仕事の成果と個人の成長を最大化！モノタロウの週次面談とは？
※本記事の内容は取材時のものであり、組織名や役職等は取材時点のものを掲載しております。
モノタロウには様々な人事制度や福利厚生がありますが、今回は人事制度の一つである「週次面談」についてご紹介します！
<概要>
モノタロウの「週次面談」は、週に一度コーチとメンバー(上司と部下)が仕事の状況を報告すると共に、目標への進め方や悩みについて相談する場のことです。
<目的>
「週次面談」の目的は、「仕事の成果の最大化と個人の成長」です。
コーチと週に一度一定時間の対話をすることで、業務上で困ったこと等をやわらげ、次の週の仕事に最大限向き合うことができるようになります。
また、対話を通じて自分の考えや言動について深く省みることができるため、個人の成長のために活用することも期待できます。
<役割>
「週次面談」の役割は主に3つです。
①気づき(具体化・整理)
課題（目標、成長）や悩みについて報告・相談をすることで問題の本質をとらえることができ、また解決の方向性をコーチと共に考えることでアイデアを具体化・整理し行動に移すことができます。
また「週次面談」の場では仕事だけでなく個人的な悩みについても相談し、アドバイスをもらうこともできます。
②目標達成
モノタロウでは会社の成長と共に個人の成長も促すため、グループだけでなく、個人の目標を半期に一度、上長と相談の上設定しています。
この目標達成に向かって日々業務を進める中で色々な課題が発生することがありますが、自分一人で問題を抱え込むのではなく、定期的に進捗を報告することでコーチのサポートを得ることができ、目標達成の確度を上げることができます。
③成長支援
長期的なキャリアについてもコーチと共有しています。三年後、五年後、十年後に会社で今後やりたいこと・実現したいこと、そのための仕事力をどう身に付けていくかを考え、文章化したものをコーチと共有し、今後について話し合います。
成長に向けた課題は、本人が自分で発見したもの以外にも、コーチからアイデアを受けることができるので、自分がどんなキャリアを歩みたいか、将来について考えるきっかけにもなっています。
今回は、実際に週次面談でどんなことを相談しているのか、また週次面談をやって良かったこと、変化したことについて以下のお二人にお伺いしました。
サプライチェーン・マネジメント部門 SCM企画グループの及川さん
ＥＣシステムエンジニアリング部門 EC開発－Bグループの吉川さん
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※以下、お伺いした内容
Q．入社してから現在までの仕事について教えてください
及川
2015年5月に中途で入社し、1か月間の研修を受けたあと、商品部門配属となり商品採用業務を行ってました。
その後同部門内で、過剰在庫品の特価販促、スプレーをはじめとする危険物商品の情報整備など採用以外の業務を担当しました。
2020年11月からはサプライチェーン・マネジメント部門 SCM企画グループに異動となり、主な業務としてモノタロウが取り扱っている様々な商品をどの倉庫にどのくらい置くか、在庫計画を立てるための分析ならびに立案と運用を担当しています。
吉川
2014年4月に新卒で入社し、新人研修後、商品部門 商品情報管理グループ配属になりました。そこではサイトに掲載する商品の商品情報や画像の登録業務を経験しました。
2017年7月からは当時のデータマーケティング部門 国内ECグループに異動し、エンジニアとしてのキャリアをスタートしました。モノタロウのサイト開発を担当し、2021年現在、ECシステムエンジニアリング部門 EC開発-Bグループに所属しています。
モノタロウのサイト開発を担当し、顧客体験や顧客との接点向上に関する施策、案件を中心にシステム開発業務に従事しています。
Q．週次面談で話している内容について教えてください
及川
今期の目標に対しての進捗状況や課題について、具体的にどんな業務を行っているのかを話しています。目標については上期下期で分けて決めるのですが、達成するためには様々なアプローチ方法があり、部門を跨いで協業することも多くあります。どの部門の誰に相談するのが適切なのか、また方向性はあってるのか、自分自身で判断できない場合は面談時に経緯含め報告するようにしています。
他にも、ちょっとしたアイデアや相談事など、業務を行う上で困っていることを相談したり、逆にこうしたら上手くいったなど、日々の気づきの部分も話しています。
以前なら立ち話でささっと伝えることができましたが、コロナ禍の影響で在宅勤務が増えたので、面談時間を使って積極的に話すようにしています。
あとは、毎回ではないですが、将来に向けて今後やりたいことを話すこともありますね。
例えば次期の目標について検討するとか、今すぐ何かアクションをするわけではないですが、週次面談の中でふっと気づいて理想形を言葉に出すこともあります。
吉川
私の所属しているグループでは、月初にグループ長と面談、中旬の週はチームリーダーと面談、月末に半期の目標を記載している目標達成シートを用いて当月の振り返りを行っています。
週次面談準備シートという、面談前に話したいことを部下が記入するシートがあり、基本的にその記載内容に沿って面談を進めます。
担当している案件の進捗状況の共有、困っていることの相談をすることが多いのですが、近況や身近な話題などをすることもあり、話題の自由度は大きいです。データマーケティング部門に異動直後は、自身がプログラミング未経験でIT関連の分野や技術に疎かったため、直属の上司にIT関連の基礎知識の質問をして指導いただくことが多かったです。
週次面談準備シートに相談事項や疑問を事前に書いておき、それらについて面談の場で上司に相談することで、抱えている課題や疑問が解消されるので、週に一回定期的な面談の機会があることは非常にありがたいと思っています。
※週次面談シートを使用して面談をしています
Q．週次面談をやって良かったことについて教えてください
及川
業務を進めるうえで、期限管理や時間の意識は必要なのですが、私の場合、仕事に没頭すると、いつの間にか、本来の目的とは少し違う作業をしていたり、差し込み案件などで目標の期限に間に合いそうにないことがあります。
そのような時、週次面談時に優先度を相談して、今行うべき作業と今行わなくても良い作業ついてアドバイスをいただいています。
特に業務の優先度は、ほとんどが自分一人で決められるものでもなく、毎回どうするか悩んでいるのですが、面談時間が自身の業務を振り替える機会にもなっていて、それに対してどうすればいいのかの案もいくつかいただけるので、すごく助かってます。
他に良かったこととしては、週次面談は一対一で行うので、自身の意見が述べやすいところです。
各プロジェクトなどの大人数で参加する会議だと、時間制限があって意見が言えなかったり、意見が言えたとしても少なからず他者に同調する部分があるのも事実ですが、面談時はもう少し本音でざっくばらんに話すことにしています。
吉川
上司との週次面談での相談を通して、日々の業務を進めるうえでうまくいかず詰まっていると感じている部分が解消され、必要な行動が何なのかといった気付きが得られることが良いと思っています。
困っていることに対する具体的な解決策を一緒に考えて提示していただいたり、自分一人で調査し考えただけでは浮かばなかったようなアイデアや的確なアドバイスをいただいたりすることで、頭の中の思考が整理され、課題解決に向けて必要なことがクリアになります。他にも、現在担当している案件や次の案件の予定についても話して共有することで、今後の見通しが立ち、事前準備や関連部署への声掛けなどを前もって行えるようになり、効率的に仕事を進められています。
また面談形式について、現在のコロナ渦では主にオンライン会議ツールを使って対話しており、出社の際はチームメンバーの出社日を揃えて、リーダーの方がメンバー全員と対面で面談しています。オフラインならではのコミュニケーションの持ち味があるので、出社日に面談を実施するのは非常に良いと感じています。
(ＥＣシステムエンジニアリング部門：吉川さん)
Q．週次面談を通して変化したことについて教えてください
及川
面談時間が30分から長くても60分と決まっているので、毎週面談前に報告事項を箇条書きで面談シートに記載するようにしていましたが、昨年からzoomでのオンライン面談も行うようになったので、口頭で伝える予定の言葉を簡潔に画面共有用の資料に記載するようにしています。
今までの対面面談であれば、報告内容を手元のメモ帳に書き残していくスタイルでしたが、オンライン面談では画面共有で話を進めることがメインなので、面談内容をそのままリアルタイムで画面共有した画面にまとめていく筆談に近い形に変えました。週次面談というかオンライン面談により変化した点になりますが、今までの口頭ベース面談と違い、リアルタイムで資料に残すことで、認識の齟齬は減りました。
あとは細かい点ですが、議論が発展した場合に、必要な資料がすぐ見つけられるようにブックマークを目標ごとや案件ごとに整理して探しやすくしたり、現在の進捗状況をWBSシートにまとめたりするようにしています。
他者に理解できるように要点を整理して説明したり、受け身ではなく自発的に考え動けるようになった点が、毎週の面談を通して自身の成長した点だと思います。
吉川
週次面談は、今自分が抱えている課題が何なのかを見つめ直す機会であり、その機会を有効に活用しようと考えた結果、相談をするまでの事前準備と相談の内容が変化しました。
以前は課題に対して深く分析せずに、どうしたらいいですか？と漠然とした質問を投げかけてしまうことが多かったように思いますが、それだと週次面談の限られた時間を有効に使えないと自省し、相談前に一歩踏みとどまって課題と向き合い、自分の中で解決手段を考えるようになりました。
面談前にその課題を分解して、解決のために必要なタスク、取るべきアクションを考えて、それらを前述の週次面談準備シートに記入しておき、認識している課題はこれらで、それぞれこのように進めようと思っていますが問題ないですか？と上司に確認する形式で進めるようになりました。
そうすることで、自分の頭で考える習慣が身に付き、問題点や要点を言語化できるようにもなり、課題を小さくして分からないことを明確にし、一つずつ分かる状態に持っていくことができる力がついたと感じています。
Q．週次面談でどんなことを相談しているか教えてください
及川
私の場合、在庫計画を立てるための分析ならびに立案と運用を担当しているので、自部門以外、例えば物流部門や商品部門など部門跨ぎで協業することで目標達成に結び付きます。
したがって社内調整が必要なのですが、交渉する際にどの辺で折り合いをつければいいのか、妥協点はどこなのか折衝力が求められます。
その際に何も準備せず、丸裸の状態では他部門に相談できないのですが、まずはどういった目的があって、どのような資料が必要なのか、面談時に事前相談してから資料を作成するようにしています。
なお資料作成したあとも、そのまま他部門に持っていくのではなく、目的と資料内容が合致しているか、数値整合性は正しいかなど、すり合わせもしたりします。
あとは、目標達成に向かって日々チャレンジする中で、目標の修正や増減をしなくてはならない場面に直面することもあります。そういったときも面談時に報告し、今期行うのか来期にまわすのか、そもそも考え直すのかなど柔軟に相談を受けていただいています。
吉川
モノタロウでは半期ごとに個人目標を設定して目標達成シートにまとめており、毎月末にグループ長とチームリーダーの三名で目標達成シートの確認しています。目標は個人によって異なりますが3～5個設定しており、それぞれの目標のOKRに対して今月の予定と実績の報告を行い、目標達成に向けて順調に進んでいるかを連携します。期末の実績見通しを予測し、100%達成の見込み、70%達成の見込み、このままでは達成が難しいので変更が必要などと、目標ごとの達成具合も確認します。
計画時から思ったより時間が取ることが難しい状況になったなど、目標の変更が必要だと判断し合意できた場合、確実な目標達成のために目標の内容を柔軟に変更することも許容されています。
目標の計画に対して順調に進捗しているかを毎月確認するので、目標達成思考が養われ、期末に焦って巻き返すようなことなく日々着実に目標達成を意識して行動することができるようになったと思います。
※OKRとは目標の設定・管理方法のひとつで、Objectives and Key Results（目標と主要な結果）の略称です。
Q．モノタロウのフォロー体制(週次面談)についてどう思いますか
及川
最初は堅苦しいイメージがありましたが、実際面談時は仕事以外の雑談ももちろんありますし、仕事の苦しい面だけではなく、楽しい事や興味深かったことを共有する場にもなっています。現在はコロナ禍ということもあり、以前と違い出社時にワンフロアで気軽に話すことも減ったので、そういった意味でも必要な体制ではないでしょうか。
また週次ではありますが、毎回必ず業務進捗を報告する必要はないですし、週によっては雑談だけで終わることもありますが、それはそれで毎週コミュニケーションする時間としてよい仕組みだと思います。
吉川
週次面談は毎回30分程度行われており、直属のグループ長やチームリーダーと定期的に継続したコミュニケーションがとれることはとても良いと感じています。週次面談以外でも普段から気軽に話すことはできるのですが、毎週決まった時間に相談の場が用意されているのといないのとでは、仕事のやり方が大きく異なると思います。
上述の通り個々の学びや成長があるので、この週次面談という仕組みは継続して活用したいと思っています。
他にも人材育成制度の取り組みの一環として、三年後、五年後、十年後の自分について描いた成長計画について対話することが推奨されていたり、週次面談の仕組みに対して意見やコメントを送ることが可能であったり、リーダーの方向けに目標の立て方ワークショップが開催されたりと、モノタロウでは手厚いフォロー体制の元、様々な改善の取り組みや施策が行われています。
(サプライチェーン・マネジメント部門：及川さん)
ー実際に、週次面談を通して自身の成長を感じていらっしゃるようです。
モノタロウには他にも成長を後押しする制度がありますので、今後もご紹介していきます。
お二人ともありがとうございました！