議案の書き方シリーズ～青年会議所で式典を実施する際によく言われる意見③～

こんにちは！
光秀マインド足立聖忠です！

昨日と一昨日の記事の続きです。式典や大会のセレモニー、開会式等の運営用議案を作成する場合のポイントをそれぞれ解説しています。

⑤     案内方法や参加促進
案内方法は基本的に郵送物になります。返信用はがきかFAXの回答等もありますが、記念式典等の歴史あるものははがき等のイメージです。新型コロナウイルスが拡大した際にこの部分は大変ネックになりました。住所や行政の場合担当者や長が変更になっている場合がありまず電話ですべて確認していきます。そして発送して到着から締め切りまでに返信をいただくのですが、年末年始や年度末等はお休みがあったり、担当者の手元に届くまでに数日かかる場合があります。（地域団体で事務局が行政になっている場合市役所に到着後にまた地域団体のトップにそこから連絡が回ります）そしてこのはがきという連絡手段のタイムラグは中止や内容ミス、変更があった場合に同じ方法で再度案内を出す必要があるため慎重に内容や対象者を決めて発送する必要がります。
FAXやメールでの案内も近年ありますが、案内方法はしっかりと当初から検討して行う必要があります。またこの方法はＬＩＮＥやＦＡＸという一斉送信が可能なものほど回答が悪かったりします。電話で一件一件を丁寧にお願いする事で参加につながることも多いです。はがきや一斉案内に合わせて電話や挨拶等の方法が有効です。
この案内に関する方法は案内文章や発送スケジュールなどが細かく意見が出ます。複数にコピペで文章を作る場合に、文中に名前が入っていてそのままになったりしないように注意して下さい。


⑥     席次の配置、来賓席や登壇への位置
スクール形式の式典や、飲食を含む場合の丸テーブルなど席の配置は様々です。それでも上席というものは存在します。演台に近く、入り口から遠い場所になります。また来賓同士の役職や団体としての上下関係がある場合があります。例えばＪＣであれば立ち上げにかかわったスポンサー青年会議所というものが存在します。その上下関係が席次に反映させる必要があります。来賓席には席札が必要です。役職とお名前の間違いが無いように作成します。またご名代での参加の場合も●●様ご名代●●様と全て記載すると丁寧です。私がある式典で代理出席した場合名札（徽章たれ）の名前が案内者のままだったことがあります。代理を出しているのでしょうがないのですが、それでもその代理の返事をしているのでそこまで対応すればより良いです。席配置に関しては少し意見が分かれる場合がありますので、複数人に聞いてみると良いです。


⑦     司会進行シナリオ、来賓の紹介や不測の事態の対応
前記事にも書きましたが司会進行シナリオはタイムスケジュール管理のかなめです。もう一つ大切なことが司会は開会前に司会台の近くにいます（当たり前ですが）。ですので受付での出席状況がわかりません。来賓やお名前をお呼びして欠席や遅参だった場合はその方の印象を悪くしてしまいます。受付の出席状況を把握して、司会は開会ギリギリまでシナリオに反映させる必要があります。場合によっては受付で急に代理になる場合もあります。その際は名刺を預かり、その名刺の役職名をすぐさま連携する必要があります。この役割は司会も、受付担当も身動きが取れないので、会場を総括する人間が必要です。この開会前の受付状況のトラブル対応、流れを以下に多くの運営スタッフが把握しているかが式典の質を上げます。マニュアル化やリハーサル、対応方法の共有化が必要です。


⑧     アテンドや受付対応、入り口対応や準備物
前文と近い感じですが、受付は混雑します。開会の３０分前に受付開始が一般的ですが、挨拶に回ありたい人は早めに来られますし、そうでない方は１０分前とかに来場されます。その集中する受付で、会費、席次や資料配布、上着の預かり（札渡し）、芳名帳、名札渡しなどをしていく必要があります。そしてこの後の受付対応で重要になるのが席までの案内です。来場者の顔と名前と席の配置を以下に把握できている人が席に案内できるかが受付周辺をとてもスムーズにすることにつながります。また来賓控室を設置する場合、その動線が遠いとアテンドの人が複数人いないと受付が手薄になります。
意外とできている場合と無い場合があるのですが、受付の種類を増やす。そして表示をすることがとてもスムーズにできます。「来賓」や「自治会」「青年会議所」など種類を分けて受付を配置すると分散するのと、チェックのリストがスマート（少数）になるので処理が早くできます。


⑨     事前準備やリハーサル内容
式典で最も大切と言っていいのはリハーサルの質です。司会がシナリオを読むだけならカラオケボックスとかでもできますが、実際の会場ですることでマイクの音量や、スポットライトの暗さ、機材を動かす人の人手、動線をみてのアテンドなどなど気づくことが多くあります。何より全体の動きを把握できている（頭の中で理解できている人）ができるだけ多くなるほうがスムーズになりますし、トラブル時に対応が早くなります。
私がＪＣに入って式典担当副委員長として動いていると、ある先輩に「受付の準備はどこまでできてるの？」と聞かれ、司会の中心を見ていた私は「受付は委員長が仕切っているのでわかりません」と答えると怒られました。委員長が今日事故で来れなかったり、死んでいたら今日のこの瞬間は副委員長が仕切るんだぞ。
その瞬間私がこの日まで準備してきたことの不足していた点を痛感しました。
リハーサルのタイムスケジュールは実施する流れではなく、いかにどれだけのわかる人を作れるか。といった点で資料や内容が見られます。


といった具合に色々と式典運営についてのポイントを書いてみました。参考になれば幸いです。