リモートワークで初顔合わせ・・・人間関係、どうやって構築する？
４月は節目の季節ですね。みなさんの中でも、この４月に異動したり、転職したり、初めて社会人になったりと、新たな生活をスタートさせた方がいらっしゃると思います。
そんな皆さんの中に、新型コロナウイルスの影響でリモートワークをしていて、まだ新しい上司や部下に一度も会っていない、という方はいらっしゃいませんか？
もともと顔見知りで関係も出来上がっていれば、リモートワークでもコミュニケーションが取りやすく、業務もスムーズに進められるかと思います。
しかし、初めて顔を合わせるのがリモートワークの場合、リモートで人間関係を作る必要があるため、どうしたらよいか悩まれている方もいるのではないでしょうか。
もしかしたら、そのような悩みは、新たなメンバーを迎え入れる側の方もお持ちかもしれません。
そこで今回は、リモートワークを通じて初対面から人間関係を作らなければならないみなさんのために、すぐに取り入れられるちょっとした工夫や、初対面でリモートワークする際の注意点をお伝えしたいと思います。
リモートワークで関係を作るための工夫
まずはリモートワークで人間関係を作っていくために、すぐに取り入れられるちょっとした工夫をお伝えします。
①積極的にface to faceのコミュニケーションを取る
相手との距離感を縮めるには、お互い顔を見せあって対話することが有効です。
リモートワークでは、チャットやメールなど、文字でのコミュニケーションが多くなりがちですが、初対面に近い状態においては、web会議などを使って、積極的にface to faceでのコミュニケーションを取ってみましょう。
一度でもface to faceでの対話をしたことがあれば、そのあと文字のみのコミュニケーションに移っても、より親近感を持ってコミュニケーションができるでしょう。
また、文字のみのコミュニケーションでは認識のズレが起こりがちです。
少し手間にはなりますが、人間関係が出来上がっていないうちは、できるだけface to faceのコミュニケーションを取り、相手の意図を正しく理解するよう心がけます。
相手の期待に確実に答えることにより、少しずつ相手からの信頼を得ていきましょう。
②雑談を通じてお互いの人となりを知る
雑談などを通じて相手の人となりを知ったり、自分の人となりを知ってもらったりすることも大切です。
初めてのweb会議では、ぜひ少し時間を長めに取り、業務に直接関係のない雑談もしてみましょう。
日々のコミュニケーションにおいては、業務の連絡のみを事務的にするだけでなく、時折、プライベートな情報を一言付け足してみるのもお勧めです。
また、新メンバーを迎え入れる側のみなさんは、チームのチャットで「雑談チャネル」を設けてみたり、新しいメンバーの歓迎会を「オンライン飲み会」でしてみたりなど、お互いの「人となり」を知るための企画をしてみてください。
前職では、「チャットやメールで全員に自己紹介を発信⇒皆が興味持ったことを質問して理解を深める」ことをやっていたりしました。
直接対面しなくてもその人の、人となりがイメージできてとてもお薦めです。
③とにかく接点を増やす
良く言われていることですが、"ザイオンス効果"といって、人は接触する機会が多いほど親近感が湧きやすいものです。
ザイオンス効果とは、アメリカの心理学者ロバート・ザイアンスが提唱した、別名「単純接触効果」とも呼ばれている心理効果のことです。文字通り、何度も繰り返して接触することにより、好感度や評価等が高まっていくという効果です。
ザイオンス効果（単純接触効果）とは：ビジネス心理学より引用
関係が出来上がるまでは、とにかく相手との接点を増やすことを意識してみましょう。
まめな報告や連絡はもちろんのこと、質問をしてみるのもよいと思います。
中には上司や先輩の忙しさを考えるあまり、コミュニケーションを取るのを遠慮してしまう部下もいるかもしれません。
（特に新入社員の方などはその傾向も強いと思います）
上司や先輩の立場の方は、自分から部下や後輩に話しかけたり、スケジュールで「話しかけてOKな時間」をオープンにしておいたりするなど、部下や後輩が話しかけやすいような配慮をしてみましょう。
チームで「web朝会」を毎日するなど、コミュニケーションの時間を毎日のルーティンに入れてしまうのもお勧めです。
④できるだけ早めにリアクションをする
リモートワークでは実際に相手の姿が見えないため、新入社員が上司であれば、部下に対し「ちゃんと働いているだろうか」と不安になったり、新入社員が部下であれば、上司に対し「自分のことを見てもらえていないのでは」と不安になったりするかもしれません。
そのような不安は、相手からの問いかけに対しての「早めのリアクション」で軽減できます。
リアクションは一言だけでも構いません。SlackやChatworkなどのチャットツールであれば、スタンプでも良いです。
相手からの反応があることで、安心感が生まれます。信頼関係が出来上がるまでは、「早めのリアクション」を心がけましょう。
初対面でリモートワークする際の注意点
初対面でリモートワークする際、意識しておきたい注意点もお伝えします。
①オンとオフをきちんと切り替え、マナーに気を付ける
リモートワークは自宅などプライベートな空間ですることが多いため、オンとオフの切り替えがしづらく、見た目や言葉遣いなど、ルーズになってしまう方もいるかもしれません。
特に初対面やそれに近い状態においては、マナーを守り、きちんとした印象を相手に持ってもらうことが大切です。
web会議をするときは、身支度を整え、部屋を片付け、web会議の画面に映る自分の身なりや背景に気を配りましょう。
事前にカメラテストをして、相手からどう見えているかを確かめておくのもお勧めです。
ラフな格好が悪いわけではないため、相手が不安になるようなルーズさがないように注意すれば大丈夫です。
②文字のみのコミュニケーションは慎重に
リモートワークではチャットやメールなどの文字のみのコミュニケーションが多いですが、文字のみだと、内容がうまく相手に伝わらず、食い違いを生んでしまうこともあります。
文字のみのコミュニケーションでは、相手のおかれた状況を考え、言葉選びを慎重に行いましょう。
初めのうちはできる限り、チャットやメールだけでなく、電話やweb会議でフォローをするのもお勧めです。
また、そっけなくなりがちな文字のみのコミュニケーションにおいて、絵文字やくだけた言葉遣いはフレンドリーな雰囲気を作るのに有効なツールです。
悪い例×： 資料拝見しました。ありがとうございました。
良い例〇：資料拝見しました🙆対応頂きありがとうございました👏👏
同じ内容でも、上下で全く印象が違うので、濃淡をつけてコミュニケーションすると良いと思います。
一方、相手の好みや会社やチームの雰囲気も寄るので、ある程度チューニングは必要です。
③相手のリアクションを深読みしすぎない
信頼関係が出来上がっていない状態では、相手のリアクションに対し、不安を感じることもあるかと思います。
みなさんは「相手が怒っているように感じるメールを受け取り、心配になって電話をしたら、実際は全く怒ってなかった」、といった経験をしたことがありませんか？
特に文字のみのコミュニケーションは、感情的な誤解が発生しやすいです。
相手のリアクションを必要以上に深読みせず、気になる点があれば、コミュニケーションを重ねることにより解決しましょう。
リモートワークで初対面から関係を作っていくことは、リモートならではの難しい部分もありますが、ちょっとした工夫や心がけで上手に信頼関係を作っていくことはできます。
私もコロナ以前からリモートでメンバーを見ていて、関係性構築に試行錯誤していたため、記事にしてみました。
この記事が、悩めるみなさんのお役に立つことができればうれしいです。
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