【失敗例】集計表に集計値に直入力していた🌧️

現在の職場に入社してすぐ求人広告の効果を集計する表を毎週更新して欲しいと言われました。
しかしその表は欠陥だらけでした。その思い出です。
現在はkintoneを導入して解決してます😆

集計表に直接入力の依頼😱

週単位で求人広告効果を集計する表を毎週更新して欲しいと言われました。
どの一覧表を見て入力するかなど確認して、データ登録先を聞くといきなりExcelの集計表に数字を入力とのこと。

✖ 入力するべき欄を探すのが大変
✖ 項目が増えた時も書式設定などすっごく面倒

間違えてるって言われても調べられない💦

応募者一覧表はあったのですが、データから数式とかで算出しておらず、他の表をExcelのフィルタ機能でフィルタをかけたりして数えたものを入力していたとのこと。
言われた通りにはしたのですが、数日後
「数字が間違ってる」
と言われました。

✖ そもそもの根拠の一覧表がExcelで更新履歴がわからない。
　　（データが行ごと削除されたり更新されいてもわからない。）
✖ 集計日はその数字だったのにとモヤモヤする。

データは入力表に集計表は入力表を集計する💡

このままではなんでその数字を算出したか根拠なく、ひたすら間違いの多い人扱いされる😓と感じ、集計表を丸々作り直すことにしました。

🍥 データ表と集計表シートを分ける
🍥  データ表は当日時点のデータをコピペ
🍥 集計表はその年度のもの一年分をいっぺんに数式で埋めておく

毎週コピペするだけの更新で根拠も示せたものの新たなる問題点⚠️

集計表は新しいなり、毎週一度コピペするだけの仕組みに。
しかし
「表が間違ってる」「表が更新されてない」
などとまた言われたのです。
そんなバカなと確認すると

✖ 数式が壊されてる(数式消して上から数字直で入力されている)
✖ Excelのオプションの自動で再計算が無効にされてる

数式の結果が思い通りでないと数式消して上から数字直で入力する人がいたんです😭
自動再計算が無効にされたのは、やはり数式が多く再計算されると待ち時間が増えるからだと思います。

失敗のまとめ💨

数式消し人間に関してはシートの保護で対策。
ただしExcelオプションの自動再計算無効に関してはいつの間にかなるため対策できませんでした。
データ量が多くなると数式の再計算が遅いので無効にする人がでるんだと思います。

kintone管理になった現在🌟

kintoneで同じデータを扱うようにしてすっかり改善です。

🍥 データのCSVを毎週インポートするだけで作業完了です✅
🍥 年度毎にExcelBookを作らなくてよくなりました。
🍥 グラフ機能を使って集計結果が即表示されます。
🍥 担当者が自分の数字のみ知ることもグラフ機能でできました。
🍥 勝手にレコードを削除できません。

集計データの入力表を作成していたためデータ関係は、kintoneに即取り込めるデータの形で保存していたため、kintoneへのデータの移行もスムーズにいけました😆ラッキーでした。

読んでいただきありがとうございました🙏