見出し画像

#43 福kin マニュアルってどうしてる？

ほそぼそと業務改善

マニュアルの必要性

現場に新しいシステムを浸透させる際、実際システムを利用する職員からマニュアルの作成を求められる事があります。

実際にシステムを作る側はシステムの細部まで理解していますが、その頭の中身を現場で使う職員用にアウトプットする必要があり、それがマニュアルという形になります。

いままで当デイサービスでは画面キャプチャしたものを印刷して、クリアファイルに挟んでました。

画像1

最近は現場の職員がだいぶkintoneに慣れて来たこともあり、kintone上でマニュアル管理してみようかなと思い立ちましたが、はて？どのように作ろうか？パッとしたものが思いつきません。

マニュアル作成システムというものもあるのですが、値段を調べてびっくり仰天！とても手がでる代物ではありません。

私自身が日々言ってますが、困ったらツイッターで聞いてみましょう！

というわけで、このようなツイートをしてみました。

一人でもお知恵を貸してくれたらありがたいな、と思ってましたが、想像以上に多くの皆様から反応がありとても嬉しかったです。

その一つひとつがとても参考になるものでしたので、私だけが知るのはもったいないと考えて、このnoteにまとめることにしました。

皆様のアイデアをご紹介！！

Norkz/infinityさん

これ、非常に実用的です。PDFでアップロードするのが味噌で、やはり福祉の現場では紙で見たい方が一定数います。そういった方も取りこぼさない、福祉の現場から出てきたアイデアだと思いました。

作成中のオフィスファイルも同じレコードにアップでファイル迷子を防ぐと。

ちなみにPDFプレビュープラグインはこちらです↓

安藤 満秋さん

文字だけのマニュアルよりも画像があった方が伝わりますよね。

でもリッチエディターって標準機能では画像の貼り付けできないんですよ。しかし、裏技を使えば貼り付ける事ができるんです。

リッチエディターで文字編集＋画像貼り付けでkintone上のマニュアルの幅はだいぶ広がると思います。

ぽろぽろさん

なんとLINEでマニュアル管理しているとのこと！

LINEのノート機能で管理すれば、kintoneを使わずともクラウド環境ですし、日々使うツールなので操作説明の手間もそんなにかからないですね。

この発想はなかったです。

そして、ぽろぽろさんとの会話で思いついたのが、LINEカメラって使えるんじゃないかって事。

マニュアルにしたい事ってパソコン画面の世界だけではないですよね。

テプラの使い方だったり、乾電池を捨てる場所だったり、制服のクリーニングの出し方だったり、往診かばんの中身だったり、現実世界のルールをマニュアルに落とし込みたい事もあるはずです。

初めてLINEカメラなるものをいじってみたのですが、非常に使えました。

まず、アプリを立ち上げて

画像2

撮った写真に文字やペイントでコメントして

画像3

これだけのアプリと共有できます

画像4

もちろんメールで画像を送って、その画像をkintoneに貼り付けでもいいですが、ぽろぽろさんのようにLINEを活用してもいいし、エバーノートに直接送ってそこでマニュアル管理してもいいですよね。

すべてスマホだけで作成可能です。

個人的に写真を「盛る」という行為が習慣になってないので、目からウロコぽろぽろでした。

波多野 謙介さん

なるほど…MarkdownとISMSを調べることから始めました。

Markdownについては実施にコラボフローで使われているブログがあったので貼り付け。

見るとわかるのですが、見やすいです。１レコードの中に目次も作成してあり、使いやすそう。

kintoneマークダウンエディタープラグイン、私も欲しいです。

やはりプロの方は凄いですね。

※ちなみにISMSは情報セキュリティマネジメントシステムの事だと思われます

ぼとむせんさーatやっぱモグさん

こちら、オススメのマニュアル管理です。お知らせとスレッドで管理する手法。

トリセツ用のスペースを作成してそこにまとめています。

「トリセツスペース」を開けば「お知らせ」欄にトリセツの目次一覧が並んでいるので、あとは見たいトリセツをクリックして目的のスレッドにジャンプするだけ。

また、カテゴリがアイコンで分類されているのも視覚に訴える手法でいい感じです。

ちなみにこのアイコンは「えもじ」と打って変換で出てきます(機種依存文字とあるのでもしかしたらwindowsだけかもしれません)。

スレッドは画像が標準で貼り付けられますので、PC画面のキャプチャや先ほどのようにLINEカメラで撮影した画像も容易に貼り付けられます。

作り方も難しくありません。

①作成したトリセツスペースのお知らせ欄に項目をベタ打ちしていきます。

画像7

②各項目のマニュアルスレッドを作成します。スレッドはその項目毎にURLが振られているので、それをコピーして

画像5

③　①で作成した各項目に該当するスレッドのURLリンクを作成します。

画像6

④完成です。お知らせにある見たいマニュアルのリンクをクリックすると、該当のマニュアルスレッドに飛ぶことができます。

画像8

やっぱモグさんが言う通り、ライトコースでも同じ事が実現可能ですよ。

ちなみにスレッドは新しく書き込みしたものが一番上に来るので、その仕様を利用して順番を整理しているそうです。

くりきんとーんさんも同じ様なアドバイスをくれました。

ヤハ_kintoneさん

これは作りての腕が試されます。単純化して文字で伝える。

変に画像のキャプチャとかなくても伝わるものは、ズバッとシンプルに文字で伝えるのももちろん有りです。時間も短縮できますしね。

小林信也さん

そして小林さんのこのツイート、非常に重要です。マニュアルって変わっていくんです。なぜなら実際の業務が変わっていくから。

マニュアル専属職員がいるよりも、やはり現場の変化に合わせて現場の職員がマニュアルを変更できる体制がベストです。

見やすいマニュアルはもちろん必要ですが、作りやすいマニュアルという視点も大事です。

んで、結局どんなマニュアルにしたか？

皆さんの意見を参考にマニュアルアプリのたたき台を作成してみました。

作りは非常にシンプルです。

アプリの設定はこんな感じです

画像9

レコード詳細はこんな感じ

画像10

このレコード詳細のURLをお知らせに記載した目次にリンクを貼ってジャンプできるようにします。

画像11

こんな風にプラグインを使わなくても印刷することもできます。

画像12

当面はこの体制で運用してみて様子をみようかなと思ってます。

おしまい…ではないんです！

なんですが、最後にイシイさんからこんなツイートが

これ、ものすごーーーく気になりません？？

カリンさんも実際使っているようですし、

くにきさんも食いついてます

これは直接お会いしてお話を聞かなくては！ということで、続きはイシイさんからその秘密を聞けた時に追記していきます。

お楽しみに！

最後に

私のポロッとしたつぶやきに、これだけの方が日々の取り組みやアイデアを出してくれた事、本当に嬉しいです。

この場を借りてお礼を言わせてもらいます。

ありがとうございました。

画像13


この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？