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経理部を作れない規模の会社は、自社で会計ソフトを使う必要ない

みなさんこんにちは、公認会計士の姫野です。
会計まわりの業務については、昨今、DXや業務効率化といった観点でどのように運用していくかということが課題となっています。
今回はそんな論点について私の視点で書いていきたいと思います。

中途半端に自分で会計ソフトを使わない

経理担当者や経理部という組織を置けない規模の会社で、自社で会計ソフトを使って会計業務を行うことを私はお勧めしません。
もっとも、一定の例外はありますが。。。

お勧めしない理由はこのような事実があるからです。

・会計業務には簿記という専門知識が必要
・どんなに便利な会計ソフトでもその仕組みを理解していなければならない
・知識のない人間が会計ソフトを使うことで成果物の正確性を判断できない
・知識のない人間が自動化された会計処理ツールを使うことで、その処理の正しさを判断できない
・正しく処理できたかどうかのチェックを会計事務所にお願いしても、相応の手間と工数がかかる
・会計ソフトの機能を熟知しなければ会計ソフトの機能を全て利用できない
etc.

このようなことが当てはまるのであれば、かえって時間やお金を無駄に費やしている可能性があります。

逆に、一定の例外として、自社やっても問題なく運用できるケースもあります。

・簿記の知識がある
・処理に一貫性があり後のチェックがしやすい
・エビデンスの管理が適切
会計ソフトを使いこなせるITリテラシーが高い
・管理能力が高い
etc.

このような方であれば、自分で会計ソフトを使って会計業務を問題なく行えると思います。

会計は経営に活かすためのツールである

自分で、よくわからないなりに会計ソフトを使い、出てきた通知情報を眺めて経営判断の材料にしていることもあろうかと思います。
しかし、その判断材料になっている情報は正しい情報なのでしょうか?

会計は経営を行う上で必要なことであり、経営判断を行う上では重要なツールとなります。
会計をツールとして利用するには利用の仕方があり、その方法は専門性が高いものとなります。

ただのお金の出し入れだけであれば、専門知識がなくても管理することは可能です。しかし「それをどう経営に活かすか」という点になると簡単なことではありません。

会計ソフトには、経営に活かせる機能が多く備わっていますが、それを使いこなすには会計の専門知識や様々な経験も必要な上、その会計ソフト自体の理解も深める必要があります。

経営者は様々なことを行い自社を成長させて良いかなければなりません。ただでさえ時間が足りない経営者が、会計について自身で様々なことを行うこと自体、極めて難しいことなのです。

会計事務所とうまく付き合う

仮に会計業務を会計事務所にお願いするとしましょう。
会計事務所と言えども、会社の人間ではないため会社の会計処理業務を受託することはそれなりの労力を要します。
多くの企業の業務を請け負っているといっても、それぞれの会社で特徴も違い、業務の流れも違います。効率的にできるだろうと思われるかもしれませんが、各社で抑えておくべきポイントも違うためそんな簡単なことではありません。
安い金額で会社が求める会計処理業務ができるかというと、普通に考えたら物理的に難しいこともおわかりいただけるのではないでしょうか。

多くのコストをかけることなく、効率的に会計事務所と付き合うためにはどうすれば良いかというと、下記のようなポイントを意識することで双方の間でメリットのある関係が築けるのではないかと思います。

・業務フローを可視化し自社と会計事務所が行う業務を線引きする
・資料を丸投げして会計処理を会計事務所に全部委託するのではなく、現金や預金の管理を自社で行い、その記録とエビデンスを提出する形にする
・業務フローについて会計事務所とよく話し合い、効率的かつ網羅的に情報共有できる体制を整える(そのコストを惜しまない)
・会計数値を経営にどう活かすか、という点で会計事務所を活用する

アウトソースすべきもの、そうでないもの

最近では、自社に経理機能を持たないで完全アウトソースする企業も増えてきています。
リソース不足が課題となる中小企業にとっては、人一人雇う金額よりも安い金額であれば依頼するのもアリかなと思うかもしれません。

この点で注意して欲しいのは、どんなにアウトソースしたとしてもその業務の最終的な責任は自社にあるということです。

アウトソースする先は、その業務を専門的に行っているため、業務の正確性などを心配することはないでしょう。
しかし、アウトソースしたとしても、業務を受けるアウトソース先は、会社の人間でない以上情報が断片的になりがちです。全てを把握しているわけではないため、意図した結果ではない成果物が出てくることもあります。

情報共有する責任は会社側にあり、またアウトソース先を監督するのも会社の責任です。
そこをちゃんと理解してアウトソースしなければ、大きなリスクを抱えたまま大切な業務を外に出してしまうことになります。

また、どんなにアウトソースしても手元の現金・預金の管理は自社で行うべきです。取引先への支払いや借入金の返済含め、滞りなく支払うことは自社の責任です。自社がお金に責任を持つためにも、手元のお金の管理は自社で常に把握しておくべきです。
「資金繰りがうまくいかずお金が払えない」といった事態が起こることは、会計業務をアウトソースしていたとしても、自分たちに責任があるのです。

まとめ

会計業務も便利なサービスが増えてきましたが、結局その便利さの裏側では専門的な処理が行われており、そこの仕組みを理解し使いこなせなければ、「ただ楽になった風に見えるだけ」になってしまします。

見た目や、目新しい機能によって便利になったと勘違いしていませんか?

そういう事態にならないよう、便利なように見えても実は複雑なものであることを認識し、適切な使い方をしていくためにも会計事務所とうまく連携していくことをお勧めします。

また、会計業務は、バックオフィスと一括りにされることも多く、単純な事務作業と位置付けられがちです。
実際単純な事務作業となる部分もありますが、広い視野で見たとき、会計業務は決して単純な事務業務ではなく専門的かつ複雑な業務であり、経営の要と言っても過言ではありません。

そういう意味では、会計業務は単純に自動化されるものではない分野だと私は認識しています。

DXや自動化という言葉に踊らされることなく、本質を理解し自社に必要なことは何なのかを見極めることも必要かと思います。

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株式会社HIFAS代表、公認会計士の姫野省吾です。 資金繰り管理システム「milestone」を提供しています。 幼少期からバドミントンしかしてこなかったところから一転、会計士になり経営者となりました。 会計や経営・アスリートのビジネスキャリアについて独自視点でブログを書きます!