なにからやるかGYOMUハック

2016年某日、月日は流れいつのまにかGYOMUハックとしての仕事が板についてきた私。言葉がわからなかったあの時が嘘のようです。

さて、言葉や技術もいろいろ覚え、コミュニケーションは円滑に行えるようになっていた私。クリティカルに困ることは減ってきました。がしかし、また別の問題に頭を悩ませるように。それは、優先順位をつける方法です。

多方から次から次へと舞い込んでくる依頼たち、それぞれのチームは自分の依頼を一番にやってほしいと思っている。さて、私は一人しかいない。どうこなしていくのか。

これは、GYOMUハックエンジニアが直面した優先度問題のお話です。

人は自分の依頼しか目に入らない

GYOMUハックへの依頼はスプレッドシートで一元管理し、週一回GYOMUハック定例で依頼者が集まって都度新規の依頼と既存の依頼の進捗の共有をしていました。
優先度もこの場で決めて、今週はこれをやりますとみんなで話し合って決めている認識でした。が、ものごとはそんなにうまくはいきませんでした。

GYOMUハックのバックログに積まれているタスクは山ほどあるし、関係者もそれぞれいる中、依頼者は自分の依頼の優先度が一番高いのです。
定例で決めた優先度順に対応をしていた私でしたが、一方で対応してもらえない依頼者はフラストレーションが溜まるようになってしまいました。

これでは誰も幸せになりません、どうすれば良いのでしょう。

ここで、次のことを気をつけて行ってみるようにしました。

1. 優先度の理由を明確にする
2. 優先度が下がった依頼の対応時期の目処を伝える

優先度の理由を明確にする

まず、優先度を決める時の要素を次の通りとしました。

・依頼の効果：依頼を行うことによってどれくらいの効果が見込めるのか
・依頼の影響度：依頼が遅れることによってネガティブインパクトがあるか
・依頼の難易度：依頼の実現にどれくらい工数を取られるのか
・会社の事業優先度：会社としてどの領域に力を入れているのか

そしてこれらの情報をもとに優先度を決めるということでメンバーと合意を取りました。

優先度が下がった依頼の対応時期の目処を伝える

次に、後回しになったタスクに関してはいつ頃対応できるのかを丁寧にコミュニケーションすることを心がけました。
今のタスクはこれくらいかかるので、次のこのタスクはいつ頃の対応になります、と目処を伝えることで、いつ対応してもらえるんだろう、放って置かれているのではないかという心配を少し減らせるようにしました。

もうひとつの観点、業務成熟度

実際に前述の通り進めてみました。ある程度は成功だったと思います。しかし、会社の事業優先度がある以上優遇されるチームというのが発生してしまっていたのが実状でした。

なんでそんなことが起きるのかと思った時に、各チームの業務成熟度が関わっていることに気づいたのです。

業務成熟度が低いチーム
・新規に立ち上がったチーム
・業務フローが明確ではない
・新たなチャレンジが多い

業務成熟度が高いチーム
・ある程度洗練されたチーム
・業務フローが明確である
・改善系の依頼が多い

チームの業務成熟度によってくる依頼の種類が異なっており、改善系の依頼が後回しになることが多く発生していました。そこでタスクの種別を明確にし、新規にやりたい系の依頼と改善系の依頼でリソースを割く割合を決めて対応するようにしたのです。

各チームの業務成熟度を上げることが仕事

バランスをとって対応するようにしたところ、以前よりも円滑にタスクを進められるようになりました。

依頼を通して、GYOMUハックの仕事は各チームの業務成熟度を上げることだという気づきもありました。
各チームの業務成熟度をあげることを指標にすることで、GYOMUハック自体の評価もできるとわかったのです。

いろんなチームからの風当たりが強くなってしまったりいろんな苦労を乗り越えて、どうにかタスクの優先度を考えることを通してさまざまな気づきをえられたのでした。