史上最強のタスク管理アプリ
結論からいうと、TaskChute Cloud (タスクシュートクラウド）というアプリが最強でした、という話です。
みなさんタスク管理ツールって何を使ってるでしょうか？
有名どころだとAsanaとかTrelloとかToDoListとかでしょうか。ExcelやEvernoteなどで自作している方もおられるかもしれません。
私も上のもの全部試しました。あらゆる業種の方におすすめを聞きまくって試してきました。
最終的にはやっぱ手書きで書かないと頭に入らないのかも！と言ってでかいノートと付箋でオリジナルスケジュールブックを作ってどこにでも持って行っていた時もありました。
が、どれもどうも長続きしない。
というのも、タスク管理ツールって、『名前をつけられるようなタスク限定』みたいなとこありませんか？
実際の仕事の場面では、こういうことないでしょうか？
よしやろう！と思って作業始めたら、
「すいません、ちょっと1分いいですか？」とか話しかけられる。
そして大体1分で終わることはない。
話が終わってさぁ作業再開！と思ったら、えーと何やってたんだっけ、って一回迷子になる。
そして再開して少ししたら待ってたメールの返信がきてそっちに気を取られ、気づいたら返信文を考えて打って・・・
えっと、そうだそうだ何やってたんだっけ・・・
と1日が終わる頃にはへとへとになっているのに、あれ私今日何やったっけ？と思ってタスク管理ツールを見ると、、、
タスク1個しか終わってない！！！！
あんなに忙しかったはずなのに、、、なぜ？？？？？
この光景に思い当たるふしがある方、TaskChute Cloud、超絶おすすめです。（TaskChute Cloudのまわしものではありません）
まず初めに言っておく必要があるのが、TaskChute Cloudは有料アプリです。月額486円、年間だと2か月分お得な4,860円。
私、基本タスク管理ツールにお金を払うなんて、絶対にないと思っていたんですが、このアプリを使ってしまったら、あまりの便利さに今は喜んで支払っています。むしろ月500円なんて安いと思えるほど。
いいタスク管理ツールに出会ったら、マジで人生変わります。それぐらいのインパクトがありました。
おすすめポイントを紹介していきたいのですがその前に全体像はこんな感じになっています。
タスク管理ツールによくある、ガントチャートなどのごちゃごちゃした感じがなく、シンプルで直感的なデザイン。良き。
それではTaskChute Cloudの実際使ってみてのおすすめポイントを羅列していきます。
おすすめポイント一覧
おすすめポイントその❶ タスクの登録のハードルがとにかく低い！
おすすめポイントその❷ 完了時間を意識できる！
おすすめポイントその❸ プロジェクト/モード設定で色分け見やすい！
おすすめポイントその❹ レビューで結果を振り返れる！
おすすめポイントその❺ ルーチンモードでもっとタスク登録が簡単！
おすすめポイントその❻ プライベートも仕事もごちゃまぜに管理できる！
具体的に一つずつ説明していきます。
おすすめポイントその❶ タスクの登録のハードルがとにかく低い！
本当にこれ、大事！
タスク登録にはタスクのウィンドウに文字を打ってエンター押すだけ、5秒で完了。
タスク管理ツールによくある、『新規タスク作成』ボタンも不要、別のページに行ったりするのも不要。
たったそれだけのことなんですけど、タスクを登録するアクションが極限までシンプルってめちゃくちゃ大事。
冒頭の例のように、何かのタスクの途中で誰かが話しかけてきて、ちょっとしたこを依頼されたとします。
そしたらものの数秒でメモ代わりにとりあえずタスクを登録する。
例えば
「株式会社○○のAさんにプロジェクト進捗のメールをする」
と打ってエンターを押す。
私は1分以上かかるタスクはとりあえず全部登録します。
通常のタスクツールだと、こんなちっちゃいタスクまではタスク化しないことが多いと思います。
けど実際にはこういうことの積み重ねに時間がかかっていたりするので、実際何をやっているかを簡単に可視化できてしまいます！
ちっちゃいことほど頭で覚えておこうとすると忘れるので、備忘録的に使えるのも良い。
おすすめポイントその❷ 完了時間を意識できる！
1つ1つのタスクが小さかろうが、何にどれだけ時間を使っているかを可視化できる、というのがここでの強みです。
さっきの
「株式会社○○のAさんにプロジェクト進捗のメールをする」
というタスクだったらどのくらいかかるだろう・・・？とまず考える。
メール送信だけなので10分もあれば終わるな、と思えば作業見積もりに10分と入力する。
この一つ一つの小さいタスクにどれくらい時間をかけているか、どれくらいの時間で終わらせるべきか、を一回考える、というのがとても良いです。
これをちゃんとやってみると、意外とだらだらとメールの画面を開きながら文面をこねこねしていたり、途中で注意散漫になって他のタスクを眺めていたりしてるなぁという反省がありました。
実際スタートするときには、開始時間ボックスをクリックして、「現在時刻」をクリックするだけで良い。
ここも動作が極限までシンプルです。
し、か、も、さらににくいのが、
開始時刻をクリックするのを忘れてすでにこのタスクを開始しちゃってた、なんてことがあったときには
直前タスクの終了時間を開始時刻に選ぶことができます。
これがめっっっっちゃくちゃ便利。
1つ1つのタスクが細かいと、いちいちタスクツールに戻って進捗更新して・・・というのを忘れて進めているということが結構起こります。
この機能を使うと、自動的に直前のタスクの終了時間から開始したと逆算してくれる。うれしい。便利。ありがとう覚えていてくれて。
おすすめポイントその❸ プロジェクト/モード設定で色分け見やすい！
TaskChute Cloudには『プロジェクト』と『モード』の2軸で管理することができます。これもとても便利。
『プロジェクト』はその名の通り、大きいカテゴリの分類です。
私の場合はこのようにざっくりとプロジェクト分けしています。
あまり多くてもわかりにくいので私は6コ。
プライベートと仕事はごちゃまぜにしていますが、そのメリットは後述します。
プロジェクト6コだけだとカテゴリが少ないので、もうちょっと細かめに分類したいなぁという時に『モード』が便利です。
私のモードはこんな感じ。
『プロジェクト』と『モード』は掛け算で使えるところが本当に良い！
例えば先ほどのメールを返信する、というタスクなら、
『決算以外』 x 『単純作業』
になるし、
「基幹システムのオペレーション上の内部統制リスクを調査してまとめる」
というちょっと重めのタスクがあったとしたら
『業務改善』x 『思考作業』
という組み合わせになります。
自宅で夕飯を作るというタスクなら、
『雑務/整理整頓』x 『単純作業』
になります。
この組み合わせで自分がどういう種類のタスクに時間を割いているのか、より詳細に可視化することができます。
これをやってみて、意外と単純作業ばっかりで1日終わってるなー・・・もう少しインプットを増やさなきゃ・・・
といった振り返りができます。
おすすめポイントその❹ レビューで結果を振り返れる！
おすすめ❸でプロジェクトとモードでより詳細に可視化できる、と言いましたが、レビュー機能がそれをより簡単にしてくれます。
該当期間を絞って、
プロジェクトごとの総時間も見れるし、
モード別の時間の割合も見れます。
私のリアルなデータを見てみると、
こっちが4月で↓
こっちが5月です↓
比較すると、単純作業は引き続き多いものの、インプットの割合が増えてる！運動もできてる！
となります。
可視化した上で実績をシンプルに確認できることで、次のアクションをどう作っていこうか、という思考になりやすいです。
おすすめポイントその❺ ルーチンモードでもっとタスク登録が簡単！
使いこなしていくと、タスク登録自体は数秒でできるとは言え、
しょっちゅう出てくるタスクはいちいち打つのめんどくさいな・・・
となってきます。
そんなお悩みにもちゃんと対応してくれています。さすが。
ルーチン機能に登録しておくと、打たなくても自動的に設定した頻度でタスクが作られています。
し、か、も、さらににくいのが、
一度は頻度高かった作業も、ある時以降はいったんなくなったりとかしますよね。
例えば自粛期間中は毎日ランチを作っていたので「ランチを作る」というルーチンを作っていましたが、
自粛期間が終わったら毎日までは作らないなぁ・・・
という時には、右の・・・マークから簡単にルーチンを無効化できます。
無効化されたルーチンは『無効化ルーチン』タブに蓄積されていて、消えないので、また有効化させたいときはすぐに戻せます。
このように徹底的にタスクの上げ下げがとことんシンプルに設計されているところが本当にニクイ。
おすすめポイントその❻ プライベートも仕事もごちゃまぜに管理できる！
私は仕事のみならずプライベートの予定もいっしょくたに管理しています。
タスクツールを使うのは業時間中に仕事用のみに使って、プライベートのタスクなんて管理しないことは結構多いと思います。
でも実際にはプライベートも含めた自分の時間をどう使っているか、を管理するのが人生をよりよく変えていくためにはとても大事です。
これはプライベートの時間までギチギチに管理して、ダラダラしてはいかん！ということではなくて、
ちゃんと十分に休息をとっているか、家族との時間は確保できているか、
ということも含みます。
自分の生きたい人生から今の時間の使い方はどのくらい距離があるのか
近づくためには日々どういうアクションを積み重ねていったらいいのか
という観点で管理するには、プライベートと仕事は分けずに管理したほうがメリットは大きいように思います。
TaskChute Cloudを使い始めて3か月くらい経過しましたが、
確実に人生が好転している感覚があります。
月500円で人生好転できるなら安いもんじゃない？
もし他にもおすすめタスク管理ツールやこういう使い方もあるよ、という事例があれば、ぜひ教えてください！
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