PJ管理ツールとしてコスト管理等まで含む場合は、コストを社内のツールと連携して管理する必要もあるかもしれません。そういった複雑な外部ツールとの連携が必要な場合、LiquidPlannerなど高機能なツールを導入する必要が出てきます。

読んでくれた方、ありがとうございます。個人的にはあまり難しいツールを導入するより、Trello・スプレッドシート・slackなどを連携させ、シンプルかつ最低限の学習コストで、PJ管理を進めていくことが、好きだったりもします。

良ければTwitterもぜひ。よろしくおねがいします。


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エンジニアに憧れるWEB開発のディレクター10年|海外デジタルマーケ|DMPとMA辺りにちらほら|HTML/CSS/jQUERY/php/Laravelちょっと|1日1海外デジマ記事を読み解いています。
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