バックオフィスが新しい働き方を手にいれるための話
こんにちは！仕事が楽しい社会人７年目、ののんです！！！
こないだのクラウドサインの導入の記事ですが、読んでくれましたか！
投稿してそっこークラウドサインの運営会社の社長さんに見つけていただき、シェアしていただき・・ほんと感激でした。ネットってすごいね。
今日は何か結論があるわけでもないのですが、とりとめなく私の頭を悩ませていることの話をしようと思います。
在宅勤務への移行と新しい働き方。
コロナも落ち着いたかと思いきや、東京では感染者数がまた増えていたり、落ち着かない日々が続いております。
そんな中、当社はコロナ期間中は基本在宅推奨。
わたしのいるチームも、最低限の出社に抑え、契約書や押印などの対応がある際に出社したり郵便対応したり・・という感じでした。営業さんもWEBの商談に切り替え、それによる機会損失は許容しようという姿勢をボードメンバーが打ち出してくれたので、ほぼ９割の社員が在宅してたと思います。ここまでスムーズに切り替えられたのは、人事のメンバーや情シスさんたちの頑張りあってこそ・・ありがたや・・
それに加えて普段からチャットワークのコミュニケーションやZoomの利用に慣れているいわゆる今時ベンチャーで、若いメンバーも多いので、ITリテラシーもそこまで絶望的ではないことも、在宅への移行がうまくいった要因ではと思います。感謝。
問題はここから。コロナが落ち着いた後の新しい働き方について。
当社でも今後の働き方どうする？が議論になってきており、そんなプロジェクトにもアサインしてもらえそうな今日この頃だからこそきになるこれ！！
「パフォーマンスが最大化できるところで働こう」
最近いろんなところ（Facebookとか、Wantedlyとか！）で、こういった言い回しを見かけるのですが、なにこれ！！！誰にとってのパフォーマンスなの！！！
総務にとってパフォーマンスをあげる、とは。
趣旨はもちろんわかるんです。
何よりも自分やチームに与えられた役割を果たすために、家族がいる人は在宅すれば良いし、オフィスの方が集中できる人はオフィスに出社すればよい。途中で休憩挟んで戻ってきても良いし、なんなら朝ゆっくりしてから出社してもよい。わかる、すっごいよくわかるんだけど！！！
ここで難しいのは、私たちバックオフィスの仕事環境について・・・
マーケもデザイナーもエンジニアも、セールスも、在宅できるようになりました、という状況でも、バックオフィスはそうはいかない。
どれだけ頑張って電子契約導入したとしても、郵便どうする？という問題は残るし、オフィスの環境整備や管理もあるし・・と思ってたところにこんな記事。
こんな不満持ってて仕事してても良い仕事できないよね、どやったら私たちバックオフィスのパフォーマンスあげれるのさ。
そもそも、在宅勤務できる＝勝ち組、出社しないといけない＝遅れてる、みたいな構図が世の中に出来上がってますが、これ、ほんと？
もちろん在宅勤務で働きやすくなった人たちも居ると思う。今回のコロナの件で在宅へのハードルが下がって多様な働き方が認められやすくなったのも事実。
だからといって出社は悪か？対面でのコミュニケーションは全く不要と思うかというと、そうではないし、やっぱり直接の方が聞きやすいことも、わかりやすいことだってたくさんある。
多様性が尊重されるのは良いけれど、それにより犠牲になっていることはないか？と考えた時にでてくるのが、わたしたちバックオフィスの働き方なんです。
その他の部署では扱わないが、会社にとって必要不可欠な業務のすべて
バックオフィス、特に総務の仕事内容は一般的に「その他の部署では扱わないが、会社にとって必要不可欠な業務のすべて」なのです。
うん、もっかい見てみよう。
「その他の部署では扱わないが、会社にとって必要不可欠な業務のすべて」
そうなんだよ。会社のいろんな職種の人たちがいろんな働き方をしてる裏で、バックオフィスのみんなは、粛々と郵便も、契約書も、押印も、ファイリングも、請求書の発送も、こなしてくれてるんだよ。それがないと回らないってわかってるから、責任感でやってくれてるんだよ。
そこに目を向けない新しい働き方なんて、一部の社員が我慢して、一部の社員がいい思いをしてるだけとしか言えないと思う。の。だ。
でも、そんなこと言ったって変わらないので自分たちで新しい働き方を手に入れるためにできることを考えたい！！！そこで！！
自分たちで新しい働き方を手に入れるには。
そんな課題のために、今いろんなツールがある！！
わたしも教育関係の会社にいたときは、伝票も全部紙で回覧も全部ハンコで、部長をハンコ持って追い掛け回してたけど、IT系の会社に入って情報収集始めて、ツールを導入しまくったら世界が変わったから、導入までは絶対大変だけど、そういうことをバックオフィスからしていくことが大事なんだと痛感しています。
だから、このnoteにはいないかもしれないけど、そんな、ハンコ持って部長のことを追い掛け回してるバックオフィスのみんなに届け〜〜〜と念じながら過去４社経験してきた中で使ったことあるツールや仕組みを紹介します！
人事が働く場所に捉われないためのツールと課題。
まず人事系。わたしの大好きなSmartHR。
入退社手続きを全部オンラインで、っていうと使ってみたくなるはず。笑
あと、セールスフォース使ってるところは、そのIDと連動させて、チームスピリットでの勤怠管理もオススメ。
当社は顧客管理セールスフォースなのでこれが超便利です。
あとはこれも使ってました。人事労務フリー！
人数も少なかったからまだいけたけど、フレックスの対応とかが不十分でなかなか運用でカバーな面も多くて苦労した・・
ちょっと話がそれたけど、人事系はそんな感じ。
勤怠管理とかはあとキングオブタイムとかよく聞くね。
API連携できるシステムも多いイメージなので、良きです。
人事系での残課題は、それこそ３６協定とかの労働局に提出しないといけない書類とか、住民税の書類とか・・行政系がどうしても残ってしまう。こっちからの申告はオンラインでできても、向こうから届くのが郵便だから困ったもんです・・
経理が働く場所に捉われないためのツールと課題。
わたし、経理だけはやったことないんですが。笑
今の会社が使ってるのこれです。ほんと、ユーザー側としても、デザインがシンプルで好き。UIが良いのはおっきい！
あとこれね。人事労務フリーと一緒に会計フリーも使ってました。
経理系は、業務フローもひっくるめて全部変わったりと、導入めっちゃ大変と思うけど、これ取り入れたらとりあえず在宅でもオフィスでも、働く場所を選べるよになる。
後の残課題は、請求書を送ってくる企業・・メールだけにしてって最近当社はいろんな企業にお願いしたけど、７割くらいの企業がしてくれた、システム上無理なんですって言われたところもいくつかあるけど、これはちょっと頑張ったらどうにかなるイメージ。あ。でもそれは取引企業に電話できる規模感だからかな・・大手だとそうはいかないのかも・・
総務が働く場所に捉われないためのツールと課題。
チャットワークを普段から使ってます、チャットツールないともうどうやって仕事したらよいのかわかんない。
わたしは非エンジニアなので、チャットワークのが使いやすいと思う人です。
あとこの在宅推奨の中、気になるのがこれ。
郵便対応のために、週２くらい出社してる人、絶対いると思う！！仲間！！
だからこれ見つけてからはずっとうずうずしてる。
けど、オフィス出社すれば解決することでもあるので、そこの予算との戦いかなあ・・
あとはこれ使ってるとこも増えてるイメージ
これがあれば、社用携帯さえ貸与できればどうにかなるし、営業電話もシャットアウトできるからよいかも。
ただ、今ずっと電話コールならない仕様にしてて、問い合わせはホームページか問い合わせチャットから、という案内で問題起きてないので、ずっとそうするかもという説もある・・お客様側の利便性をどこまで重視するのかって感じです
あとこれです、こないだ書いたクラウドサイン！
頑張って運用してるけどやっぱり注文書とかに角印押したり行政の書類にハンコ押す作業はなかなかなくならない・・体感は、押印が半分担ったという感じで、もうちょっと社内のスタンダードを確立するまで時間がかかるかも、という感じです。
あと向こうからお願いされることが多いのはこれかなあ。
日経新聞さんとかこれ使ってた気がする・・たぶん・・
あ、こないだも紹介したけどワークフローはこれとこれね！
グルージェント、今なんかキャンペーンやってるね。
そして、これだけのツールを頑張って使ってもどうにもなってないのは、やっぱり郵便物の受け取りと、オフィスの掃除とか整備類。
こればっかりはもうどうしたらよいのか・・頭を悩ませてもわかんないから、運用でどうカバーしてくかって感じになるだろうな！！！
というわけでバックオフィスの新しい働き方に必要なもの
やっぱりどこまでいってもわたしたちバックオフィスの仕事は、会社にいる人みんなのパフォーマンスをあげることで、でもそのみんなには、わたしたちバックオフィスも入ってて、妥協せず、とことん、みんなが納得する働き方を模索していきたいと思う今日この頃でした。
そのためには、最新のツールにアンテナをはっておくことも必要だし、移行期で四苦八苦してるバックオフィスの人たちを会社全体で労ってくれる、そんな雰囲気も必要だし、あとはそもそもバックオフィスのチームの一体感というか、「みんなでこれからを考えよう！」っていう雰囲気も大事だよね。
答えがないからワクワクするっていうのはあんまりなくて、規程に則った運用を考える頭になってるから苦手分野ではありますが、規程を作る側に回ってみるのも楽しいんじゃないと思いながら、まとまりのないnoteを終えたいと思います。
またこれも進捗報告しよう！それではまた来週！
なによりみんなが楽しく仕事することが嬉しいです！！！サポートありがとうございます！！noteを書くためのカフェ代🍰☕️にします💕