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これからの時代を見据えた「中小企業の経理」について考える

みなさんこんにちは、公認会計士の姫野です。
昨今、経理界隈においてはクライド型のITツールを中心に様々なサービスが誕生しており、経理業務も以前とは変わってきていると感じている方も多いと思います。

また、特に中小企業においては、経理業務を行う人材を確保することが難しく、また経理業務という「管理業務」に対するコスト意識が強いため、経理機能全体をアウトソースしてしまうことや、効率的な業務を行えるようになる新しいクラウド型のITツールなどの導入を検討する企業が増えています。

今回は、「そもそも企業における経理にはどのような業務があるのか」という整理とともに、とりわけ中小企業においてはどのような形の経理が望ましいのかという点について、私の考える中小企業の経理が目指すべき姿について書きたいと思います。

まず、「経理」というと、皆さんどのようなイメージをお持ちでしょうか。
経理は簿記の知識が必要で、専門性の高い業務と思われている方も多いかと思います。
そのため「経理業務は簿記の知識がある人や簿記の資格を持っている人がやるもの」というイメージが強い傾向にあります。

一方で、経理業務の中には簿記の知識を使わない重要な業務があります。たとえば次のような業務です。

・請求した売上が入金されたかどうかを管理する「入金管理」
・支払うべき給与や経費を滞りなく支払うための「支払管理」
・資金が枯渇してしまわないための「資金繰り表の作成」
・将来の入出金予定を把握して経営の意思決定のための情報提供
など。。。

これらの業務は、特段簿記の知識を必要としませんが、会社を維持・成長させるためには欠かせない重要な業務です。
特に中小企業では資金が潤沢でないことも多いため、日々の入出金を適切に把握して資金繰りを悪化させないようにすることは、何よりも優先すべきことになると言っても過言ではありません。

以上のことを踏まえると、経理の業務は次のような種類に分けることができます。

分類A:簿記の作業
   →仕訳入力、損益の管理・予測、決算書作成など
分類B:資金繰りの管理
   →入金管理、支払管理、資金繰り表作成、将来の資金計画など

大まかにこの二つの業務が経理の業務を構成していると考えた場合、分類Aの「簿記の作業」については簿記の知識が必要な業務であるため、どうしてもこの業務ができる人材を確保する必要があると考えてしまいます。
しかしながら、特に中小企業では人材の確保が難しいだけでなく、人材の確保や維持にコストもかかってしまうことから、なかなか経理業務に簿記ができる専任の担当者を据えることができないのが現状です。

そこで、この解決策として考えられる方法としては、次のようなことが挙げられます。

①効率的で会計に詳しくない人でも使えるITサービスを導入する
②経理全般をアウトソーシングして経理機能そのものを会社から無くしてしまう

この解決策は、どちらも正解だと思いますがどちらも不十分ではないかと思います。

まず、①の問題点ですが、
入力作業については知識がない人が行うことも可能かと思いますが、正しく処理がなされているかが入力者本人ではわからないため、結局のところ簿記や会計がわかる人がシステムの事前設定をしたり、入力者が作業した内容をチェックしたりする必要が出てきます
特に、知識のない人が不用意にITサービスを利用した自動的な処理を行うことにより、その処理が正しいかどうかの判断がついていないものが無数に発生することにもなります。したがって、そのようなことがないよう、うまく仕組み化をして全体的に効率化を図れるよう様々な検討を導入時にするとともに、運用面でも定期的にケアする必要があるわけですが、その仕組み化には相応の時間とコストがかかってしまいます

次に②の問題点ですが、
業務をアウトソースする上では、「何をアウトソースして何を自社に残すか」という取捨選択が重要となります。
この点、二つの業務のうち「分類B:資金繰り管理」については、アウトソースを検討した時、残すべき業務であり、残さざるを得ない業務であるという性質があります。
ではなぜ、残すべきであり残さざるを得ない業務と言えるのでしょうか。

まず、残すべき理由ですが、資金を枯渇させないための入出金予定の把握の把握や、将来の意思決定のために検討する資金計画は、会社を維持・成長させるために重要な業務であり、またリアルタイムで把握しておくべきことでもあるため、会社の外で管理すべきものではないと考えられます。
また、残さざるを得ない理由ですが、資金繰りの管理は実際のお金を扱う部分に当たりますのでそれを社外で取り扱うとなると心理的に抵抗感がある方も多いと思います。さらに、仮に社外で取り扱うこととした場合でも、責任の所在が明確となるようなルールを設定したり、アウトソーシング先を定期的に監督する必要が発生し、結果的にそこまで省力化できないことも考えられます。

以上のことを踏まえると、中小企業の経理業務においては、2つに切り分けた業務うち「分類A:簿記の作業」はアウトソースし「分類B:資金繰り管理」は自社に残すことが解決策の一つになるかと思います。
この結果、自社で確保する人材の幅が広がりコストが抑えられるとともに、資金繰りの管理のみに集中できるようになるため、今までよりも安定的で積極的な経営が実現できる可能性が高くなります。

ただし、ここでもう一つ問題があります。
このまま単純に「分類A:簿記の作業」をアウトソースすると、実は却って非効率となってしまうおそれがあります。

「簿記の作業」と「資金繰り管理」は密接に関わる業務です。それぞれの業務は同じ取引情報をもとにして、それぞれ必要な結果を得るために管理集計していきます。
したがって、情報源が同じにも関わらず、全く同じ数値を2回・3回とシステムやエクセル、手書き台帳にインプットすることとなり、結果として非効率を産んでいる要因になっています。

この非効率さを解消するための方法としては次のような考え方を検討してみてはいかがでしょうか。

「インプットの出発点を資金繰りの管理とする」という発想を持ってみるということです。
どういうことかというと、経営において一番最初に知りたいのは資金の情報ですので、まず最初のインプットは資金の情報を得るための業務「資金繰りの管理」である必要があります。
一方で、入金管理と支払管理を1箇所で管理して資金の情報を適切に把握することができれば、それらの情報は「簿記の作業」で作成される預金元帳のベースとなる情報となり得ます。
その情報をうまく活用し、足りない部分のみを補って最終的に試算表を作成できるよう仕組化してしまうことで、効率的な「簿記の作業」のアウトソースが実現できると考えます。

以上が私の考える中小企業の経理が目指すべき姿となりますが、簡単にまとめると次のようになります。

1.自社から「簿記の作業」を無くして「資金繰り管理」のみに集中できる体制を作る
2.「資金繰り管理」の情報を効率よく利用した「簿記の作業」のアウトソースを実現できる仕組みを作る

この考え方が全ての企業に当てはまるかというと、そういうわけでもありませんが、一つの解決策として参考になれば幸いです。

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株式会社HIFAS代表、公認会計士の姫野省吾です。 資金繰り管理システム「milestone」を提供しています。 幼少期からバドミントンしかしてこなかったところから一転、会計士になり経営者となりました。 会計や経営・アスリートのビジネスキャリアについて独自視点でブログを書きます!