Web会議で注意すること3つ【印象のいい人になろう】
Q：「最近、またリモートワークが増えて、Web会議をする人が増えたと思います。何か注意する点はありますか？」
リモートワーク、最近また一段と増えましたね。矢野総研さんのアンケート調査では、Web会議のシステムを導入している企業が8割にも上っているそうです。
弊社でも、会議、商談、講師との面談、いまは全部リモートです。もはやそれが普通になっています。
今回はWeb会議で気をつけたい３つのポイントをお伝えします。且つWeb会議で好印象を与える方法も展開していきたいと思います！
Web会議でお困りの方は8割強もいる
まず、質問です。
株式会社ビズヒッツさんが行った「WEBの悩みに関するアンケート」で、「Web会議で困っていることはありますか？」という質問をしました。何％の方が困っていると回答したと思います？
実に85％だそうです。結構多いですよね。
では、具体的に何に困っているのか？
それもアンケートを取っています。ベスト３です。
１位：音声や映像の不具合
これがブッチギリ1位でした。
よく聞きますよね。通信が途切れたり、音が聞こえなくなったり。昨日までつながっていたのに、突然つながらなくなったり。焦りますよね。私も何回も経験しております。
2位：話すタイミングが難しい
これもよくあります。話し出すタイミングがつかめなかったり、話し出そうとしたら誰かと被ったり。
3位：反応が分かりづらい
対面と違って、相手の反応がわかりづらい。聞いているのかな？と不安になるときもあります。
以上、Web会議のお困りごとベスト3位でした。
ここからは、Web会議のお困りごとを解決し、Web会議で好印象を与えていく具体的な方法について解説します。
障害発生時、焦らない
まず、第1位の音声の不具合に対して。
結論は、絶対に焦らないこと。
通信障害は起こります。Web会議システムのバージョンアップでも影響を受けます。PCの設定によってもつながらなくなったりします。ある意味、障害はしかたがありません。
大事なことは、障害が起きたときの対策を決めておくこと。
そうすれば、あたふたすることもありません。
例えば、システムを接続し直す。PCを再起動する。カメラの設定を見直す。通信状態がよいところに移動する。
いろいろやっても無理なら、最終兵器として、携帯のスピーカーだけつないで音声だけでやり取りする。声だけで会議に参加する。というところまで決めておけばパニックになりにくいです。
ピンチでも呼吸が深い。
焦らず、落ち着いて、ニコヤカに対応できれば、Web上での好感度もあがります。
会話の被りとラリー
第2位の話すタイミングが難しい。これは被りとラリーにあります。
被りとは、話し出すタイミングが誰かと被ってしまうこと。
ラリーとは、会話のラリーが続いていて、どこで会話に入ればいいかわからないことです。
この２つを何とかする必要があります。
被りについては、ジャブを少しずつ入れていきましょう。例えば、「なるほど～」「それは知らなかったな～」「そういうケースもあるんですね」と、ジャブを打ちます。それから、「ということは、こういうことも考えられますよね」と会話に入っていきます。
何も言わずに、「……こういうことも考えられますよね」と、突然会話に入ろうとすると、話し出すタイミングが誰かと被ることがあります。
ボクシングでもジャブを打って相手との距離をはかります。それと一緒です。「いまから私、話しますよ」という合図が会話のジャブになります。
もう一つ。会話のラリーが続いているとき。
これは、予め入り方を決めておきましょう。
例えば、「ちょっとよろしいですか？」「少し話してもいいですか？」と、プリフレーム＝前置きを入れることです。
もしくは、手を挙げるのもいいですね。「私、話したいです」という合図になり、一旦ラリーが止まります。
やはり、会議に積極的に参加している人は印象がよいです。そのためには、被りとラリーについて準備をしておき、たくさん発言できるようにしておくと最高です。
誰よりもすこぶる反応する
3位の反応がわかりずらい。
これは自分もそうですが、相手もそうです。
であれば、すこぶる反応してあげると相手に喜ばれます。
反応で気をつけるポイントは３つです。
ポイント①：表情
無表情だと反応がわかりにくいですよね。口角をグッと上げて、眉尻をクっと下げると、優しい顔になります。話しかけやすい表情のできあがりです。
自分がしたい顔ではなく、相手が見たい顔
これがこコミュニケーションの鉄則です。
ポイント②：リアクション
話を聞いているときの「なるほど～！」とか「おお～！」とか「たしかに！」など。色々なリアクションがあります。
リアクションのボキャブラリーが多いほど、聞いてくれている感覚になります。明石家さんまさんのリアクションは本当におもしろいです。司会の棒を叩きながら、大爆笑してリアクションされますよね。あんなにリアクションされたら、相手はそうとう嬉しいはずです。
ポイント③：言葉
「へえ～」とか「そうなんですね」という言葉だけじゃなく、「ほぉ～！それはすごいですね！」とか「はぁ～、感心しました」とか「たしかに！深い気づきです」など、言葉のレパートリーが豊富だと、すごく反応してくれている印象を受けます。言葉も多彩に使ってみましょう。
人間は話したい生き物です。
それに対し、表情、リアクション、言葉をフル活用して、全力で聞いてくれる人。きっと好かれます。
やはり、人気も人望も高い人は、人がしてほしいことを率先して行いますね。だからコミュニケーションの達人なんだと思います。
まとめ
Web会議は、これからもどんどん増えてくると思います。
新しいシステムを導入すれば、メリットもデメリットもあります。
今回は、デメリットをチャンスに変える方法をお伝えしました。
デメリットすら好印象を与えるチャンスに！
こんな発想が持てたら、挑戦することが楽しくなると思います。動画でも詳しく解説しておりますので是非チェックしてみてください(^-^)/
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【株式会社モチベーション＆コミュニケーション：桐生稔 著書】
◎図解版：雑談の一流、二流、三流（ASUKA BUSINESS）
【プロフィール】
・株式会社モチベーション＆コミュニケーション代表取締役：桐生 稔
・モチベーション＆コミュニケーションスクール代表講師
・日本能力開発推進協会メンタル心理カウンセラー
・日本能力開発推進協会上級心理カウンセラー
・日本声診断協会音声心理士
1978年生まれ、新潟県十日町市出身。もともと臆病な性格で、対人関係が非常に苦手。小さい頃は親戚の叔父さんと話せない程、極度の人見知りであがり症。体も弱く、アトピー性皮膚炎、扁桃腺炎症、副鼻腔等、先天性欠如等、多数の病気に悩まされる。
18歳の頃に新潟から東京に上京。東京で新卒入社した会社では営業成績がドベで入社3カ月で静岡県富士市に左遷させられることに。しかしそこから一念発起。コミュニケーションスキルをあげるべく心理学、大脳生理学を学び始め、1,200店舗中営業成績でNo1となる。その後、ボイストレーニングスクールに転職。話し方の基礎を徹底的にマスターし、8店舗だったボイストレーニングスクールを40店舗に拡大。一気に全国区の業界大手に引き上げる。そして2013年、強いビジネスマンをつくりたいという想いからモチベーション＆コミュニケーションスクールを設立。現在では全国で伝わる話し方、あがり症改善、人前でのスピーチをトレーニングするビジネススクールを運営。全国40都道府県で年間2,000回のセミナーを開催し、受講者数は30,000人を越える。
北海道、青森、秋田、岩手、山形、宮城、福島、新潟、石川、栃木、茨城、埼玉、千葉、東京、神奈川、山梨、長野、静岡、岐阜、愛知、三重、滋賀、京都、奈良、大阪、兵庫、和歌山、鳥取、岡山、島根、広島、香川、徳島、愛媛、高知、福岡、大分、熊本、鹿児島、沖縄
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