見出し画像

新入社員受け入れをオンライン化したはなし

Mie Kobayashi

こんにちは！カミナシの小林です。
今日は、コーポレートチームが設定しているOKRに基づいた入社体験を上げる施策と、入社の受け入れを完全にオンライン化したことをアウトプットしていこうと思います。

入社体験を上げたいと考えている・・・
オンライン入社やってみたいけど迷ってる・・・
他のスタートアップがどうやって新入社員受け入れをしているのか気になる・・・
そんな方々に読んでもらえたらと思います。

なぜオンライン化をやったのか

これまでカミナシは、少人数のフェーズであることから、入社の受け入れはオフラインであることに拘って出社前提で2日間のプログラムを組んでいました。

ですが、COVID-19においてオミクロン株の流行が凄まじかったことを受け、オンボーディングに関与する従業員の健康が心配でしたし、新入社員の不安を少しでも無くしたかったというのが大きな理由です。

というのも、入社日のオンボーディングイベントはフレックスのコアタイムである10時開始となり、それに合わせて出社するには満員電車に乗る必要があります。

既存社員には出社の必要がある場合、オフピーク通勤を推奨しているのに、新入社員にラッシュ時の通勤電車を強要するのは違うと思ったのです。

それに加え、いつ緊急事態宣言が出てもおかしくない情勢を受け、いつでもオンライン化に対応できるように、試しに行ってみようというカミナシのバリューの一つでもある「β版マインド」を実行しました。

ことの始まりは1月26日のMTGだったと記憶しています。
新入社員の受け入れについて話した際、この状況でオフラインを続けるか、オンラインにシフトするか。
（当時は東京都の感染者数が増えていて、まんえん防止が発令される直前でした）
まずはやってみようの精神で2月1日入社から試験的に実施し、現在までに6回オンラインで実施（5月9日時点）しています。
その6回で重ねてきた工夫や失敗ポイントなどをご紹介します。

Before

新入社員受け入れについては下記の内容を実施していました。

前準備

・PCやiPad等の機材キッティング
・ウェルカムボックスの作成
・その他、貸与品の準備

1日目

・コーポレートチームによる受け入れ
・PC等の業務用の物品の引き渡しとアカウントのセットアップ
・会社のルールやSlackをはじめとするコミュニケーションポリシーの説明
・チームメンバーによる歓迎会ランチ
・その他会社のルール説明や情報セキュリティ研修
・人事労務freeeやジョブカンを使った入社手続き

2日目

・経営陣によるカルチャーや事業説明
・経営陣とのランチ

After

前準備

・PCやiPad等の機材キッティング
・機材と合わせて貸与品を入社日数日前に新入社員の自宅へ送付
・ウェルカムキット送付サービスのNOFTYを使って入社日までに新入社員の自宅へ送付（NOFTY利用のお話しは後日また別のnoteで）

1日目

・入社者の私物端末からGoogleMeetへ繋いでいただき、コーポレートチームによる受け入れとアカウントのセットアップ
・アカウントのセットアップが終わったところで、業務端末から同じGoogle　MeetのURLへ接続してもらう
・引き続きGoogle Meetで会社のルールやSlackをはじめとするコミュニケーションポリシーについて説明
・チームメンバーによる歓迎会オンラインランチ（Zoomを使用しているケースが多い？）
・またGoogle Meetでその他会社のルール説明やセキュリティ研修、入社手続き

2日目

・Zoomを使って経営陣によるカルチャーや事業説明
・引き続きZoomを使って経営陣とのランチ

記念撮影

初めて機材を送る時
4月1日入社をの受け入れ準備、宅急便集荷前

MeetとZoomの使い分け

コーポレートチームは外部との打ち合わせがないため、全員Zoomは無償アカウントになっています。
（人事も採用面談はMeetを利用）
そのため、数拠点にまたがる接続に関してはMeetを使っている関係上、コーポレート側の受け入れはMeetを利用しています。

やってみた感想をコーポレート視点でご紹介

・オンラインでのアカウントセットアップなどは準備が足りてないと難しい
・MacBookの操作に慣れてないとつらい
・慣れの差がコンテンツの進み具合に直接影響してしまう
・新入社員が歓迎されているかどうかのムードが減ってしまったかもしれない

これまで通してだいたい感じているのは、入社者の前職がスタートアップだった場合はMacやSlackでのコミュニケーションに慣れているため、スムーズに業務に入れること。それ以外のバックグラウンドの場合は、まずPCの取り扱いやコミュニケーションが異なるため、そこをアラインさせる必要があること。

上記を踏まえて、事前に見れる情報を増やしたり、zoomで説明会や相談会などができれば良さそう・・・という結論に至ったので、ドキュメントやコンテンツの充実を図りました。

徐々に充実させたモノ

・当日の流れや初日のセットアップ情報などをドキュメント化
・オンラインであることを前提に社内wikiの充実化
・入社手続きに関する情報をドキュメント化
・Macの操作方法などをドキュメント化
・入社相談会の実施

入社相談会については、下記のnoteでも触れらていますが、入社前に不安がある、いろいろなことを事前に聞いておきたいという希望者のために開催することにしました。

新入社員視点での感想（入社後アンケートより）

・貸与品の案内は事前にしっかりしておいた方がいい
・情報量はもっと増やしても良さそう
・入社前に自宅でセットアップを進めてしまい、手持ち無沙汰な時間があった
・各ファンクションとの連携や交流には改善点がありそう
・オンラインランチは不安だったけど楽しかった
・ウェルカムボックスでもらったステッカーをさっそく貼りました
・オフィス環境の写真があるとイメージがしやすい
・ファンクション毎に必要なアカウント発行が事前にあるとよかった

今後やってみたいこと

カミナシは現在メンター制度をとっているため、コーポレート側のオンボーディングが終わり次第、各チームへバトンタッチすることになっています。ですが、メンターによってカバーする範囲が異なってることが判明しました。

また、入社手続きには会社側の手続きのほかに、入社メンバーごとに必要な手続きもあります。

今後は、そういった入社後の動き、コーポレート側でカバーすべきところ、事業部側で動くところのサポート範囲の充実など、急激に増えゆくメンバーに対して、入社体験が良くなるものを提供していきたいと考えています。


現在、カミナシではコーポレートチームでも新しいメンバーを募集しています。興味がある方は、お気軽にお声がけください！


募集ポジション

メンバーのMeety






サポートいただけたら泣いて喜びます。 イベントの参加費や交通費に使わせていただきます(^^)